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Perspectiva, ¿por dónde empiezo?

La perspectiva nos permite ser personas más efectivas

La forma en la que David Allen expone los horizontes de enfoque en sus libros es de abajo hacia arriba. Es decir, empieza hablando de «la pista de aterrizaje». Posteriormente,  y de forma ordenada, sigue avanzando en altitud por los distintos nieves, hasta llegar al nivel más alto de perspectiva, «los quince mil metros», que comprende tanto el propósito como los principios.

Para mí, el camino más natural para acercarme a la perspectiva es empezar por el propósito y los principios para luego seguir bajando, de forma desordenada, por el resto de los niveles.

Por eso me planteo empezar a profundizar en la perspectiva desde el nivel superior y empezar compartiendo de nuevo un post que escribí hace años sobre el propósito. Espero que mi manera de aproximarme a la perspectiva te resulte enriquecedora y que me acompañes en este camino.

“Obsérvate sin ceguera y di con precisión y coraje lo que estás sintiendo”. Sócrates

Tanto yo misma, como la gran mayoría de los coaches que conozco, dedican un espacio en sus programas de coaching a facilitar el que las personas expresen con palabras su propósito.

Tener claridad sobre nuestro propósito, además de otros beneficios, es de vital importancia para ser personas productivas. Conocerlo evitará que estemos perdiendo el tiempo haciendo cosas que no tienen sentido, mientras dejamos de hacer otras muchas más importantes para nosotros. De hecho, uno de los motivos por los que GTD me parece una metodología realmente innovadora, frente a los antiguos métodos de gestión del tiempo, es precisamente porque al control que aportan los cinco pasos le añade el modelo de seis niveles de perspectiva, creando así un sistema completo que permite a las personas tomar mejores decisiones.

El propósito en GTD se encuentra en el sexto de los niveles de perspectiva. David Allen lo expresa en términos análogos a la altitud, de 15.000 metros o más, en el vuelo de un avión.

Yo diría que ser felices es, probablemente, el propósito fundamental de la mayoría de nosotros. Cuando vivimos nuestro propósito sentimos una profunda sensación de bienestar. Te propongo profundizar más en este asunto para que el propósito nos aporte información relevante y útil.

Simplemente observando, podemos ver que cada uno tenemos distintas formas de ser felices, distintas prioridades, metas, sueños, circunstancias, objetivos… Y diferentes identidades, que dan lugar a distintas formas de hacer, que a su vez hacen que expresemos de formas diferentes nuestro propósito. Es por esto que, para que la declaración de nuestro propósito nos aporte información útil para nuestro día a día, ésta deba estar asociada, por lo menos, a tres ideas fundamentales:

  • La felicidad entendida como profunda sensación de bienestar.
  • La necesidad de hacer algo significativo, entendido como algo que tiene valor, que trasciende, que sirve para algo más grande que uno mismo.
  • Y, por último, con hacer algo que sintoniza con nuestra propia identidad, con nuestros valores y con nuestra forma de entender el mundo y a nosotros mismos.

Dar respuesta a nuestro propósito teniendo en cuenta estos tres ingredientes, además de ser muy motivador para muchos de nosotros, nos aportará tranquilidad, claridad y precisión a la hora de tomar decisiones.

Tener un sistema fiable, que proporciona control en todos nuestros frentes abiertos, y además nos permite actuar en sintonía con nuestro propósito, hace que “la mente como el agua” deje de ser una idea abstracta para ser una consecuencia lógica.

Porque, para mí, GTD no va de hacer muchas o pocas cosas. Eso dependerá de las circunstancias de cada persona. GTD va de recuperar el control sobre nuestras vidas, de tomar mejores decisiones, de vivir sin estrés y con la seguridad de tener nuestros compromisos perfectamente controlados.

 

 

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Se+eficaz 51: ¿Cómo tener sensación de Control?

¿Cómo tener sensación de Control?

La mejor forma de dejar de sentir mareo cuando viajas en coche es pasar a conducir dicho coche. Nunca te mareas cuando eres tú quien lleva el volante, aunque te encuentres en una carretera complicada y con muchas curvas.

De la misma marea, no llevar “el volante” en lo relativo a nuestro trabajo, favorece que aparezca el estrés, sobre todo, cuando hay mucho trabajo. Por el contrario, si eres tú quien lleva las riendas de su trabajo, nunca perderás la sensación de control, aunque tengas mucho trabajo, muchos compromisos o  muchos asuntos pendientes.

