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#VidaSinEstrés: Los tres tipos de trabajo

Los profesionales del conocimiento hacemos tres tipos de trabajo. Saber elegir correctamente en qué momento hacer cada uno de ellos tendrá un impacto muy positivo en nuestra efectividad personal.

Te guste o no, si eres una de esas personas a las que Peter Drucker llamó kwowledge worker tu ocupación consiste en aplicar tu conocimiento y experiencia en la realización de tres tipos de trabajo.

Recordemos cuáles son esos tres tipos de trabajo:

Trabajo predefinido:

Es ese tipo de trabajo en el que sabes lo que tienes que hacer y sabes cuando está terminada la tarea.

“Cuando estás haciendo un trabajo definido con anterioridad, estás trabajando a partir de tus listas de acciones siguientes y tu calendario, finalizando tareas que ya habías decidido que era necesario hacer o gestionando tu flujo de trabajo.” David Allen

Trabajo según surge:

Es el trabajo que llega de forma imprevista. Ese que aparece y debe atenderse de forma inmediata.

Es fácilmente reconocible porque suele aparecer en forma de «incendio» inesperado y no hacer nada al respecto de forma inmediata tendrá consecuencias negativas.

No capturamos el trabajo según surge porque conforme llega hay que ponerse con él. Aun así, antes de empezar a ejecutar este tipo de trabajo mi recomendación es que despiertes a tu perezoso «sistema 2» y dediques unos segundos a:

  • Pensar qué significa para ti ese «incendio».
  • Analizar qué opciones tienes.
  • Decidir qué hacer. Qué puedo hacer yo y que pueden hacer otros.
  • Pensar qué tiene que pasar para que ese «incendio» esté apagado.

Trabajo de definir el trabajo:

Es el trabajo de pensar, decidir y organizar.

Si eres un profesional del conocimiento la mayoría del trabajo que te llega está sin definir. El trabajo te llega «en bruto» y requiere de tu inteligencia, experiencia y aprendizajes para ser transformarlo en algo que aporte valor.

“Definir tu trabajo entraña que ordenes tu bandeja de entrada, mensajes digitales y notas de tus reuniones y que desgloses los nuevos proyectos en pasos susceptibles de ser llevados a la práctica. A medida que proceses tus entradas, no dudes en ocuparte de las acciones de menos de dos minutos y en arrojar a la basura y archivar numerosas cosas (otra versión de hacer el trabajo a medida que va surgiendo). Buena parte de esta actividad consistirá en identificar las cosas que tienen que hacerse en algún momento, aunque no de inmediato. Además, sobre la marcha irás agregando cosas a todas tus listas.” David Allen

Te dejo algunas reflexiones sobre la triple naturaleza del trabajo, espero que te resulten de utilidad:

  • Todos tenemos un porcentaje, mayor o menor dependiendo de nuestra actividad, de los tres tipos de trabajo. Te recomiendo que no descuides ninguno de ellos.
  • Pensar para definir tu trabajo también es trabajar.
  • Si tu trabajo es estar de «incendio» en «incendio» estarás descuidando los otros tipos de trabajo. Te propongo que trates de introducir cambios que te permitan salir de esa situación.
  • Hacer bien el trabajo de definir el trabajo te permite ser más efectivos a la hora de ejecutar el trabajo predefinido.
  • Cuando has definido todo tu trabajo, tienes la seguridad de que tus listas de cosas pendientes están completas. Puede que no llegues a todo pero estás seguro de que nada se te está pasando por alto.

Si quieres, déjame tus reflexiones. Me encantará leerlas 🙂

 

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#ConfíaEnTusDecisiones: El Cerebro Goloso

Nuestro cerebro necesita combustible

“Uno no puede pensar bien, amar bien, dormir bien, si no ha comido bien”. Virginia Woolf

Nos dice Kahneman que la idea de «energía mental» es mucho más que una mera metáfora.

Cuando nuestra mente no hace nada en particular, consumimos «energía mental» en pensamientos aleatorios y en observar lo que sucede a nuestro alrededor. Además, cuando hacemos esfuerzos intelectuales, nuestra mente incrementa su consumo de energía.

La actividad mental esforzada es especialmente acaparadora de glucosa. Cuando estamos realizando una tarea mental que requiere esfuerzo, nuestro nivel de glucosa en sangre desciende. También sabemos que los efectos del agotamiento mental, consecuencia del esfuerzo intelectual, pueden ser compensados ingiriendo glucosa.

