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#VidaSinEstrés: El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo

El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo es el tercero de los que te propone GTD para ayudarte a elegir con confianza qué hacer en cada momento.

Este modelo te aportará perspectiva. En definitiva, te permitirá tener claras tus prioridades. Esto es importante porque «el timón» que dirige tus elecciones son tus prioridades.

Tienes bajo nivel de perspectiva cuando:

  • Tienes la sensación de no saber por dónde empezar.
  • Dudas sobre lo que debe ir primero y lo que puede esperar.
  • Te sientes confuso sobre lo que debes hacer tú y lo que pueden hacer otros.
  • No sabes qué puedes dejar sin hacer y te cuesta distinguir lo fundamental de lo accesorio.

El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo abarca:

  1. Propósitos y principios
  2. Visión
  3. Metas y objetivos
  4. Áreas de enfoque y responsabilidad
  5. Proyectos actuales
  6. Acciones actuales

Revisemos, de abajo a arriba, cada uno de ellos:

Acciones actuales

Este es al que David Allen llama el nivel de «suelo».

Es evidente que eliges con más confianza una de las cosas que tienes que hacer cuando puedes leer el inventario completo de cosas que tienes que hacer. Por el contrario, te sientes inseguro cuando al elegir sabes que estás olvidando varias de las cosas que deberías hacer.

Es decir, necesitas tener la lista completa de todas las siguientes acciones que has decidido que tienes que realizar para poder discriminar con confianza.

Para poder elegir con confianza necesitas conocer todas las llamadas telefónicas que tienes que hacer. Los correos electrónicos que has de responder. Las compras que debes hacer. Los asuntos que debes tratar con tu pareja o con tu familia. Los temas que quieres transmitir a las personas con las que trabajas, etc.
Si tu sistema está incompleto no podrás ver todas tus siguientes acciones y no podrás estar convencido de estar eligiendo la opción correcta.

Horizonte 1: Proyectos actuales

Adquieres perspectiva sobre este nivel con el hábito de la revisión semanal. Es lo que David Allen llama perspectiva vertical.

Este horizonte te aporta claridad sobre todos los resultados que quieres conseguir en un plazo menor a un año.

Para poder tener perspectiva vertical necesitas una lista completa y actualizada de todos tus proyectos.

Horizonte 2: Áreas de enfoque y responsabilidades

Aquí hablamos de tener claridad sobre todas las de áreas clave de tu vida y tu trabajo.

La mayoría de las personas toman conciencia de lo complicado que resulta vivir en equilibrio cuando son conscientes de todas esas facetas a las que deben o quieren prestar atención.

Todos tenemos múltiples áreas a las que prestamos atención. A lo largo de la vida van cambiando, pero siempre tenemos gran cantidad de intereses, responsabilidades y funciones.

Por ejemplo, algunas de esas áreas de enfoque podrían ser: la salud, el trabajo, la casa, el desarrollo personal, los amigos, la familia, la espiritualidad, etc.

Pararte a pensar sobre todas las áreas de enfoque te permitirá ser consciente de las que son. Después de enumerarlas te recomiendo que dediques unos minutos a hacer una sincera reflexión sobre tu satisfacción en todas y cada una de tus áreas y, si lo ves necesario, introduzcas cambios en tu vida para mejorar tu nivel de satisfacción.

Horizonte 3: Metas

Son esos objetivos que deseas alcanzar en las diferentes áreas de enfoque. Lo que deseas lograr en las diferentes áreas de tu vida y tu trabajo dentro de uno o dos años.

Es probable que tu deseo de alcanzar las metas y objetivos que te marques te exija replantearte algunas de tus prioridades. Te recomiendo que pienses en ello.

Las metas que nos marcamos pueden hacer que nuestro nivel de atención sobre las distintas áreas de responsabilidad cambie.

Horizonte 4: Visión

Para poder construir el futuro que deseamos, la mayoría de nosotros, necesitamos primero imaginar ese futuro.

