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#VidaSinEstrés: Criterios para elegir qué hacer

Veamos los criterios para elegir qué hacer cuando nos vamos a poner a ejecutar trabajo definido.

Nos dice David Allen en «Organízate con eficacia»:

Siempre hay más cosas que hacer que las que puedes llevar a la práctica, y sólo puedes hacer una cada vez. La clave consiste en sentirse tan a gusto con lo que no estés haciendo como con lo que estés haciendo en ese momento.

Este es el tercer post sobre «Ejecutar» el quinto paso de GTD®.

En el primero tienes una visión general. En el segundo tienes información sobre los tres tipos de trabajo. En este escribo sobre el modelo de los cuatro criterios para elegir qué hacer en el momento de ejecutar el trabajo que está en las listas de siguientes acciones.

Hay cuatro criterios que te ayudarán a elegir mejor qué hacer y qué dejar sin hacer cuando te enfrentas al trabajo predefinido. Los tres primeros son criterios limitantes y el último establece los valores jerárquicos que asignas a tus acciones. Estos criterios son:

  1. El contexto.
  2. El tiempo del que dispones.
  3. Tu energía mental disponible.
  4. Tu prioridad.

El contexto

Cuando te pones a trabajar en tus listas de siguientes acciones de GTD® lo primero que deberías tener en cuenta es el contexto.

Aunque algunas acciones se pueden hacer en cualquier contexto —por ejemplo, escribir más de tres ideas viables que permitan solucionar el problema X— la gran mayoría de mis siguientes acciones están limitadas por el contexto. Es decir, para poder hacerlas necesito:

  • Estar en algún lugar. Por ejemplo, en @Casa, en @Oficina o @CentroComercial.
  • Disponer de alguna herramienta en concreto. Por ejemplo, el @Teléfono, el @Ordenador o la @Mochila.
  • Estar junto a una persona o grupo de personas. Por ejemplo @AgendaConJosé @AgendaConLaura @AgendaReuniónDeDepartamento.

Para aplicar este primer criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿Qué soy capaz de hacer en este momento?

El tiempo del que dispones

El segundo de los criterios que necesitas tener en cuenta, cuando estás eligiendo qué hacer, tiene que ver con la cantidad de tiempo de que dispones. Si tienes que entrar en una reunión dentro de 15 minutos, no es muy inteligente ponerte a hacer ninguna siguiente acción que te vaya a llevar más de 15 minutos.

Para aplicar este segundo criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿De cuánto tiempo dispongo hasta que tenga que hacer otra cosa?

Tu energía mental disponible

El tercer criterio limitante tiene que ver con la energía mental disponible. Estarás de acuerdo conmigo en que es una buena práctica hacer coincidir nuestra energía mental con el nivel de energía mental que requieren las siguientes acciones. Tú, seguramente, has experimentado que hacer cosas que requieren alta energía mental cuando estás cansado es un error. Yo, por ejemplo, cuando estoy cansada elijo hacer siguientes acciones como imprimir documentos, enviar un fax o hacer una llamada «de las fáciles» y dejo las acciones que requieren más energía para momentos en los que estoy con las pilas cargadas.

Además, la neurociencia ha demostrado que la idea de la «energía mental» es mucho más que una mera metáfora y que las pupilas son un indicador de nuestro consumo de energía mental.

Para aplicar este tercer criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿De cuánta energía mental dispongo en este momento?

Tu prioridad

Después de tener en cuenta, en orden, los tres criterios anteriores es el momento de plantearte cuál, de entre las siguientes acciones que han pasado los filtros anteriores, tiene un mayor retorno para ti. Este criterio tiene que ver con tu propósito y valores, visión, metas y objetivos, áreas de responsabilidad y proyectos.

Para aplicar este cuarto criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿Cuál de entre mis acciones pendientes es más prioritaria para mí?

Es decir, después de haber filtrado por contexto, tiempo disponible y por energía mental, y solo entonces, filtro por prioridad.

Contado así parece que lleva mucho más tiempo y es más complicado de lo que es en realidad. Es un proceso muy sencillo y apenas lleva unos pocos segundos.

Resumiendo, te recomiendo que siempre antes de ponerte a trabajar en trabajo definido te hagas, por este orden, estas preguntas:

  1. ¿Qué soy capaz de hacer en este momento?
  2. ¿De cuánto tiempo dispongo hasta que tenga que hacer otra cosa?
  3. ¿De cuánta energía mental dispongo en este momento?
  4. ¿Cuál de entre mis acciones pendientes es más prioritaria para mí?
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#VidaSinEstrés: Por dónde empezar

¿Estas pensando en usar GTD y no sabes por dónde empezar?

Tu mente es para tener ideas, no para mantenerlas. David Allen

Capturar en GTD® es el primero de los cinco pasos para conseguir sensación de control y es el hábito que nos posibilita construir un sistema que permita liberar nuestra mente de recordatorios.

