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#VidaSinEstrés: Los tres tipos de trabajo

Los profesionales del conocimiento hacemos tres tipos de trabajo. Saber elegir correctamente en qué momento hacer cada uno de ellos tendrá un impacto muy positivo en nuestra efectividad personal.

Te guste o no, si eres una de esas personas a las que Peter Drucker llamó kwowledge worker tu ocupación consiste en aplicar tu conocimiento y experiencia en la realización de tres tipos de trabajo.

Recordemos cuáles son esos tres tipos de trabajo:

Trabajo predefinido:

Es ese tipo de trabajo en el que sabes lo que tienes que hacer y sabes cuando está terminada la tarea.

“Cuando estás haciendo un trabajo definido con anterioridad, estás trabajando a partir de tus listas de acciones siguientes y tu calendario, finalizando tareas que ya habías decidido que era necesario hacer o gestionando tu flujo de trabajo.” David Allen

Trabajo según surge:

Es el trabajo que llega de forma imprevista. Ese que aparece y debe atenderse de forma inmediata.

Es fácilmente reconocible porque suele aparecer en forma de «incendio» inesperado y no hacer nada al respecto de forma inmediata tendrá consecuencias negativas.

No capturamos el trabajo según surge porque conforme llega hay que ponerse con él. Aun así, antes de empezar a ejecutar este tipo de trabajo mi recomendación es que despiertes a tu perezoso «sistema 2» y dediques unos segundos a:

  • Pensar qué significa para ti ese «incendio».
  • Analizar qué opciones tienes.
  • Decidir qué hacer. Qué puedo hacer yo y que pueden hacer otros.
  • Pensar qué tiene que pasar para que ese «incendio» esté apagado.

Trabajo de definir el trabajo:

Es el trabajo de pensar, decidir y organizar.

Si eres un profesional del conocimiento la mayoría del trabajo que te llega está sin definir. El trabajo te llega «en bruto» y requiere de tu inteligencia, experiencia y aprendizajes para ser transformarlo en algo que aporte valor.

“Definir tu trabajo entraña que ordenes tu bandeja de entrada, mensajes digitales y notas de tus reuniones y que desgloses los nuevos proyectos en pasos susceptibles de ser llevados a la práctica. A medida que proceses tus entradas, no dudes en ocuparte de las acciones de menos de dos minutos y en arrojar a la basura y archivar numerosas cosas (otra versión de hacer el trabajo a medida que va surgiendo). Buena parte de esta actividad consistirá en identificar las cosas que tienen que hacerse en algún momento, aunque no de inmediato. Además, sobre la marcha irás agregando cosas a todas tus listas.” David Allen

Te dejo algunas reflexiones sobre la triple naturaleza del trabajo, espero que te resulten de utilidad:

  • Todos tenemos un porcentaje, mayor o menor dependiendo de nuestra actividad, de los tres tipos de trabajo. Te recomiendo que no descuides ninguno de ellos.
  • Pensar para definir tu trabajo también es trabajar.
  • Si tu trabajo es estar de «incendio» en «incendio» estarás descuidando los otros tipos de trabajo. Te propongo que trates de introducir cambios que te permitan salir de esa situación.
  • Hacer bien el trabajo de definir el trabajo te permite ser más efectivos a la hora de ejecutar el trabajo predefinido.
  • Cuando has definido todo tu trabajo, tienes la seguridad de que tus listas de cosas pendientes están completas. Puede que no llegues a todo pero estás seguro de que nada se te está pasando por alto.

Si quieres, déjame tus reflexiones. Me encantará leerlas 🙂

 

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Optimismo frente al futuro del trabajo

Para escuchar sobre el futuro del trabajo el pasado 5 de marzo asistí a la presentación del informe “Los trabajadores españoles ante la automatización”. Un estudio elaborado por el observatorio Future for Work Institute (FFWi), la Universitat Oberta de Catalunya, el sindicato UGT y Randstad.

Me resultó muy interesante, y os recomiendo que escuchéis el Podcast y leáis las reflexiones de este estudio, que podéis encontrar aquí:

Lo que más me llamó la atención del estudio es que no parece que las personas estemos muy preocupadas por la automatización de los puestos de trabajo. Frente a la pregunta: ¿Me preocupa que lo que hago ahora en mi trabajo puede ser reemplazado por máquinas o software? sólo 1 de cada 5 personas respondimos que nos sentimos amenazadas.