Los comportamientos que hacen que te mantengas «al volante» son:

Cuando tienes los hábitos de trabajo adecuados sentirás que eres tú el que tiene el control. Aunque el día a día intente desbordarte, a pesar de que todo parezca urgente, aunque te gustaría que los días tuvieran más horas, sentirás que dominas la situación y no que la situación es la que te domina a ti.

En ocasiones, nos toca conducir por carreteras difíciles y con poca visibilidad, y es precisamente en esas situaciones cuando necesitamos poner especial atención con no soltar «el volante».

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#efectividad2017: El universo siempre conspira a mi favor

#efectividad2017: El universo siempre conspira a mi favor

Esta es la primera de una serie de entrevistas que nos gustaría hacer este año en OPTIMA LAB con motivo del «año de la efectividad».

Hoy entrevistamos a Jaime Planells, Director de Zona en Canaragua Concesiones S.A., con más de 15 años de experiencia como directivo y actualmente responsable de la concesión de abastecimiento, saneamiento, depuración, reutilización y mantenimiento de zonas verdes municipales de la Zona Gran Canaria Sur.

Siempre me ha llamado la atención la confianza que Jaime ha tenido en la metodología GTD® , su compromiso con llegar a dominar esta metodología, su deseo por ser una persona que vive en equilibrio todas las facetas de su vida y su voluntad de ser feliz.

En esta entrevista, Jaime nos cuenta su experiencia y el impacto que desarrollar la competencia de la efectividad personal ha tenido en su vida. Es probable que más de una persona se sienta identificada con lo que nos cuenta. Espero que la disfrutes.

Jaime, ¿cómo llegaste al mundo de la efectividad personal?

Llevaba muchos años con la sensación de que el trabajo me desbordaba, que tenía muchos «calderos al fuego» al mismo tiempo y un día alguno se me iba a quemar, pero bien quemado. Era una sensación de estrés importante, nunca jamás parecía que podría tener el trabajo bajo control. Llegué a hacer algún curso de «gestión del tiempo», a ver si era capaz de saciar ese ansia de tenerlo todo controlado. Pero no lo conseguía.
Un día, un buen amigo que tenía el mismo problema que yo me dijo que había oído hablar de un MÉTODO para aumentar la productividad que se llamaba GTD. Curiosamente, sin tener ni idea de qué trataba, tuve la sensación de que ese método me iba a ser muy útil. Esa misma tarde me compré el libro original de David Allen «Organízate con eficacia». Y así fue como toqué a la puerta de la efectividad.

¿Cómo fueron tus «primeros días» al iniciarte en el mundo de la efectividad personal?

Empecé a leer «Organízate con eficacia», y la sorpresa fue mayúscula. No entendí nada. Bueno sí, el capítulo donde describía cómo desalojar tu despacho y meterlo en la bandeja de entrada fue muy descriptivo. Pero nada más.
Empecé a intentar aplicarlo con el Evernote como herramienta, como pude, y con los pocos conocimientos que había aprendido leyendo aquel libro.
Algo mejoró mi organización y mi productividad, pero muy lejos de mis expectativas. Pero nunca dejé de confiar en el método, pensé que era yo que no tenía la experiencia/conocimientos del mismo. No perdí la fe, no me digas por qué, pero no la perdí.
Pero como el universo siempre conspira a mi favor, y me vio tan focalizado en aprender el método, puso ante mí la oportunidad de apuntarme en un curso de GTD con José Miguel Bolívar. En este momento es cuando entro en otra dimensión. Con el curso di un salto cualitativo en cuanto a conocimientos, y con el seguimiento periódico posterior con Paz Garde conseguí afianzar los conocimientos y los hábitos.

¿Cuáles fueron los principales obstáculos con los que te encontraste? ¿Cómo los superaste?

Sin lugar a dudas, 1) el tiempo que hay que dedicarle a pensar, 2) redactar bien lo que quería hacer y 3) los cambios de hábitos.
Las primeras semanas me daba remordimiento dedicarle tiempo a pensar y no trabajar, y a veces me costaba. Por supuesto, esto fue así hasta que te das cuenta de lo que te devuelve el tiempo invertido en pensar.
Otra de las dificultades fue la redacción correcta de las acciones a realizar. Cuando las leía para acometer las siguientes acciones, no me servía como la había redactado, bien porque no era exactamente lo que tenía que hacer, o bien porque era un proyecto y tenía que hacer acciones previas… etc. Mejoré este aspecto cuando leí el libro «Productividad Personal» de José Miguel Bolívar. Entendí el porqué.
Quizás lo que menos me costó fueron los cambios de hábitos. Creo que confié tanto en el método que no opuse ninguna resistencia.