Estos hechos me llevan a darte algunos consejos, que te pueden ayudar a mejorar tu efectividad personal:

  • Después de hacer una tarea de las que demandan mucha energía mental, bebe agua y toma algún alimento que te ayude a recuperar el nivel de glucosa. Te recomiendo nueces y fruta.
  • Respeta tus horarios de comida. En el trabajo del conocimiento nuestra mente es la principal herramienta de trabajo y, para que esté en buenas condiciones, tenemos que alimentarnos correctamente.
  • Siempre que sea posible, deja las tareas que no te exigen demasiado esfuerzo intelectual para los momentos del día en los que tu nivel de glucosa sea más bajo.
  • Cuando tengas delante una tarea que te exige energía mental, y te sientas perezoso, trata de combatir la pereza tomando algo dulce. Yo suelo tomar chocolate 😊

Las personas tenemos una energía mental limitada o, dicho de otra manera, nuestro cerebro no tiene la capacidad de estar todo el día «al cien por cien». Ser conscientes de nuestros niveles de energía mental nos ayuda a elegir mejor qué hacer en cada momento.

Podemos mejorar nuestra efectividad personal haciendo coincidir nuestros momentos de máxima energía mental con las tareas que la requieren y también, si queremos que nuestro cerebro tenga un buen rendimiento debemos cuidar nuestra alimentación.

Muy probablemente a todos nos pase lo mismo que a Virginia Woolf y si queremos pensar bien, amar bien y dormir bien, tendremos que comer bien.

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#VidaSinEstrés: ¿Sabes cuándo has terminado tu trabajo?

La mayoría de las personas hacemos un tipo de trabajo en el que hay que decidir cuándo está terminado.

“En este nuevo milenio ha surgido una paradoja: las personas tienen una calidad de vida mejor, pero al mismo tiempo están aumentando sus niveles de estrés al aceptar encargarse de más cosas de las que les permiten sus recursos.” David Allen

La mayoría de nosotros hacemos un tipo de trabajo al que Peter Drucker llamo «trabajo del conocimiento».

Una de las características de este trabajo es que no tiene unos límites claramente definidos.

Frente al trabajo manual, en el que estaba muy claro lo qué había que hacer y cuándo estaba hecho, nosotros nos encontramos frente a un trabajo con «límites difusos». ¿Qué quiero decir con esto? Para un operario de una fábrica de sardinas es evidente qué tiene que hacer, y también cuándo están enlatadas las sardinas, pero piensa por un momento en un periodista, un directivo o un profesor.

  • ¿Cuándo ha terminado un periodista de recabar información para escribir un artículo? ¿Cuándo puede decir que ya está escrito sin posibilidad de mejorarlo?
  • ¿Hasta qué límite puede un directivo seguir trabajando en una presentación para motivar a su equipo?
  • ¿Cuánto puede un profesor profundizar en su materia y cuánto puede hacer para mejorar en su manera de hacer llegar la información para que otros la aprendan?

Es esta ausencia de márgenes, entre otras cosas, lo que hace que sintamos que nuestro trabajo nunca se termina. Y es también el motivo por lo que en ocasiones vienen a tu mente ideas sobre cosas que piensas que convendría hacer, pero que intuyes, con cierta culpabilidad, que no vas a poder hacer.

Pienso que frente a esta realidad que nos ha tocado vivir, hay un cambio importante que llevar a cabo en relación con nuestras creencias. Ese cambio consiste en aceptar que definir los límites de nuestro trabajo también forma parte de nuestro trabajo.

Y, además, para contrarrestar esta sensación de estrés, e incluso de cierta culpabilidad, es importante aprender a definir esos límites que no vienen «de serie». Esto se consigue practicando el hábito de decidir y, en particular, de decidir:

  • Qué es en concreto lo que hay que hacer
  • Si somos nosotros la persona más adecuada para hacerlo
  • Qué tiene que pasar para que lo podamos dar por terminado.

Si aún no lo haces, te propongo que comiences a ir adquiriendo el hábito de pensar y decidir para definir tu trabajo antes de ponerte a hacerlo. Esta inversión de tiempo será recompensada con creces, haciendo que desaparezca la frustración que sentimos por llevar a cabo un tipo de trabajo en el que no tenemos a priori claridad sobre lo que hay que hacer ni cuándo vamos a poder darlo por terminado.

 

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#ConfíaEnTusDecisiones: Maravillas y defectos de la mente intuitiva

Creo que nuestra mente intuitiva es maravillosa, pero comete errores.

«Para cada problema complejo hay una respuesta clara, simple y equivocada.» – H. L. Mencken

¿Piensas que es acertado confiar en tus decisiones intuitivas? ¿Crees que las personas tenemos un sexto sentido que nos ayuda a tomar buenas decisiones?

¿Cuál es la respuesta que darías de forma intuitiva al caso que te planteo a continuación?