David Allen nos dice que «las preguntas que enmarcan este horizonte son: ¿qué aspecto tendrá?, ¿cómo sonará?, ¿cómo sentiré el éxito a largo plazo? […]. Para una persona, esto puede incluir objetivos y direcciones relacionados con su forma de vida y su carrera. Para una empresa, engloba la naturaleza de la compañía y lo que pretende hacer en el mundo y el nivel más alto que pueda imaginar».

Plantearte proyectos a tres o cinco años vista te obliga a pensar en categorías de mayor nivel.

Horizonte 5: Propósito y principios.

Esta es la visión general. Las preguntas que enmarcan este horizonte son: ¿Por qué existe tu empresa? ¿Para qué existes tú? ¿Qué es lo que realmente te importa pase lo que pase?

El propósito para el cual haces cualquier cosa proporciona su definición esencial.

El propósito es la finalidad última de todas las metas, visiones, objetivos, proyectos y acciones.

Desde el punto de vista de Stephen Covey los principios son leyes que gobiernan la efectividad y que no pueden quebrantarse.

Estos principios representan verdades profundas, fundamentales, duraderas, universales y permanentes. Algunos de los principios de los que habla Covey son: La ley de la cosecha, calidad, cambio, desarrollo, dignidad humana, educación, integridad, rectitud, servicio, potencial y proceso.

Soy consciente de que sumergirte en el modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo exige pensar, dedicarle tiempo y mucho valor, pero creo que vale la pena ¿tú qué piensas?

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#VidaSinEstrés: Reflexionar para elegir con confianza

El cuarto paso de GTD® es reflexionar. Consiste en revisar regularmente tu sistema de recordatorios para mantener su fiabilidad y obtener una perspectiva global sobre todos tus asuntos.

Estoy hablando del hábito de la revisión semanal, ese hábito clave para no «caerte de la tabla» cuando usas GTD®.

Nos dice David Allen en «Organízate con eficacia» que la revisión semanal es el momento de:

  • Reunir y procesar todos tus asuntos.
  • Revisar tu sistema.
  • Actualizar tus listas.
  • Limpiar, aclarar,actualizar y completar.

¿Qué valor tiene la revisión semanal?

Cuando revisas tu sistema GTD® y es un sistema completo, obtienes una visión global que te permitirá ganar perspectiva y así poder elegir con confianza qué hacer en cada momento.

Hay personas a las que les cuesta ver el valor a la revisión semanal, probablemente por el hecho de que estas personas no tienen un sistema GTD® completo. Es la pescadilla que se muerde la cola; cuanto más completo es el sistema, más confías en él; y cuanto más confías en él, mayor es tu motivación para mantenerlo, más fiel eres a la revisión semanal y más beneficios obtienes.

Creéme cuando te digo que es muy recomendable adquirir el hábito de hacer la revisión semanal. Sé —por propia experiencia— que cuando dejas de hacerla desaparece la confianza en tu sistema, vuelven los olvidos, regresa la sensación de estrés y dejas de ejecutar con la confianza de estar tomando la elección adecuada sobre qué hacer—y qué dejar sin hacer—en cada momento.

¿Cuál es mi manera de hacer la revisión semanal?

Si quieres leer sobre la revisión semanal, paso a paso, te recomiendo que leas la serie que escribió mi compañero Jordi. En este post no entraré en detalles, pero te contaré mi actitud frente a la revisión semanal, por si te resulta de utilidad. Yo, durante mis revisiones, trato de revisar mi sistema desde tres enfoques:

  1. Por un lado, busco tener la mente abierta, salir del corto plazo, dar un paso atrás y mirar mi «mundo» en su conjunto desde una perspectiva más amplia.
  2. Trato de tener ojo crítico y minucioso. Busco mejorar el contenido de mi sistema, especialmente las siguientes acciones. Miro si están bien redactadas, si son concretas y si las puedo hacer sin necesidad de completar nada antes.
  3. Busco coherencia entre la persona que soy, la que quiero ser y lo que hay en mi sistema. Cuando me encuentro con una de esas siguientes acciones que empiezan a «oler», le dedico unos segundos para entender qué está pasando y poder tomar alguna decisión sobre ella.

