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¿Conoces la diferencia entre objetivos y proyectos en GTD®?

Muchas personas no conocen la diferencia entre objetivos con proyectos

«La falta de claridad, más que cualquier otra cosa, es la principal causa de fracaso de la gente». Anthony Robbins

Continuando con la serie de post dedicados a la perspectiva en GTD®, en este post escribo sobre las metas y los objetivos.

En el modelo de 6 niveles de perspectiva de GTD® las «metas y objetivos» ocupan el cuarto nivel de los «horizontes de enfoque», y se refieren a aquellos compromisos que queremos o tenemos que completar en más de un año.

La pregunta que nos propone David Allen en este nivel para dar respuesta en el ámbito de los objetivos es «¿qué quiero conseguir en un plazo de más de un año?»

Los objetivos y los proyectos tienen en común que son resultados que requieren más de un paso para ser completados. Lo único en lo que se diferencian es en el tiempo que tardaremos en alcanzarlos.

El término proyecto se utiliza para resultados que requieren más de un paso y se pueden conseguir en menos de un año.

Por su parte, «metas y objetivos» se utiliza para resultados que requieren más de un paso y va a llevar más de un año conseguirlos.

En cualquier caso, desde mi punto de vista, se trata de una línea de separación muy «delgada», por lo que me parece muy importante que tengas en cuenta lo que David Allen nos recomienda al respecto en su libro «Haz que funcione»:

«La razón para este marco temporal se basa puramente en la frecuencia con la que crees que deberás volver a examinar tus progresos. Si realmente piensas que debes comprobar cada semana el estado de un tema para sentirte cómodo, yo lo llamaría proyecto y lo incluiría en este grupo».

Es decir, si honestamente crees que se trata de uno de esos resultados que alcanzarás en más de un año y que necesitas revisarlo de forma mensual o trimestral, entonces estarás frente a un objetivo.

Por el contrario, si se trata de uno de esos resultados que alcanzarás en más de un año, pero necesitas revisarlo cada semana, entonces lo más recomendable es incluirlo en tu lista de proyectos.

Como muy bien sabes, ni los proyectos ni los objetivos se consiguen por arte de magia. Los resultados del futuro son la consecuencia de lo que hacemos en el presente.

Por tanto, si quieres que tu sistema GTD te ayude a llegar a ese futuro que libremente has elegido, te recomiendo que pongas los recordatorios adecuados en el lugar que corresponda para asegurarte de poder revisarlos con la frecuencia necesaria.

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Metodologías

Aprovecha el potencial de tus valores

Reconocer tus valores aumenta tu efectividad

Sigo profundizando en el sexto de los horizontes de enfoque. El nivel que David Allen equipara a los 15.000 metros de altura en el vuelo de un avión y la que llama propósito y principios.

En posts anteriores he escrito sobre el propósito y en esta ocasión prestaré especial atención a los principios.

Los principios son los valores esenciales que nos permiten orientar nuestro comportamiento. En el «modelo de 6 niveles de perspectiva» están situados en el mismo nivel que el propósito. Esto es así porque tanto el propósito como nuestros principios responden, en cierto modo, a las preguntas: «¿para qué soy?», «¿por qué soy?» y «¿cómo soy?».

Pararse a pensar, para ganar claridad sobre nuestros valores, me parece un ejercicio muy interesante, porque nos ayuda a entendernos mejor. Nos permite saber por qué hacemos lo que hacemos y dar explicación a muchos de los conflictos que vivimos.

Una forma sencilla de descifrar cuáles son tus valores, consiste en observar cómo actúas. Cuando analizas tu comportamiento, identificas con facilidad qué principios están presentes en el. Podrás identificar, también de forma sencilla, cuáles son tus valores analizando las decisiones importantes que has tomado a lo largo de tu vida.

Cuando analizamos nuestro comportamiento, podemos encontrar valores como la honestidad, la gratitud, el respeto, la sinceridad, la responsabilidad, la familia, la amistad, la solidaridad, la compasión, el poder, la libertad, el amor, la lealtad, la salud ….

Tener claridad sobre nuestros valores nos aporta información muy útil tanto en lo personal como en lo profesional.

Por ejemplo, conocer nuestros valores, y saber reconocer los valores de otras personas, nos ayuda a evitar situaciones indeseables, a prever posibles problemas y a ser personas más creativas a la hora de encontrar soluciones a los conflictos. Por poner un ejemplo “tonto», si eres una persona que valora el orden puedes tener problemas al compartir piso con una buena amiga muy desordenada. Sin embargo, como tanto tú como ella valoráis la vida sana, podéis quedar de forma habitual para hacer deporte al aire libre sin problemas.

