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#VidaSinEstrés: El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo

El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo es el tercero de los que te propone GTD para ayudarte a elegir con confianza qué hacer en cada momento.

Este modelo te aportará perspectiva. En definitiva, te permitirá tener claras tus prioridades. Esto es importante porque «el timón» que dirige tus elecciones son tus prioridades.

Tienes bajo nivel de perspectiva cuando:

  • Tienes la sensación de no saber por dónde empezar.
  • Dudas sobre lo que debe ir primero y lo que puede esperar.
  • Te sientes confuso sobre lo que debes hacer tú y lo que pueden hacer otros.
  • No sabes qué puedes dejar sin hacer y te cuesta distinguir lo fundamental de lo accesorio.

El modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo abarca:

  1. Propósitos y principios
  2. Visión
  3. Metas y objetivos
  4. Áreas de enfoque y responsabilidad
  5. Proyectos actuales
  6. Acciones actuales

Revisemos, de abajo a arriba, cada uno de ellos:

Acciones actuales

Este es al que David Allen llama el nivel de «suelo».

Es evidente que eliges con más confianza una de las cosas que tienes que hacer cuando puedes leer el inventario completo de cosas que tienes que hacer. Por el contrario, te sientes inseguro cuando al elegir sabes que estás olvidando varias de las cosas que deberías hacer.

Es decir, necesitas tener la lista completa de todas las siguientes acciones que has decidido que tienes que realizar para poder discriminar con confianza.

Para poder elegir con confianza necesitas conocer todas las llamadas telefónicas que tienes que hacer. Los correos electrónicos que has de responder. Las compras que debes hacer. Los asuntos que debes tratar con tu pareja o con tu familia. Los temas que quieres transmitir a las personas con las que trabajas, etc.
Si tu sistema está incompleto no podrás ver todas tus siguientes acciones y no podrás estar convencido de estar eligiendo la opción correcta.

Horizonte 1: Proyectos actuales

Adquieres perspectiva sobre este nivel con el hábito de la revisión semanal. Es lo que David Allen llama perspectiva vertical.

Este horizonte te aporta claridad sobre todos los resultados que quieres conseguir en un plazo menor a un año.

Para poder tener perspectiva vertical necesitas una lista completa y actualizada de todos tus proyectos.

Horizonte 2: Áreas de enfoque y responsabilidades

Aquí hablamos de tener claridad sobre todas las de áreas clave de tu vida y tu trabajo.

La mayoría de las personas toman conciencia de lo complicado que resulta vivir en equilibrio cuando son conscientes de todas esas facetas a las que deben o quieren prestar atención.

Todos tenemos múltiples áreas a las que prestamos atención. A lo largo de la vida van cambiando, pero siempre tenemos gran cantidad de intereses, responsabilidades y funciones.

Por ejemplo, algunas de esas áreas de enfoque podrían ser: la salud, el trabajo, la casa, el desarrollo personal, los amigos, la familia, la espiritualidad, etc.

Pararte a pensar sobre todas las áreas de enfoque te permitirá ser consciente de las que son. Después de enumerarlas te recomiendo que dediques unos minutos a hacer una sincera reflexión sobre tu satisfacción en todas y cada una de tus áreas y, si lo ves necesario, introduzcas cambios en tu vida para mejorar tu nivel de satisfacción.

Horizonte 3: Metas

Son esos objetivos que deseas alcanzar en las diferentes áreas de enfoque. Lo que deseas lograr en las diferentes áreas de tu vida y tu trabajo dentro de uno o dos años.

Es probable que tu deseo de alcanzar las metas y objetivos que te marques te exija replantearte algunas de tus prioridades. Te recomiendo que pienses en ello.

Las metas que nos marcamos pueden hacer que nuestro nivel de atención sobre las distintas áreas de responsabilidad cambie.

Horizonte 4: Visión

Para poder construir el futuro que deseamos, la mayoría de nosotros, necesitamos primero imaginar ese futuro.

David Allen nos dice que «las preguntas que enmarcan este horizonte son: ¿qué aspecto tendrá?, ¿cómo sonará?, ¿cómo sentiré el éxito a largo plazo? […]. Para una persona, esto puede incluir objetivos y direcciones relacionados con su forma de vida y su carrera. Para una empresa, engloba la naturaleza de la compañía y lo que pretende hacer en el mundo y el nivel más alto que pueda imaginar».

Plantearte proyectos a tres o cinco años vista te obliga a pensar en categorías de mayor nivel.

Horizonte 5: Propósito y principios.

Esta es la visión general. Las preguntas que enmarcan este horizonte son: ¿Por qué existe tu empresa? ¿Para qué existes tú? ¿Qué es lo que realmente te importa pase lo que pase?

El propósito para el cual haces cualquier cosa proporciona su definición esencial.

El propósito es la finalidad última de todas las metas, visiones, objetivos, proyectos y acciones.

Desde el punto de vista de Stephen Covey los principios son leyes que gobiernan la efectividad y que no pueden quebrantarse.

Estos principios representan verdades profundas, fundamentales, duraderas, universales y permanentes. Algunos de los principios de los que habla Covey son: La ley de la cosecha, calidad, cambio, desarrollo, dignidad humana, educación, integridad, rectitud, servicio, potencial y proceso.

Soy consciente de que sumergirte en el modelo de los seis niveles para revisar tu trabajo exige pensar, dedicarle tiempo y mucho valor, pero creo que vale la pena ¿tú qué piensas?