Hoy te recomiendo que hagas tu revisión semanal cada semana porque, sin duda, reflexionar es siempre una buena inversión. ¿Te animas?

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#VidaSinEstrés: Control horizontal y Enfoque vertical

GTD® nos proporciona sensación de control gracias al enfoque horizontal y el vertical.

Alvin Toffler, “hay que pensar en las grandes cosas mientras se hacen las pequeñas para que éstas vayan en la dirección correcta”.

Nos dice David Allen que tenemos que controlar los compromisos, proyectos y acciones de dos maneras: horizontal y verticalmente.

Con GTD podemos mantener, de una forma muy sencilla y natural, tanto un control horizontal como el enfoque vertical sobre los diferentes aspectos de nuestro trabajo y nuestra vida.

¿Pero qué significa, para mí, esto de tener el control horizontal y el enfoque vertical?

Yo siento que tengo control horizontal cuando soy capaz de prestar atención a aquello que estoy haciendo en cada momento y, además, cuando termino con un tema soy capaz de desplazar mi atención al siguiente con comodidad y rapidez.

Por otra parte, siento que tengo enfoque vertical cuando sé «para qué» estoy haciendo aquello que estoy haciendo y puedo elegir sin dificultad, de entre todas las cosas que podría hacer, qué tiene sentido hacer primero.

Como puedes ver, tanto la administración vertical como la horizontal persiguen los mismos objetivos: sacar las cosas de la mente y hacerlas.

Cuando somos capaces de gestionar nuestras acciones de la forma adecuada, nos sentimos a gusto y dueños de la situación. Cuando tenemos claro «para qué» estamos cumpliendo con nuestros compromisos, alcanzando proyectos y realizando acciones sabremos cual es el mejor camino que seguir.

GTD® es mucho más que un sistema de productividad personal que te ayuda a tener organizados todos esos asuntos de los que te tienes que ocupar en tu ajetreado día. Es un sistema de productividad personal que te ayuda a ir dando pasos en la dirección adecuada para construir el futuro que deseas. ¡Aprovecharlo está en tu mano!

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¿Cómo y Cuándo se revisan nuestros Proyectos?

Somos más efectivos cuando revisamos nuestros proyectas ¿Cómo y cuándo se revisan?

«Si piensas de verdad una vez a la semana, podrás confiar en tus elecciones el resto del tiempo» David Allen

David Allen nos recomienda revisar nuestros proyectos:

  1. En nuestra «revisión semanal», para actualizar el estado de todos ellos.
  2. Cada vez que tengamos la sensación de que algún proyecto clave se está quedando atrás.
  3. Siempre que sintamos que hemos perdido la sensación de control de nuestras prioridades a corto plazo

El momento más habitual en el que revisamos nuestros proyectos es la «revisión semanal». Y, hacer la revisión semanal es un factor clave para mantener una visión de conjunto de nuestro sistema GTD®.

En mi experiencia, aunque en ocasiones sea complicado sacar una o dos horas para hacer una revisión semanal, dedicar el tiempo necesario para reflexionar sobre todos los temas que tenemos que sacar adelante nos aporta información muy relevante, que compensa con creces la inversión de tiempo.

David Allen nos dice en su libro – Haz que funcione – que la «revisión semanal» engloba un conjunto de procedimientos específicos para «ponerse en guardia de verdad». Aunque cualquier momento es bueno, nos recomienda hacer las revisiones al final de la semana de trabajo. También nos dice que la función de la revisión semanal es la de mantenernos despiertos, actualizados y creativos.

La revisión para mantenerte despierto:

Consiste en atrapar todos los aspectos que se pueden haber acumulado en nuestro entorno y en nuestra mente y que aún no hemos introducido en tu sistema.

En la práctica, esto consiste en capturar y aclarar todos los incompletos que tengamos en nuestra cabeza y, por supuesto, en cualquiera de nuestras múltiples bandejas de entrada, como, por ejemplo: correo electrónico, bolso, maletín, mochila, bolsillos, mesas de trabajo, post-it…

La revisión para mantenerte actualizado:

Consiste en poner al día los listados de acciones y proyectos que no hemos podido actualizar durante la semana.