Nos dice David Allen, en «Organízate con Eficacia», que es importante saber qué hay que capturar y cómo hacerlo de la manera más efectiva posible, de modo que podamos procesarlo luego adecuadamente.

Pero, ¿qué ganas cuando capturas?

Cuando capturas estás gestionando y minimizando el impacto de las autointerrupciones y estás permitiendo a tu mente contar con más «espacio mental» para el pensamiento creativo, innovador y estratégico.

¿En qué consiste capturar?

Capturar es dejar en contenedores de confianza, que vacías regularmente, todas aquellas «cosas» que llamen tu atención.

¿Qué hay que capturar?

Se captura todo lo que irrumpe en tu mente y va asociado a un «debería», «tendría que», «a ver si», … Se captura lo que David Allen llama «open loops», que en castellano se ha traducido por «cosas», «incompletos» o «asuntos pendientes».

¿Cuáles son los tres errores más habituales relacionados con capturar y cómo combatirlos?

Son estos tres:

  1. Capturar tareas en lugar de «cosas».
  2. Capturar solamente lo que queremos que no se nos olvide.
  3. Capturar únicamente en el entorno profesional.

¿Cómo se pueden evitar estos errores?

  1. Recopila TODO. Captura los incompletos en su totalidad, es decir, cualquier cosa, personal o profesional, grande o pequeña, urgente o no, que irrumpa en tu mente y consideres que debería ser diferente de como es, y que pienses o sientas que deberías hacer algo al respecto, tiene que terminar en una bandeja de entrada.
  2. Evita tomar decisiones sobre qué hacer o no hacer en el momento en que vas a capturar una «cosa» que llame tu atención. No pienses, ni adquieras ningún tipo de compromiso al respecto de lo que capturas. Simplemente captura.

Como ves, es muy sencillo empezar a construir un sistema que te permita liberar tu mente de tener que recordar todo lo que tienes que hacer y todo sobre lo que tienes que decidir.

De hecho, yo diría que es más fácil capturar bien que capturar mal.

Si quieres empezar haciendo las cosas bien, deposita en un lugar de confianza todo aquello que llame tu atención, en el momento en el que aparezca en tu mente, y hazlo sin pensar en ello. ¡Simplemente captúralo!

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#ConfíaEnTusDecisiones: En busca del sentido crítico

No es fácil tener sentido crítico

“La inteligencia no es solo la capacidad de razonar; es también la capacidad de encontrar material relevante en la memoria y enfocar la atención cuando se necesita.” Daniel Kahneman

Empezaré, en esta ocasión, presentando un argumento lógico: dos premisas y una conclusión. Y os invito a que decidáis con la mayor rapidez posible si la conclusión a la premisa es válida teniendo en cuenta la lógica:

Todas las rosas son flores.
Algunas flores se marchitan pronto.
Luego algunas rosas se marchitan pronto.

¿Qué piensas, das por válido este razonamiento?

Nos dice Kahneman que al igual que pasaba en el problema del bate y la pelota, la gran mayoría de estudiantes universitarios fallaron en este ejercicio. Es decir, la mayoría de las personas dieron por válido este silogismo, aunque es erróneo.

Si lo piensas verás que la argumentación es imperfecta. Es posible que no haya rosas entre las flores que se marchitan pronto.

El hecho de que la mayoría fallemos en este ejercicio nos está diciendo que es muy probable que las personas que aceptan una conclusión como verdadera están dispuestas a creer argumentos que parezcan respaldarlo, aunque sean falsos.

Me parece que el resultado de este experimento deja el sentido crítico de las personas en bastante mal lugar. El hecho de que, si creemos que una conclusión es verdadera, muy probablemente estaremos dispuestos a creer argumentos que parezcan respaldarlo, aunque sean falsos, hace que las personas seamos facilmente manipulables y vulnerables.

El problema está en que el sentido crítico que debería llegar de la mano de nuestro «Sistema 2» de pensamiento nunca llega cuando aceptamos la conclusión que nos ofrece de forma rápida y sin ningún esfuerzo el «Sistema 1».

Desconfiar de nuestro «Sistema 1» significa desconfiar de nuestras intuiciones y eso es complicado. Además, la falta de motivación o interés por muchos temas hace que pasemos muchas cosas por alto.

Pero, aunque sea difícil de reconocer cuándo estamos cometiendo errores con nuestras decisiones, saber que los cometemos de forma habitual me parece un buen comienzo para tratar de estar alerta cuando estamos frente a situaciones que pueden tener consecuencias negativas para nosotros.

Mi recomendación en esta ocasión, teniendo en cuenta la facilidad con la que yo misma he aceptado el argumento de las flores, es que no nos precipitemos. Que tratemos de analizar la información con calma e intentemos ser críticos con las afirmaciones tanto de otras personas como las que nos ofrece nuestro cerebro sin haber pensado antes en ellas.

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#VidaSinEstrés: ¿Quién manda en tus decisiones?

