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#VidaSinEstrés: El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo

El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo es el tercero de los que te propone GTD para ayudarte a elegir con confianza qué hacer en cada momento.

Este modelo te aportará perspectiva. En definitiva, te permitirá tener claras tus prioridades. Esto es importante porque «el timón» que dirige tus elecciones son tus prioridades.

Tienes bajo nivel de perspectiva cuando:

  • Tienes la sensación de no saber por dónde empezar.
  • Dudas sobre lo que debe ir primero y lo que puede esperar.
  • Te sientes confuso sobre lo que debes hacer tú y lo que pueden hacer otros.
  • No sabes qué puedes dejar sin hacer y te cuesta distinguir lo fundamental de lo accesorio.

El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo abarca:

  1. Propósitos y principios
  2. Visión
  3. Metas y objetivos
  4. Áreas de enfoque y responsabilidad
  5. Proyectos actuales
  6. Acciones actuales

Revisemos, de abajo a arriba, cada uno de ellos:

Acciones actuales

Este es al que David Allen llama el nivel de «suelo».

Es evidente que eliges con más confianza una de las cosas que tienes que hacer cuando puedes leer el inventario completo de cosas que tienes que hacer. Por el contrario, te sientes inseguro cuando al elegir sabes que estás olvidando varias de las cosas que deberías hacer.

Es decir, necesitas tener la lista completa de todas las siguientes acciones que has decidido que tienes que realizar para poder discriminar con confianza.

Para poder elegir con confianza necesitas conocer todas las llamadas telefónicas que tienes que hacer. Los correos electrónicos que has de responder. Las compras que debes hacer. Los asuntos que debes tratar con tu pareja o con tu familia. Los temas que quieres transmitir a las personas con las que trabajas, etc.
Si tu sistema está incompleto no podrás ver todas tus siguientes acciones y no podrás estar convencido de estar eligiendo la opción correcta.

Horizonte 1: Proyectos actuales

Adquieres perspectiva sobre este nivel con el hábito de la revisión semanal. Es lo que David Allen llama perspectiva vertical.

Este horizonte te aporta claridad sobre todos los resultados que quieres conseguir en un plazo menor a un año.

Para poder tener perspectiva vertical necesitas una lista completa y actualizada de todos tus proyectos.

Horizonte 2: Áreas de enfoque y responsabilidades

Aquí hablamos de tener claridad sobre todas las de áreas clave de tu vida y tu trabajo.

La mayoría de las personas toman conciencia de lo complicado que resulta vivir en equilibrio cuando son conscientes de todas esas facetas a las que deben o quieren prestar atención.

Todos tenemos múltiples áreas a las que prestamos atención. A lo largo de la vida van cambiando, pero siempre tenemos gran cantidad de intereses, responsabilidades y funciones.

Por ejemplo, algunas de esas áreas de enfoque podrían ser: la salud, el trabajo, la casa, el desarrollo personal, los amigos, la familia, la espiritualidad, etc.

Pararte a pensar sobre todas las áreas de enfoque te permitirá ser consciente de las que son. Después de enumerarlas te recomiendo que dediques unos minutos a hacer una sincera reflexión sobre tu satisfacción en todas y cada una de tus áreas y, si lo ves necesario, introduzcas cambios en tu vida para mejorar tu nivel de satisfacción.

Horizonte 3: Metas

Son esos objetivos que deseas alcanzar en las diferentes áreas de enfoque. Lo que deseas lograr en las diferentes áreas de tu vida y tu trabajo dentro de uno o dos años.

Es probable que tu deseo de alcanzar las metas y objetivos que te marques te exija replantearte algunas de tus prioridades. Te recomiendo que pienses en ello.

Las metas que nos marcamos pueden hacer que nuestro nivel de atención sobre las distintas áreas de responsabilidad cambie.

Horizonte 4: Visión

Para poder construir el futuro que deseamos, la mayoría de nosotros, necesitamos primero imaginar ese futuro.

David Allen nos dice que «las preguntas que enmarcan este horizonte son: ¿qué aspecto tendrá?, ¿cómo sonará?, ¿cómo sentiré el éxito a largo plazo? […]. Para una persona, esto puede incluir objetivos y direcciones relacionados con su forma de vida y su carrera. Para una empresa, engloba la naturaleza de la compañía y lo que pretende hacer en el mundo y el nivel más alto que pueda imaginar».

Plantearte proyectos a tres o cinco años vista te obliga a pensar en categorías de mayor nivel.