Me llama mucho la atención, porque si me pongo a pensar en mi trabajo, o en el de las personas que me rodean, al margen de que piense que las máquinas lo puedan hacer mejor o peor, creo que total o parcialmente el trabajo se verá afectado por las máquinas.

Tal vez esté marcada porque últimamente he visto una serie, The Umbrella Academy, en donde «la madre» es un robot programado para cuidar a toda costa a «sus hijos», este ficticio robot es tenaz, dulce, paciente, inasequible al desaliento, además demuestra conocimientos de la psicología, medicina, cocina y cualquier destreza que pueda necesitar para cuidar de unos niños. Da qué pensar ¿verdad?

No sabemos lo que nos deparará el futuro, ni hasta qué punto la robotización cambiará el mundo en el que vivimos, ni cuándo ocurrirá.

Aunque desconocemos muchas cosas, no podemos negar que estamos en una situación de cambio importante y creo que la mayoría de las personas nos encontramos frente al habitual y peligroso sesgo optimista.

Como nos dice Tali Sharot, tenemos una tendencia optimista sobre nosotros mismos y nuestro futuro.

Aunque ser optimista está bien porque hace que nos sintamos mejor, más felices y con menos estrés, el problema está en que, si no nos sentimos amenazados, probablemente no hagamos nada.

En mi opinión, el cien por cien del trabajo que hacemos las personas se verá afectado parcial o totalmente por las máquinas o el software. Esta posibilidad, aunque no nos preocupe, es importante que nos preparemos para ello.

Para mí, la forma de prepararse para este «cierto» futuro es vivir en modo «aprendizaje constante». Esto nos ayudará, además de para saber más cosas, a tener la mente activa y preparada para asimilar las nuevas situaciones. Situaciones a las que sin duda nos vamos a encontrar.

¿Se te ocurre otra forma mejor de estar preparad@?

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#VidaSinEstrés: Y sin gestión del tiempo

La efectividad nada tiene que ver con la gestión del tiempo.

Son múltiples las ideas erróneas que se escuchan en relación con la efectividad personal.

Yo diría que el más habitual es responsabilizar a «la falta de tiempo» de que no se hagan las cosas.

En contra de lo que muchas personas creen, la falta de tiempo no es el principal problema que tenemos para poder conseguir hacer nuestras tareas. El principal problema es que no tenemos claridad sobre ellas. Dicho de otra manera, las cosas rara vez se atascan por falta de tiempo, se atascan porque no se ha decidido en qué consiste «hacerlas».

La clave para administrar todas las cosas está en gestionar nuestras acciones. Para conseguir que las cosas se hagan es básico:

  1. Definir qué significa «hecho»
  2. Pensar y decidir qué acción física y visible hay que ejecutar para que cada asunto avance.

Pero pensar que la falta de tiempo es el principal problema no es el único error. Hay otras tres «frases hechas» que encierran falsas creencias en relación con nuestra efectividad personal. Seguro que en alguna ocasión has escuchado a alguien decir:

  1. Tengo que aprender a gestionar mi tiempo. Esto es un error porque no podemos gestionar el tiempo. No podemos administrar cinco minutos para que acaben siendo seis.
  2. Vivimos angustiados a causa de tanta información. Falso. El exceso de información no es el responsable de nuestro estrés, si lo fuera sufriríamos ansiedad cada vez que entramos en una biblioteca o abriremos nuestro navegador.
  3. Tengo que aprender a gestionar mis prioridades. Este es otro error. Es importante aceptar que las prioridades se tienen, no se administran ni se gestionan.

Desde mi punto de vista, lo más perjudicial de estas ideas erróneas es que hacen referencia a cosas que escapan a nuestro control.

Frente a estas ideas que se centran en elementos sobre los que no podemos hacer nada, existen determinadas habilidades que sí están bajo nuestro control y que podemos entrenar para ser más productivos.

Todos podemos:

  1. Pensar mejor, es decir de forma más efectiva.
  2. Conseguir alcanzar nuestros resultados con mayor sensación de control y más relajados.
  3. Minimizar los cabos sueltos tanto en nuestra vida personal como profesional
  4. Conseguir hacer más con menos esfuerzo
  5. Tomar decisiones y crear un procedimiento adecuado al trabajo del conocimiento al que nos enfrentamos.