¿Cuáles son los logros que te ha causado una mayor satisfacción conseguir?

1) La sensación de control, que ha bajado el nivel de estrés a mínimos o ninguno y 2) el equilibrio conseguido entre lo profesional y lo personal.
Jamás había conseguido tener esa sensación de control en todos estos años de vida profesional. Esa sensación da mucha tranquilidad y se trabaja completamente diferente. Ni que decir tiene sobre los efectos en la salud.
Por otra parte, debido al estrés, nunca o casi nunca dedicaba tiempo para mí, mi familia, mis amigos… El capítulo de perspectiva me sirvió de mucho. Con la ayuda de Paz en este área, ya no solo conseguí liberarme del estrés, sino que además logré tener una satisfacción personal equilibrada con todas las áreas importantes de mi vida. Me ha aportado un bienestar personal impensable.

¿Cómo ha contribuido la mejora de tu efectividad personal en tu entorno y/o en tu organización?

No sabría decirte con certeza. Quizás el clima laboral haya mejorado por eso de ser el fiel reflejo del estado emocional de su responsable (yo).

¿Qué tipo de reacciones has observado en las personas que te rodean a raíz de tu nueva manera de trabajar?

Quizás lo que más sorprende es que estoy siempre de «p…. madre» (perdón), de buen humor, alegre, sin estrés… y a la gente le sorprende. Creo que es consecuencia de GTD.
Observa lo que contesta la gente a la pregunta cotidiana ¿Qué tal? ¿Cómo estás?. El 95% contestan… Bueno… Aquí… De lunes… «Estresao»… etc…
Y claro, cuando yo contesto que nunca he estado mejor, aun siendo lunes, pues la gente se queda un poco «ojiplática»… Se preguntan de dónde he salido.

¿Qué hábito en particular destacarías como especialmente útil o valioso para ti?

El «parar a pensar» antes de «hacer a lo loco».

¿Cómo convencerías a un amigo de que se anime a mejorar su efectividad personal?

Pues ya no lo hago. Al principio animaba mucho a meterse en GTD para mejorar su efectividad personal, pero lo que conseguía era que me miraran como a un «friki» o simplemente gente que ya creía ser lo suficientemente efectiva con su forma de organizarse.
Ahora solo animo a gente que realmente se interesa y me pregunta.
De hecho, está en fase proyecto crear un «comité canario de GTD» con varios usuarios. ¿Algún consejo y/o sugerencia?

¿Alguna anécdota, que quieras compartir, respecto a tu proceso de mejora, o como consecuencia de haber conseguido ser una persona más efectiva?

En todo este tiempo no siempre he sabido/podido/conseguido tener el mismo nivel constancia. Hace año y medio tuve una «caída del carro» muy prolongada. Fruto de una lesión tuve que estar dos meses en cama sin moverme. Y perdí absolutamente todos los buenos hábitos adquiridos. Por supuesto volví a la incómoda zona de estrés y de sensación de los múltiples «calderos al fuego». Me costó horrores volver a retomar los buenos hábitos. Pero finalmente lo conseguí, volví a coger los hábitos, por supuesto esta vez de una manera mucho más rápida.
Fueron unos meses donde reflexioné mucho, y donde tuve que ser algo compasivo conmigo mismo, y aceptar que no soy un robot ni un superhéroe y que no pasa nada si tenemos periodos de inestabilidad en nuestros hábitos. Me quedo con la satisfacción de al menos haber sido consciente, y de que sabía que un día tomaría la elección de volver al GTD. Y así fue.

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Sé+eficaz 44: Mejora el rendimiento de tu mente

Mejora el rendimiento de tu mente.