Horizonte 5: Propósito y principios.

Esta es la visión general. Las preguntas que enmarcan este horizonte son: ¿Por qué existe tu empresa? ¿Para qué existes tú? ¿Qué es lo que realmente te importa pase lo que pase?

El propósito para el cual haces cualquier cosa proporciona su definición esencial.

El propósito es la finalidad última de todas las metas, visiones, objetivos, proyectos y acciones.

Desde el punto de vista de Stephen Covey los principios son leyes que gobiernan la efectividad y que no pueden quebrantarse.

Estos principios representan verdades profundas, fundamentales, duraderas, universales y permanentes. Algunos de los principios de los que habla Covey son: La ley de la cosecha, calidad, cambio, desarrollo, dignidad humana, educación, integridad, rectitud, servicio, potencial y proceso.

Soy consciente de que sumergirte en el modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo exige pensar, dedicarle tiempo y mucho valor, pero creo que vale la pena ¿tú qué piensas?

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#VidaSinEstrés: Ejecutar es hacer con confianza

Este es un primer post de una serie sobre el paso Ejecutar de GTD®.

Ejecutar consiste en aplicar una serie de filtros para elegir con confianza qué hacer —y qué no hacer— en cada momento.

Seguramente estarás de acuerdo conmigo en que si queremos llegar a ejecutar con maestría, además de tener un sistema GTD completo y actualizado, es preciso tener perspectiva.

Sabemos que la sensación de control la conseguimos con los cinco pasos y que para tener perspectiva tenemos el modelo de seis niveles, del que escribiré más adelante.

Si aún no has profundizado en la parte de perspectiva, creo que te ayudará a hacerte una idea conocer la respuesta que en una ocasión dio David Allen cuando le preguntaron qué significaba tener perspectiva. Él respondió «Tener perspectiva significa preguntarse siempre para qué».

Me parece complicado, por no decir imposible, llegar a ejecutar con total confianza de estar haciendo en cada momento lo que tiene sentido hacer si:

  • Primero, no tengo un inventario completo de lo que he pensado y decidido hacer.
  • Segundo, desconozco el «para qué» de lo que he pensado y decidido hacer o no hacer.

Podemos leer en Organízate con eficacia que el propósito esencial del flujo de trabajo es el de facilitar las buenas elecciones acerca de lo que hacemos en cualquier momento de nuestra vida.

La elección de qué hacer en cada momento es intuitiva. En cuestión de milésimas de segundo pasamos de evaluar una siguiente acción a otra. Hacemos, o dejamos de hacer miles de cosas.

Pero, ¿podemos confiar en nuestra intuición?

Hoy sabemos que podemos confiar en nuestra intuición cuando tenemos suficiente información y estamos frente a un entorno estable.

¿Cómo conseguimos sentirnos bien con lo que hacemos y totalmente conformes con lo que dejamos sin hacer?

Para llegar a elegir con confianza debemos tener en cuenta estos tres modelos:

1. El Modelo Tridimensional para identificar el Trabajo Diario

Cuando estás haciendo las cosas, o «trabajando» en sentido universal, hay tres clases diferentes de actividades en las que los trabajadores del conocimiento podemos estar ocupados:

  • Haciendo trabajo predefinido.
  • Haciendo trabajo que surge en el momento.
  • Definiendo tu trabajo.

2. El Modelo de los Cuatro Criterios para elegir las acciones en el momento

Hay cuatro criterios limitantes que puedes aplicar y por este orden:

  1. El contexto, es decir, el lugar, la herramienta o la persona adecuadas para hacer.
  2. El tiempo del que dispones.
  3. Tu energía mental disponible.
  4. Tu prioridad.

3. El Modelo de los Seis Niveles para Revisar tu Trabajo

  1. Propósitos y principios
  2. Visión
  3. Metas y objetivos
  4. Áreas de enfoque y responsabilidad
  5. Proyectos actuales
  6. Siguientes acciones.

En próximos posts entraré a contarte más cosas sobre estos tres modelos que nos permiten elegir con confianza y de forma intuitiva. ¡Espero que te resulten de utilidad!

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¿Sabes cuántos proyectos tienes entre manos?

¿Sabes cuántos proyectos tienes abiertos? ¿Tienes una lista completa de proyectos?

Si te falta fuerza y energía para tomar el control de tu vida, entonces los dioses corresponderán a tu debilidad con una o dos sonrisas a tu costa. Si no vas a manejar tu propio barco, no te sorprendas de lo poco adecuado que es el puerto donde estás amarrado. Tony Robbins.