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Objetivos en GTD®: ¿Sabes lo qué quieres?

Conocer nuestros objetivos parece un buen principio para conseguirlos.

Steven Sunyer dice en el libro «Organízate con eficacia» que en la vida solo hay dos problemas. Uno es que sepas lo que quieres y no sepas cómo conseguirlo y el otro es que no sepas lo que quieres. Dice David Allen que si Steven está en lo cierto, y Allen cree que lo está, entonces solo existen dos soluciones:

  • Imaginarlo
  • Hacer que suceda

En mi experiencia, tanto personal como ayudando a otras personas a conseguir resultados, la mayoría de las personas somos bastante hábiles encontrando formas de conseguir aquello que queremos, una vez que tenemos clara nuestra meta. Las dificultades las solemos encontrar tanto para decidir lo que queremos como para luego, más tarde, hacer lo que sabemos que tenemos que hacer.

Para marcarnos objetivos, David Allen nos sugiere que nos preguntemos «¿qué quiero conseguir? Y la solución para responder a esa pregunta es «imaginarlo».

He podido comprobar en varias ocasiones que esto de «imaginar» lo que queremos alcanzar no funciona para todo el mundo. Hay personas que para marcarse objetivos prefieren pensar en aquellas cosas que no les gustan y, a partir de ahí, decidir que hacer para poder evitarlas.

Me explico con un ejemplo sencillo. Al objetivo de: «hacer deporte de forma habitual un par de horas a la semana para poder correr la carrera de San Silvestre en 2019» hay personas que llegan después de imaginar su cuerpo más atlético. Pero otras, por el contrario, observan que están cogiendo peso y han sacado «malas notas» en sus últimos análisis y es eso lo que las impulsa a marcarse dicho objetivo.

En cualquier caso, independientemente de la forma que resulte más natural para nosotros, a la hora de marcarnos objetivos lo importante es centrarnos en aquello que queremos conseguir y que además depende de nosotros.

Como decía Stephen Covey, para conseguir resultados es crucial centrarnos y actuar en nuestro círculo de influencia, saliendo del círculo de preocupación, dónde no hay nada que esté en nuestras manos hacer.

En la gran mayoría de los casos, existen múltiples opciones para conseguir aquello que deseamos, pero para poder ver todas esas opciones, es imprescindible salir del modo mental «quejarme y buscar excusas» y pasar a «hacer cosas para obtener resultados».

Porque las personas efectivas son aquellas que son capaces de centrarse en todo aquello que pueden hacer y se ponen «manos a la obra» para alcanzarlo.

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La acción con visión marca la diferencia

“La visión sin acción es un sueño. Acción sin visión es simplemente pasar el tiempo. Acción con visión es hacer una diferencia positiva.” ― Jack Welch

En el modelo de 6 niveles de perspectiva de GTD® «la visión» es el quinto y penúltimo de los «horizontes de enfoque».

Como decía en un post anterior, la pregunta que nos propone David Allen en este nivel para dar respuesta a cómo queremos que sea nuestra vida es «¿qué aspecto tendrá, cómo sonará, cómo sentiré el éxito a largo plazo?».

Además de la pregunta que nos dice David Allen, te propongo de forma personal, una manera de construir la visión y una serie de preguntas que pueden ayudarte a concretarla.

Empieza por imaginar que ya tienes lo que deseas y presta atención a cómo te sientes. A continuación, como si estuvieras escribiendo una novela, toma nota de la información que te puede aportar responder a estas preguntas mientras sigues imaginando que tienes eso que deseas:

  • ¿Hay más personas contigo en tu visión, quiénes son, cómo son?
  • ¿Cuándo y dónde tienes lo que deseas?
  • ¿Qué tipo de cosas haces?
  • ¿Qué observas, que puedes ver a tu alrededor?
  • ¿Qué te dicen las personas de tu entorno y qué les dices tú? ¿Qué te dices a ti mismo?
  • ¿Cómo te comportas, qué tipo de cosas haces y qué cosas has dejado de hacer?
  • ¿Qué competencias han sido claves para conseguir tu visión?
  • ¿Qué tipo de habilidades estas desarrollando?
  • ¿Qué tipo de persona eres?
  • ¿De qué manera concreta estás viviendo tu propósito?
  • ¿Qué cambia en tu mundo cuando estás viviendo tu visión?

Si respondemos a estas preguntas con el suficiente detalle tendremos una imagen bastante clara de cómo queremos que sea nuestro futuro y eso nos ayudará a detectar oportunidades, a tomar decisiones y a identificar las acciones que, desde hoy, nos pueden acercar a nuestra visión.

Te recomiendo que revises tu visión de forma regular si quieres mantenerla activa y presente. Y aunque es muy probable que tengas que actualizarla cuando las circunstancias cambien, o sea necesario reconsiderar alguna situación, “la creación de una visión de lo que queremos lograr permite que nuestras acciones estén dirigidas a lo que verdaderamente es significativo en nuestras vidas”, como dice Stephen Covey.

En mi experiencia, tener presente mi visión me ayuda a ser una persona más proactiva, aumenta mi motivación, facilita que encuentre alternativas, sirve para cambiar comportamientos que no me favorecen y me hace sentir mayor control sobre hacia dónde me dirijo.

Y tú, ¿tienes ya tu visión?