«Steve es estadounidense. Es una persona muy tímida y retraida. Es una persona muy servicial, pero está poco interesado por la gente o por el mundo real.  Tiene un carácter disciplinado y metódico, necesita ordenarlo y organizarlo todo, y tiene obsesión por los detalles».

¿Es probable que Steve sea un bibliotecario o un agricultor?

Probablemente, al igual que a la mayoría de las personas que participaron en los experimentos de Kahneman y Tversky, haya venido a tu mente la semejanza de la personalidad de Steve con la de un bibliotecario estereotipado y, también probablemente, hayas pasado por alto que en Estados Unidos hay más de 20 agricultores por cada bibliotecario y que, por lo tanto, es más probable encontrar agricultores «disciplinados y metódicos» que bibliotecarios.

Kahneman y Tversky observaron que los participantes de sus estudios, aunque tuvieran conocimientos de estadística, ignoraban los datos estadísticos relevantes y confiaban exclusivamente en la semejanza.

Demostraron, con múltiples estudios, que los juicios que nos formamos, y las decisiones que tomamos de forma intuitiva en múltiples situaciones, son erróneos, porque no suelen tener en cuenta la información estadística.

Aunque no todos los juicios intuitivos son erróneos y somos capaces de tomar buenas decisiones de forma intuitiva. Hoy en día, sabemos que nuestras mentes son susceptibles de incurrir en errores sistemáticos y que, en particular, son acertadas las intuiciones relativas a asuntos sobre los que tenemos un conocimiento experto.

Todos nosotros experimentamos como nuestra mente intuitiva realiza proezas de experto intuitivo, pero junto con eso también cometemos múltiples errores guiados por nuestra intuición.

La mayor parte de nuestras impresiones y pensamientos se «cocinan» de forma silenciosa en nuestras mentes. Surgen en nuestra experiencia consciente sin que sepamos muy bien de qué modo. Las damos por válidas, sin prestarles demasiada atención, muchas cosas. Y nos resulta mucho más fácil encontrar y etiquetar los errores de otros que reconocer los propios.

Pero, aunque sea difícil de reconocer cuándo estamos cometiendo errores con nuestras decisiones intuitivas, saber que los cometemos a todas horas es un buen comienzo para tratar de evitarlos.

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Objetivos en GTD®: ¿Sabes lo qué quieres?

Conocer nuestros objetivos parece un buen principio para conseguirlos.

Steven Sunyer dice en el libro «Organízate con eficacia» que en la vida solo hay dos problemas. Uno es que sepas lo que quieres y no sepas cómo conseguirlo y el otro es que no sepas lo que quieres. Dice David Allen que si Steven está en lo cierto, y Allen cree que lo está, entonces solo existen dos soluciones:

  • Imaginarlo
  • Hacer que suceda

En mi experiencia, tanto personal como ayudando a otras personas a conseguir resultados, la mayoría de las personas somos bastante hábiles encontrando formas de conseguir aquello que queremos, una vez que tenemos clara nuestra meta. Las dificultades las solemos encontrar tanto para decidir lo que queremos como para luego, más tarde, hacer lo que sabemos que tenemos que hacer.

Para marcarnos objetivos, David Allen nos sugiere que nos preguntemos «¿qué quiero conseguir? Y la solución para responder a esa pregunta es «imaginarlo».

He podido comprobar en varias ocasiones que esto de «imaginar» lo que queremos alcanzar no funciona para todo el mundo. Hay personas que para marcarse objetivos prefieren pensar en aquellas cosas que no les gustan y, a partir de ahí, decidir que hacer para poder evitarlas.

Me explico con un ejemplo sencillo. Al objetivo de: «hacer deporte de forma habitual un par de horas a la semana para poder correr la carrera de San Silvestre en 2019» hay personas que llegan después de imaginar su cuerpo más atlético. Pero otras, por el contrario, observan que están cogiendo peso y han sacado «malas notas» en sus últimos análisis y es eso lo que las impulsa a marcarse dicho objetivo.

En cualquier caso, independientemente de la forma que resulte más natural para nosotros, a la hora de marcarnos objetivos lo importante es centrarnos en aquello que queremos conseguir y que además depende de nosotros.

Como decía Stephen Covey, para conseguir resultados es crucial centrarnos y actuar en nuestro círculo de influencia, saliendo del círculo de preocupación, dónde no hay nada que esté en nuestras manos hacer.

En la gran mayoría de los casos, existen múltiples opciones para conseguir aquello que deseamos, pero para poder ver todas esas opciones, es imprescindible salir del modo mental «quejarme y buscar excusas» y pasar a «hacer cosas para obtener resultados».

Porque las personas efectivas son aquellas que son capaces de centrarse en todo aquello que pueden hacer y se ponen «manos a la obra» para alcanzarlo.