El universo entero se rinde a la mente en reposo. Lieh-Tzu

David Allen nos dice que «la velocidad y la precisión son los ingredientes clave de todo movimiento efectivo en las artes marciales, y estar relajado permite maximizar el control y la concentración”. ¿Vale lo mismo para cualquier actividad? Cuando estás tenso, no eres eficaz rompiendo ladrillos ni tablas; ni reduciendo a cuatro atacantes en un callejón oscuro; ni negociando un trato; ni teniendo una conversación adecuadamente profunda y sustancial y arriesgada con tu socio, tu esposa o tu hijo. Lo mejor es estar relajado. Descubre qué es lo que te produce estrés y resuélvelo -ahora- si quieres ser realmente efectivo en todos los niveles de la vida. Estar relajado y ser capaz de concentrarte en lo que tienes delante, cuando lo tienes delante, en la medida justa en que lo merece, es una habilidad poderosa. Es el contexto que te permite acceder al máximo poder».

Estar totalmente concentrados y atentos a lo que estamos haciendo es clave para ser personas productivas además de la mejor manera de evitar errores. Un gran enemigo a la hora de concentrarnos es tener una mente cansada. Por eso, uno hábito improductivos es saturar a tu mente, obligándola a recordar todo lo que tienes que hacer.

Intentar tener en la cabeza todos nuestros asuntos; tratar de recordar los compromisos que hemos adquirido con nosotros mismos y con otras personas, agota a nuestra mente y nos hace vivir en permanente estado de tensión.

A día de hoy sabemos que «la mente y, muy particularmente, la memoria no funciona como un ordenador con sus archivos para cada cosa». Nuestra mente, la de todos, es muy mala recordando cosas.

Para conseguir un cerebro relajado, que pueda concentrarse, necesitamos tener un sistema de gestión completo, total y fiable, en el que podamos encontrar todos nuestros compromisos. Cuando tenemos un sistema actualizado con todos nuestros compromisos, nuestra mente deja de estar sobrecargada intentando recordarlo todo.

Poder ver, en cualquier situación, nuestros compromisos, nos ayuda a sentir control y nos evita el estrés causado por la incertidumbre de olvidar nuestras responsabilidades.

Si liberas a tu mente de la agotadora tarea de tratar de recordarlo todo, te recompensará con una mente relajada que te permitirá estar enfocado y con máximo rendimiento cuando la necesites.

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Se+eficaz 38: Tus pensamientos son valiosos

Tus pensamientos son valiosos.

“Tal vez tus ideas no parezcan valiosas de manera inmediata y evidente, pero muchas de ellas contienen el germen de algo que podría llegar a ser extremadamente útil. Tal vez simplemente no puedas verlo aún. Darte la libertad de recoger toda clase de ideas para luego evaluarlas. Convierte la toma informal de notas en un hábito, ya sea al recibir inputs de otras personas – reuniones, conversaciones, mensajes de voz – o al ensayar una lluvia de ideas por tu cuenta. Establece una clara distinción entre la recopilación, el procesamiento y la organización y date permiso para recoger cualquier idea sin censura ni análisis. Los psicólogos lo llaman «cognición distribuida» Es una práctica que aportará una gran fuente de creatividad a tu trabajo y a tu vida.” David Allen

Para que las ideas valiosas que tenemos no desaparezcan con la misma facilidad con la que aparecieron, es necesario capturarlas.

Capturar es el primero de los cinco pasos del método GTD® para administrar el flujo de trabajo. Consiste en sacar de tu mente, y recolectar, todo lo que llama tu atención o consideres incompleto, sin aplicar ningún filtro o juicio de valor sobre ello.

Cuando recopilas, sacas «cosas» de tu mente y, con este sencillo hábito, favoreces llegar a tener una «mente como el agua». Esto significa que recopilar te ayuda a tener una mente más atenta, concentrada y libre de estrés. La «mente como el agua» es un símil que nos recuerda que es posible reaccionar siempre de forma proporcional a la naturaleza de las «cosas», al igual que el agua de un estanque reacciona de forma proporcional al tamaño de la piedra que tiras en él.

Capturar consiste simplemente en recolectar «cosas», sin pensar ni decidir si luego te vas a comprometer o no a hacer algo al respecto. Será en otro paso posterior, en una especie de «digestión», cuando decidirás qué quieres, tienes o necesitas hacer con ellas.

Si quieres adquirir el hábito de capturar me gustaría hacerte dos recomendaciones:

  • 1.- Haz que sea sencillo para ti. Lleva contigo una libreta y un lápiz, o una aplicación en tu teléfono móvil, o una grabadora, o todo ello… Lo importante es que te resulte fácil capturar en cualquier momento y situación.
  • 2.- Captura todo lo que llame tu atención, sin filtros. Para crear el hábito es necesario hacerlo siempre.