Tomar decisiones es necesario para que los asuntos avancen.

Te propongo que hagas un ejercicio que comparte David Allen en «Organízate con eficacia» y que hace que muchas personas experimenten una mejoría en relación con su sensación de control. El ejercicio tiene tres partes:

  •  Primera parte:

Piensa en una de esas «cosas» que de alguna forma está consumiendo parte de tu atención, algo en concreto de lo que creas que debes ocuparte o una situación que te sientes obligado a arreglar, y ponla por escrito. Cualquier cosa que dependa de ti estará bien.
Por ejemplo:

– Unas vacaciones sobre las que hay que tomar algunas decisiones.
– Un cambio que quieres introducir en tu departamento.
– Una posible oportunidad para tu desarrollo profesional.

  • Segunda parte:

Ahora piensa qué necesitarías que sucediera para poder marcar esa «cosa» como «hecha/terminada/completada» y describe en una sola oración cuál es ese resultado deseado.
Por ejemplo:

– He disfrutado de mis vacaciones.
– La información está accesible para todas las personas de mi departamento.
– He participado de forma activa en el nuevo proyecto «estrategia».

  • Tercera parte:

Escribe una acción física y visible «inmediata», es decir, que puedas hacer sin necesidad de hacer nada antes, y que permite que esa situación avance.
Por ejemplo:

– Buscar en Internet dos alternativas de sitios de vacaciones que me gusten y anotarlas para proponérselas a mi familia.
– Enviar un mail al de Tecnología para solicitarle que me asesore en relación con montar un soporte para información en mi departamento.
– Comentar con mi jefa que tengo interés en participar en el proyecto «estrategia».

Hacer este ejercicio suele llevar menos de dos minutos y nos ayuda a decidir nuestras acciones antes de ejecutarlas en lugar de actuar sin pensar, es decir, de reaccionar.

De hecho, este es un hábito fundamental que debes desarrollar si quieres usar GTD®: pensar y decidir antes de hacer en lugar de la mala práctica de reaccionar de forma inconsciente según nos vamos encontrando con los temas.

La mayoría de los temas requieren que pensemos en ellos, probablemente no mucho, pero pensar de forma constructiva nos dará la tranquilidad de saber que es nuestra mente racional la que está liderando nuestras decisiones y la que está al mando a la hora de hacer que nuestros asuntos avancen.

Por eso, si quieres ser tú quién manda realmente en tus decisiones, el reto es tomar conciencia de que reaccionar es automático, pero pensar no lo es.

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#ConfíaEnTusDecisiones: ¿Cometen menos errores las personas inteligentes?

Sinceramente, siempre he creído que las personas inteligentes cometían menos errores.

Os planteo un sencillo problema:

Un bate y una pelota juntos cuestan 1,10 dólares. El bate cuesta un dólar más que la pelota. ¿Cuánto cuesta la pelota?

Seguramente haya llegado a tu mente la respuesta intuitiva, atractiva y falsa de que la pelota cuesta 10 centavos, pero si hacemos cuentas veremos que la respuesta correcta es que la pelota cuesta 5 centavos.

Probablemente te resultará curioso saber que más del 50 por ciento de los estudiantes de Harvard, del MIT y de Princeton a los que se les planteó este problema dieron la incorrecta respuesta intuitiva de 10 centavos.

A pesar de que todos los estudiantes que pueden ser admitidos a una de esas universidades tiene capacidad intelectual de sobra como para resolver este problema muchos de ellos aceptaron sin resistencia la respuesta falsa que les ofrecía su intuición.

¿Por qué respondemos mal, aunque sepamos llegar a la respuesta correcta?

Como sabemos, a lo largo de la evolución, nuestro cerebro ha ido diseñando y perfeccionando un sofisticado sistema de asignación de la atención entre nuestro «sistema 1» y nuestro «sistema 2» de pensamiento. Este sistema suele funcionar bien, pero comete errores cuando nuestro perezoso «sistema 2» decide zafarse y dejar al mando a nuestro intuitivo «sistema 1» en la realización de tareas que requieren esfuerzo o autocontrol.

Además, sabemos que la idea de «energía mental» es mucho más que una mera metáfora. Cuando nos esforzamos intelectualmente, o hacemos esfuerzos de voluntad o autocontrol, vamos agotando nuestra reserva de «energía mental». Esto hace que nuestro «sistema 2» sea más proclive aún a dejar al mando a nuestro «sistema 1». Las personas inteligentes también.

Esto me hace pensar que es importante adquirir un nuevo hábito. Un hábito sencillo. Que nos mantenga a salvo de la primera respuesta que nos llega fácilmente a la mente. Que evite que cometamos errores cuando estamos cansados intelectualmente o cuando llevemos un tiempo ejerciendo el autocontrol.

Ese hábito consiste en responder por defecto, siempre que sea posible, cuando nos encontremos en esas situaciones: «déjame que lo piense y te digo algo».