Examinaremos nuestras siguientes acciones para detectar si alguna de ellas ha pasado a ser un proyecto.

Tachamos aquellas acciones que se han completado y que, por diferentes motivos, no hemos tachado todavía.

Revisaremos la lista de asuntos delegados.

Miraremos si está actualizada tu lista de proyectos o es necesario añadir, o eliminar, alguno de ellos.

Además, revisaremos también nuestra agenda, especialmente si hay personas autorizadas para añadirnos cosas en ella.

La revisión para mantenerte creativo:

Este es el momento de observar nuestro mundo desde una perspectiva más “elevada”.
Para conseguir ser creativos no es necesario seguir ninguna disciplina concreta. Simplemente observar nuestros asuntos pendientes desde un enfoque positivo hará que encontremos ideas y soluciones que el día a día no nos ha dejado ver.

Aunque en ocasiones nos cuesta parar y encontrar el momento de hacer una buena «revisión semanal», mi recomendación es que te mantengas fiel a este hábito. Otra recomendación es que trates de hacer tu «revisión semanal» en un entorno agradable, libre de ruidos e interrupciones.

A mí, la revisión semanal me aporta un “extra” de tranquilidad para el resto de mi semana. Y para ti, ¿cuáles son los principales beneficios de la revisión semanal?

 

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Información estratégica en las áreas de responsabilidad

“Las áreas de enfoque o responsabilidad pueden ser muy útiles como listas de comprobación que aseguren el equilibrio y la inclusión de sus elementos principales: tu vida, un proyecto o un departamento” David Allen.

Las áreas de enfoque y responsabilidad son las distintas facetas de nuestra vida personal y profesional que son relevantes para cada uno de nosotros. Parcelas clave de nuestra vida y nuestro trabajo a las que prestamos atención o pensamos que deberíamos prestársela.

Es probable que dentro de nuestro trabajo nos encontremos con diferentes áreas de responsabilidad. Todos nosotros, además, tenemos otras facetas más personales que también requieren de nuestra atención. Facetas como por ejemplo nuestra pareja, los hijos, la casa, las relaciones sociales, nuestra salud, el deporte o nuestro desarrollo personal.

Dice David Allen que, para la mayoría de las personas, existen entre 10 y 15 áreas de responsabilidad. Nos propone que, para identificarlas, examinemos nuestros proyectos y acciones, preguntándonos: ¿Por qué estoy haciendo esto? ¿Qué ámbito de interés o responsabilidad refleja?

Personalmente, tener identificadas las áreas de atención, me ayuda a:

  1. Tener presente información actualizada sobre lo que es importante para mí. Esto es útil para poder activar proyectos y realizar acciones que me permitan mantener el rumbo o introducir cambios para modificarlo.
  2. Poner en contexto «para qué» hago muchas de las cosas que hago, aportando sentido a siguientes acciones y proyectos.

Hacer un listado de todas las áreas de enfoque y responsabilidad me parece una práctica muy útil para cualquier persona, aunque no use GTD®, porque facilita hacer un ejercicio de coherencia entre lo que queremos hacer y lo que hacemos.

Aunque en ocasiones no nos guste, cada uno de nosotros somos lo que hacemos – o dejamos de hacer – en nuestro día a día. Enfrentar nuestra realidad diaria con ese listado de «áreas de enfoque o responsabilidad» nos ayuda a descubrir posibles disonancias entre lo que queremos hacer y lo que realmente hacemos. A partir de ahí, podemos empezar a poner en práctica estrategias que nos ayuden a hacer lo que tenemos que hacer para ser coherentes con lo que queremos hacer.

Todos nosotros tenemos múltiples facetas que requieren de nuestra atención y eso hace necesario encontrar un punto personal de equilibrio. La claridad sobre nuestras principales áreas de responsabilidad, tanto personales como profesionales, nos ayuda a encontrar un equilibrio en nuestra vida. Esto a la mayoría de nosotros hace que nos sintamos más satisfechos.