En el segundo nivel del modelo de seis niveles de perspectiva se encuentran los proyectos.

David Allen define proyecto como un resultado que requiere más de una acción y que se puede completar en el plazo máximo de un año. Como puedes ver, un proyecto en GTD® es algo distinto de lo que tradicionalmente se llama proyecto en las organizaciones, y por lo general, mucho más sencillo.

Esta definición tan amplia hace que la mayoría de las personas tengamos habitualmente un número que puede oscilar entre treinta y cien proyectos activos, incluyendo tanto los personales como los profesionales.

La forma de asegurarnos de que no nos olvidamos de ninguno de ellos es mantener un inventario actualizado de los mismos en una lista de proyectos.

Cuando revisamos nuestra lista de proyectos, vemos el estado en el que se encuentra cada uno de ellos y decidimos las siguientes acciones que tenemos que llevar a cabo para que avancen.

Si todavía no usas GTD®, probablemente no dispongas de una lista de proyectos. Si sientes curiosidad por experimentar los beneficios de tenerla, te propongo que la crees a partir de todo lo que recuerdes que tienes qué:

  • Finalizar
  • Aplicar
  • Investigar
  • Publicar
  • Maximizar
  • Aprender
  • Organizar
  • Crear
  • Diseñar
  • Instalar
  • Reparar
  • Presentar
  • Dirigir
  • Resolver

Este ejercicio te permitirá tener una lista de proyectos bastante completa. Cuando lo termines, es muy probable que te hayas sorprendido con la cantidad de temas que requieren más de un paso y se completan en menos de un año.

Además, una vez que hayas completado esta lista, puedes hacer el ejercicio de preguntarte cuál es – o cuáles son – la acción o acciones necesarias para avanzar con cada uno de los resultados de tu lista.

Revisar y mantener actualizada una lista de proyectos es uno de los comportamientos productivos que nos ayuda a completar y mejorar nuestra perspectiva, a la vez que facilita tener una actitud más proactiva frente a todas aquellas cosas que queremos conseguir.

Qué me dices, ¿te animas tú también a usar una lista de proyectos?

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Actúa con visión

Creo que es bueno actuar con visión de futuro. Visualizar las cosas nos ayuda hoy a construir nuestro futuro

El futuro no es un lugar al que nos dirigimos sino uno que estamos creando. Las sendas no se encuentran, se construyen. Y el hecho de construirlas cambia tanto al constructor como su destino final.John Schaar.

En el modelo de seis niveles de perspectiva de GTD, «la visión» es el penúltimo nivel, justo «debajo» del propósito y los principios.

David Allen nos dice que “la pregunta que enmarca este horizonte es: ¿qué aspecto tendrá, cómo sonará, cómo sentiré el éxito a largo plazo? […]. Para una persona, esto puede incluir objetivos y direcciones relacionados con su forma de vida y su carrera. Para una empresa, englobará la naturaleza de la compañía y lo que pretende hacer en el mundo y al nivel más alto que pueda imaginar

«La visión» es, además del quinto de los niveles de perspectiva, un ejercicio muy parecido a una estrategia que se usa con frecuencia en el coaching: la visualización. La finalidad con la que se suele usar esta técnica es ayudar a que las personas obtengan información de los resultados que quieren alcanzar, para poder identificar siguientes acciones y proyectos encaminados a conseguir lo que desean.

Cuentan que el David de Miguel Ángel fue creado a partir de un bloque de mármol que no quería nadie porque un artista lo había estropeado taladrándolo. Ningún escultor pensaba que le fuera a resultar útil hasta que Miguel Ángel examinó el trozo de mármol y fue capaz de «ver» sus posibilidades. Después de visualizar su obra Miguel Ángel fue capaz de crear una pieza maestra en un tiempo récord.

Hacer el ejercicio de visualizar nos ayuda a ganar claridad sobre lo que queremos y tener esta información suele ayudar, a la gran mayoría de las personas, a identificar posibles caminos para alcanzarlo.

Es importante tener en cuenta que «la visión» siempre debe estar asociada a la acción. Usar está técnica es hacer algo muy parecido a lo que hizo Miguel Ángel con aquel trozo de mármol.