Hay una competencia transversal clave para los trabajadores del conocimiento del siglo XXI. Esa competencia transversal clave es la efectividad y está en nuestra mano desarrollarla.
Creo que una buena forma de empezar a desarrollar tu efectividad es dejar atrás las excusas y empezar a hacer cosas. Y tú, ¿qué piensas?

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#VidaSinEstrés: Invierte en pensar

“Tienes que pensar en tus cosas más de lo que te das cuenta, pero no tanto como temes que podrías hacerlo.” David Allen

Decía Peter Drucker que, en el trabajo del conocimiento, la tarea no es evidente y hay que determinarla.

Es decir, que en el trabajo que hacemos la mayoría de nosotros, antes de poder ejecutar la tarea tenemos que hacer un trabajo previo que consiste en pensar y decidir. GTD® nos propone un método sistemático para transformar el trabajo que tenemos que hacer en evidente. Este método consiste en dar respuesta, para cada «cosa» a estas cuestiones.

  • Qué significado tiene para mi
  • Si requiere acción
  • Cuál es el resultado esperado del trabajo
  • Qué acción en concreto es la que hará que los temas avancen

Seguro que sabes por propia experiencia que pensar no es algo que haces de forma automática. Las personas reaccionamos de forma automática, pero pensar es algo que hay que hacer deliberadamente.

Si al hecho de que pensar supone un esfuerzo le unimos que muchas organizaciones se mueven en el paradigma del «todo es para ayer» nos encontramos con un caldo de cultivo ideal para que los profesionales, en su día a día, reaccionen con rapidez y pasen por alto pensar en los temas.

Pero, si queremos ser buenos profesionales del conocimiento y aportar valor real con lo que hacemos es imprescindible reflexionar sobre nuestras «cosas» y dejar de hacer sin pensar.

Es necesario invertir tiempo de calidad, de forma intencionada, si queremos ser eficaces y eficientes en nuestro trabajo.

Nuestro trabajo nos exige pensar y probablemente debas hacerlo más de lo que lo haces, pero, si usas GTD®, no tanto como temes que podrías tener que hacerlo.

 

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#ConfíaEnTusDecisiones: El Cerebro Goloso

Nuestro cerebro necesita combustible

“Uno no puede pensar bien, amar bien, dormir bien, si no ha comido bien”. Virginia Woolf

Nos dice Kahneman que la idea de «energía mental» es mucho más que una mera metáfora.

Cuando nuestra mente no hace nada en particular, consumimos «energía mental» en pensamientos aleatorios y en observar lo que sucede a nuestro alrededor. Además, cuando hacemos esfuerzos intelectuales, nuestra mente incrementa su consumo de energía.

La actividad mental esforzada es especialmente acaparadora de glucosa. Cuando estamos realizando una tarea mental que requiere esfuerzo, nuestro nivel de glucosa en sangre desciende. También sabemos que los efectos del agotamiento mental, consecuencia del esfuerzo intelectual, pueden ser compensados ingiriendo glucosa.

Estos hechos me llevan a darte algunos consejos, que te pueden ayudar a mejorar tu efectividad personal:

  • Después de hacer una tarea de las que demandan mucha energía mental, bebe agua y toma algún alimento que te ayude a recuperar el nivel de glucosa. Te recomiendo nueces y fruta.
  • Respeta tus horarios de comida. En el trabajo del conocimiento nuestra mente es la principal herramienta de trabajo y, para que esté en buenas condiciones, tenemos que alimentarnos correctamente.
  • Siempre que sea posible, deja las tareas que no te exigen demasiado esfuerzo intelectual para los momentos del día en los que tu nivel de glucosa sea más bajo.
  • Cuando tengas delante una tarea que te exige energía mental, y te sientas perezoso, trata de combatir la pereza tomando algo dulce. Yo suelo tomar chocolate 😊

Las personas tenemos una energía mental limitada o, dicho de otra manera, nuestro cerebro no tiene la capacidad de estar todo el día «al cien por cien». Ser conscientes de nuestros niveles de energía mental nos ayuda a elegir mejor qué hacer en cada momento.

Podemos mejorar nuestra efectividad personal haciendo coincidir nuestros momentos de máxima energía mental con las tareas que la requieren y también, si queremos que nuestro cerebro tenga un buen rendimiento debemos cuidar nuestra alimentación.

Muy probablemente a todos nos pase lo mismo que a Virginia Woolf y si queremos pensar bien, amar bien y dormir bien, tendremos que comer bien.