Muchos de los conflictos con los que nos encontramos en la vida se deben a que nuestros valores están enfrentados con los valores de otras personas. Además, nos suele resultar difícil entender a aquellas personas que no comparten nuestros principios. Personalmente, creo que la vida sería más fácil si todos tuviéramos claridad sobre nuestros principios y los mostramos con transparencia. Será que para mí la transparencia es un valor importante 😉.

En cualquier caso, en mi experiencia, trabajar con personas que comparten muchos de sus principios y valores aumenta la productividad personal y la satisfacción en el trabajo. Por eso te recomiendo que conozcas, compartas y tengas presentes tus valores.

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Como ganar efectividad cuando los planes cambian

Las personas sabemos que los planes cambian.

Recientemente he escrito sobre dos beneficios que, desde mi punto de vista, son consecuencia de desarrollar los hábitos asociados al modelo de «seis niveles de perspectiva» de GTD®, además de los comportamientos necesarios para llevar a cabo los «cinco pasos» de la parte de control de la metodología.

El primero de estos beneficios es que nos ayuda a ser capaces de encontrar soluciones creativas. El segundo es que facilita que nos sintamos los principales partícipes en la creación de nuestra vida. Junto a ellos, posiblemente el beneficio más evidente es que nos permite aprovechar mejor nuestra realidad VUCA.

Es probable que hayas leído o escuchado que, quieras o no, vives en un entorno VUCA, es decir, en un entorno «volátil, incierto, cambiante y ambiguo». Si conoces la metodología GTD, ya sabes que GTD te proporciona una manera efectiva de lidiar con este nuevo tipo de entorno.

Una consecuencia de vivir en un entorno incierto, es que habitualmente nos encontramos en circunstancias distintas a las que pensábamos que nos íbamos a encontrar. Frente a este hecho podemos quejarnos o, más inteligente, intentar sacarle el mayor provecho posible.

Hoy en día es habitual que tengamos que cambiar nuestras rutinas de forma inesperada. Cambian los planes, aparecen y desaparecen compromisos en nuestra agenda, las cosas llevan más o menos tiempo del que pensábamos o un encuentro casual nos hace llegar tarde a nuestra próxima cita… y, frente a esta realidad, los hábitos asociados al modelo de «seis niveles de perspectiva» nos facilita adaptarnos a cualquier situación, ya que nos permiten:

  • Ganar claridad sobre «para qué» hacemos las cosas y cuáles son nuestros valores centrales
  • Pensar estratégicamente en posibilidades y alternativas que posibiliten construir lo que queremos en el medio y largo plazo.
  • Saber los objetivos que queremos alcanzar
  • Conocer las áreas de nuestra vida y nuestro trabajo a las que queremos prestar atención y que son relevantes para nosotros
  • Contar con un listado que contiene todos los proyectos que queremos alcanzar en menos de un año
  • Tener a la vista nuestras listas de siguientes acciones

En mi experiencia, para poder sacarle partido a las situaciones inesperadas, es especialmente útil tener claridad sobre el «para qué hago yo las cosas», así como tener una visión nítida sobre lo que quiero en relación a las diferentes áreas, o aspectos relevantes, de mi vida. Cuando sé para qué hago las cosas, me resulta fácil encontrar formas alternativas que me permiten conseguir ese mismo propósito. Tener claridad sobre mis compromisos y aspiraciones relativas a las distintas áreas de enfoque, me abre un abanico de posibilidades tremendamente útil, cuando me cambian los planes, de cara a aprovechar las nuevas circunstancias.

Está claro que vivimos en un entorno VUCA y no podemos evitar que nos cambien los planes, pero sí podemos estar preparados para aprovechar al máximo cualquier situación inesperada.

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Metodologías

¿Podría GTD darte suerte?

¿Te consideras una persona con suerte?

“Es evidente que GTD gira entorno al enfoque que le das a las cosas, a cómo eliminar las que te distraen y a darte las herramientas que te facilitan la capacidad de dirigir ese enfoque hacia lo que necesitas y cuando lo necesitas” David Allen

En un post anterior veíamos cómo la reflexión sistemática de nuestro mundo nos ayuda a ser capaces de encontrar soluciones brillantes y creativas. ¿Podría además influir el uso de GTD en nuestra suerte?

Todos las personas que usamos GTD hemos experimentado que otro de los beneficios que obtenemos gracias a esta reflexión sistemática de nuestro mundo es tener una visión completa de nuestra realidad, y este hecho facilita que mantengamos el enfoque a lo largo del tiempo.