Algunas personas afirman que consiguen las cosas simplemente imaginándolas, Yo, en mi caso, no tengo esa sensación. Yo creo que la gran mayoría de las cosas que tengo en la vida, tanto positivas como negativas, son el resultado de mis actos. También creo que mi futuro dependerá fundamentalmente de lo que haga en el presente. Probablemente por eso me parece tan interesante la visualización.

Hacer un ejercicio de visualización nos aporta información sobre el aspecto que deseamos que tenga nuestro futuro para que esa información nos aporte inspiración de cara a encontrar formas de conseguir lo que deseamos. Además, en mi experiencia, la visualización nos aporta precisión a la hora de decidir qué hacer y qué dejar de hacer en el día a día.

¿Se te ocurre alguna forma mejor de asegurarte que actúas con visión de futuro que empezar por visualizar cómo quieres que sea tu futuro?

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Perspectiva, ¿por dónde empiezo?

La perspectiva nos permite ser personas más efectivas

La forma en la que David Allen expone los horizontes de enfoque en sus libros es de abajo hacia arriba. Es decir, empieza hablando de «la pista de aterrizaje». Posteriormente,  y de forma ordenada, sigue avanzando en altitud por los distintos nieves, hasta llegar al nivel más alto de perspectiva, «los quince mil metros», que comprende tanto el propósito como los principios.

Para mí, el camino más natural para acercarme a la perspectiva es empezar por el propósito y los principios para luego seguir bajando, de forma desordenada, por el resto de los niveles.

Por eso me planteo empezar a profundizar en la perspectiva desde el nivel superior y empezar compartiendo de nuevo un post que escribí hace años sobre el propósito. Espero que mi manera de aproximarme a la perspectiva te resulte enriquecedora y que me acompañes en este camino.

“Obsérvate sin ceguera y di con precisión y coraje lo que estás sintiendo”. Sócrates

Tanto yo misma, como la gran mayoría de los coaches que conozco, dedican un espacio en sus programas de coaching a facilitar el que las personas expresen con palabras su propósito.

Tener claridad sobre nuestro propósito, además de otros beneficios, es de vital importancia para ser personas productivas. Conocerlo evitará que estemos perdiendo el tiempo haciendo cosas que no tienen sentido, mientras dejamos de hacer otras muchas más importantes para nosotros. De hecho, uno de los motivos por los que GTD me parece una metodología realmente innovadora, frente a los antiguos métodos de gestión del tiempo, es precisamente porque al control que aportan los cinco pasos le añade el modelo de seis niveles de perspectiva, creando así un sistema completo que permite a las personas tomar mejores decisiones.

El propósito en GTD se encuentra en el sexto de los niveles de perspectiva. David Allen lo expresa en términos análogos a la altitud, de 15.000 metros o más, en el vuelo de un avión.

Yo diría que ser felices es, probablemente, el propósito fundamental de la mayoría de nosotros. Cuando vivimos nuestro propósito sentimos una profunda sensación de bienestar. Te propongo profundizar más en este asunto para que el propósito nos aporte información relevante y útil.

Simplemente observando, podemos ver que cada uno tenemos distintas formas de ser felices, distintas prioridades, metas, sueños, circunstancias, objetivos… Y diferentes identidades, que dan lugar a distintas formas de hacer, que a su vez hacen que expresemos de formas diferentes nuestro propósito. Es por esto que, para que la declaración de nuestro propósito nos aporte información útil para nuestro día a día, ésta deba estar asociada, por lo menos, a tres ideas fundamentales:

  • La felicidad entendida como profunda sensación de bienestar.
  • La necesidad de hacer algo significativo, entendido como algo que tiene valor, que trasciende, que sirve para algo más grande que uno mismo.
  • Y, por último, con hacer algo que sintoniza con nuestra propia identidad, con nuestros valores y con nuestra forma de entender el mundo y a nosotros mismos.

Dar respuesta a nuestro propósito teniendo en cuenta estos tres ingredientes, además de ser muy motivador para muchos de nosotros, nos aportará tranquilidad, claridad y precisión a la hora de tomar decisiones.

Tener un sistema fiable, que proporciona control en todos nuestros frentes abiertos, y además nos permite actuar en sintonía con nuestro propósito, hace que “la mente como el agua” deje de ser una idea abstracta para ser una consecuencia lógica.

Porque, para mí, GTD no va de hacer muchas o pocas cosas. Eso dependerá de las circunstancias de cada persona. GTD va de recuperar el control sobre nuestras vidas, de tomar mejores decisiones, de vivir sin estrés y con la seguridad de tener nuestros compromisos perfectamente controlados.