Tener claridad sobre nuestros asuntos en el corto y medio plazo, así como conocer los puntos de referencia que nos aporta la perspectiva a largo plazo, nos permite saber dónde estamos y tener claridad sobre hacia dónde queremos ir.

Tener claridad sobre mi presente y sobre mis aspiraciones, ha tenido un efecto muy positivo en mi manera de enfrentarme a mi vida. Ha hecho, en mi caso, que me considere una persona afortunada. Afortunada desde el prisma del que habla Richard Wiseman, es decir, afortunada como consecuencia de mi manera de pensar y actuar.

El hecho de saber «dónde estoy», y saber también el resultado que quiero alcanzar, me aporta claridad para decidir las acciones más adecuadas para alcanzar dicho resultado. Además, tener habitualmente sensación de control hace posible, de forma constante en el tiempo, que realice de forma sostenida las acciones que me llevan a conseguir los resultados que busco.

Ver cómo avanzan los asuntos sobre los que estoy enfocada y llevando a cabo acciones, y ver cómo, por el contrario, permanecen estancados aquellos temas sobre los que no hay siguientes acciones, hace que termines aceptando que la gran mayoría de las situaciones con las que nos encontramos dependen de nosotros mismos. Por cierto, a juicio de Richard Wiseman, sólo el 10 % de nuestra existencia es aleatoria; el 90 % restante se define por nuestra forma de pensar.

Observar cómo las cosas suceden como consecuencia de mis acciones me ha permitido interiorizar una de las creencias que considero más beneficiosas para mí: creer que soy la principal participe en la creación de mi realidad.

El estudio de Wiseman reveló que el 82% de las personas que se definieron con mala suerte creen en el horóscopo y las supersticiones, mientras que el 80% de quienes se sienten afortunados creen que su situación depende de ellos mismos. Es lo que en Psicología se conoce respectivamente como locus de control externo o interno.

Así que parece que es cierto eso de que ser supersticioso da mala suerte y, tal vez…, a ti también te dé buena suerte usar GTD. En realidad, de ti depende 😊

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Por qué la perspectiva favorece tu creatividad

Puedes hacer cosas que te ayuden a mejorar tu creatividad

“Ninguno de nosotros nació pensando: ¿qué hay de verdad aquí? ¿Qué es lo que queremos conseguir? ¿Cuál es la siguiente acción que deberíamos llevar a cabo? ¿Quién lo va a hacer?… Y si así fue, debieron suprimir esta tendencia de nuestra programación a una edad muy temprana.” David Allen

Para poder explicar el motivo por el que, desde mi punto de vista, practicar los hábitos relacionados con la perspectiva de GTD® favorecen la creatividad, necesito partir de una hipótesis.

La hipótesis es que las personas que actúan de manera creativa e inteligente de forma sostenida en el tiempo son personas que, independientemente de su capacidad intelectual, saben lo que quieren, tienen claridad sobre su marco de actuación y son capaces de intuir las posibles consecuencias a corto, medio y largo plazo de sus acciones y decisiones.

En definitiva, saber lo que queremos, y tener bien definidas «las condiciones de contorno», nos permite ver con mayor claridad el «campo de juego». Esto hace que tengamos más facilidad para encontrar múltiples y creativas alternativas para casi cualquier tema, independientemente de lo complicado que parezca a priori.

Aunque la mayoría de las personas, de forma natural, sabemos lo que queremos, y tenemos claridad sobre el «campo de juego» en lo relativo a algunos aspectos de nuestra vida, es difícil que tengamos ese mismo nivel de capacidad para todos los asuntos de todas las áreas de nuestra vida.

Me parece muy complicado ser capaz de encontrar múltiples soluciones creativas sobre todos los temas. Por muy inteligentes que podamos ser, sin saber lo que queremos, ni tener claridad sobre nuestro marco de actuación. En definitiva, sin haber dedicado tiempo y atención a reflexionar. Por el contrario, el hacer una reflexión sistemática sobre nuestro mundo nos facilitará ser capaces de encontrar múltiples soluciones creativas.

Aunque mi hipótesis de partida está basada únicamente en mi subjetividad. Es posible que tú también hayas observado como personas inteligentes que son capaces de encontrar soluciones brillantes en algunas facetas de su vida, son tremendamente torpes en otras facetas, a pesar de haber demostrado su capacidad intelectual y su capacidad para ser creativos en la búsqueda de soluciones.

La perspectiva en GTD nos invita a pararnos y reflexionar sobre múltiples aspectos, a hacerlo desde «distintos ángulos» y a «diferentes niveles» para que, en el día a día, e independientemente del lugar o situación en la que nos encontremos, seamos capaces de encontrar soluciones brillantes y creativas, «aparentemente», de forma innata.