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#VidaSinEstrés: Criterios para elegir qué hacer

Veamos los criterios para elegir qué hacer cuando nos vamos a poner a ejecutar trabajo definido.

Nos dice David Allen en «Organízate con eficacia»:

Siempre hay más cosas que hacer que las que puedes llevar a la práctica, y sólo puedes hacer una cada vez. La clave consiste en sentirse tan a gusto con lo que no estés haciendo como con lo que estés haciendo en ese momento.

Este es el tercer post sobre «Ejecutar» el quinto paso de GTD®.

En el primero tienes una visión general. En el segundo tienes información sobre los tres tipos de trabajo. En este escribo sobre el modelo de los cuatro criterios para elegir qué hacer en el momento de ejecutar el trabajo que está en las listas de siguientes acciones.

Hay cuatro criterios que te ayudarán a elegir mejor qué hacer y qué dejar sin hacer cuando te enfrentas al trabajo predefinido. Los tres primeros son criterios limitantes y el último establece los valores jerárquicos que asignas a tus acciones. Estos criterios son:

  1. El contexto.
  2. El tiempo del que dispones.
  3. Tu energía mental disponible.
  4. Tu prioridad.

El contexto

Cuando te pones a trabajar en tus listas de siguientes acciones de GTD® lo primero que deberías tener en cuenta es el contexto.

Aunque algunas acciones se pueden hacer en cualquier contexto —por ejemplo, escribir más de tres ideas viables que permitan solucionar el problema X— la gran mayoría de mis siguientes acciones están limitadas por el contexto. Es decir, para poder hacerlas necesito:

  • Estar en algún lugar. Por ejemplo, en @Casa, en @Oficina o @CentroComercial.
  • Disponer de alguna herramienta en concreto. Por ejemplo, el @Teléfono, el @Ordenador o la @Mochila.
  • Estar junto a una persona o grupo de personas. Por ejemplo @AgendaConJosé @AgendaConLaura @AgendaReuniónDeDepartamento.

Para aplicar este primer criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿Qué soy capaz de hacer en este momento?

El tiempo del que dispones

El segundo de los criterios que necesitas tener en cuenta, cuando estás eligiendo qué hacer, tiene que ver con la cantidad de tiempo de que dispones. Si tienes que entrar en una reunión dentro de 15 minutos, no es muy inteligente ponerte a hacer ninguna siguiente acción que te vaya a llevar más de 15 minutos.

Para aplicar este segundo criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿De cuánto tiempo dispongo hasta que tenga que hacer otra cosa?

Tu energía mental disponible

El tercer criterio limitante tiene que ver con la energía mental disponible. Estarás de acuerdo conmigo en que es una buena práctica hacer coincidir nuestra energía mental con el nivel de energía mental que requieren las siguientes acciones. Tú, seguramente, has experimentado que hacer cosas que requieren alta energía mental cuando estás cansado es un error. Yo, por ejemplo, cuando estoy cansada elijo hacer siguientes acciones como imprimir documentos, enviar un fax o hacer una llamada «de las fáciles» y dejo las acciones que requieren más energía para momentos en los que estoy con las pilas cargadas.

Además, la neurociencia ha demostrado que la idea de la «energía mental» es mucho más que una mera metáfora y que las pupilas son un indicador de nuestro consumo de energía mental.

Para aplicar este tercer criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿De cuánta energía mental dispongo en este momento?

Tu prioridad

Después de tener en cuenta, en orden, los tres criterios anteriores es el momento de plantearte cuál, de entre las siguientes acciones que han pasado los filtros anteriores, tiene un mayor retorno para ti. Este criterio tiene que ver con tu propósito y valores, visión, metas y objetivos, áreas de responsabilidad y proyectos.

Para aplicar este cuarto criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿Cuál de entre mis acciones pendientes es más prioritaria para mí?

Es decir, después de haber filtrado por contexto, tiempo disponible y por energía mental, y solo entonces, filtro por prioridad.

Contado así parece que lleva mucho más tiempo y es más complicado de lo que es en realidad. Es un proceso muy sencillo y apenas lleva unos pocos segundos.

Resumiendo, te recomiendo que siempre antes de ponerte a trabajar en trabajo definido te hagas, por este orden, estas preguntas:

  1. ¿Qué soy capaz de hacer en este momento?
  2. ¿De cuánto tiempo dispongo hasta que tenga que hacer otra cosa?
  3. ¿De cuánta energía mental dispongo en este momento?
  4. ¿Cuál de entre mis acciones pendientes es más prioritaria para mí?
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#VidaSinEstrés: Actuar por valores es más fácil con GTD®

“En la práctica el bienintencionado ejercicio de pensar en los valores con demasiada frecuencia no logra los resultados deseados.” David Allen

Entendiendo que cuando David Allen habla de valores está hablando de esas creencias fundamentales que nos hacen tener un determinado tipo de comportamiento. Esos principios que nos facilitan – o dificultan – elegir unas cosas en lugar de otras y nos ayudan a tomar decisiones.

Personalmente pienso que siempre es bueno tener claridad sobre nuestros valores. Conocerlos nos permite orientar nuestro comportamiento. En la medida en la que somos más conscientes de nuestros valores, podremos orientar nuestro comportamiento de manera más consciente.

Dicho esto, en mi opinión, es preferible tener un sistema de productividad personal como GTD® antes de hacer el ejercicio de profundizar en nuestros valores. Esto lo digo basándome en mi experiencia facilitando programas de coaching.

He visto como la gran mayoría de personas con las que he trabajado, como consecuencia de la reflexión en sus valores, deciden introducir cambios en sus vidas. Se comprometen a hacer cosas que aún no están haciendo, y  deciden emprender nuevos proyectos.

Si cuando profundizan en sus principios fundamentales tienen un sistema de productividad personal fiable, podrán incorporar en su sistema esos nuevos retos y compromisos sin perder la sensación de control. Seguirán teniendo claridad sobre qué pueden hacer, o dejar de hacer, en todo momento y estarán mejor preparados para incrementar la proactividad en su entorno.

Por el contrario, si no tienen un sistema de efectividad personal. Además viven una situación en la que tienen más cosas que hacer que tiempo disponible. Corren un riesgo altamente probable de sentirse inseguros a la hora de elegir qué hacer en cada momento. Esto hace que los nuevos compromisos hagan que aumente la presión en sus vidas, lo que llevará a esas personas a abandonar las iniciativas que iniciaron a raíz del ejercicio de profundizar en sus valores, haciendo que todo se quede al final en buenas intenciones.

La ventaja de usar metodologías como GTD® es que todo resulta más fácil, ya que dispones de un inventario completo de compromisos y eso te permite elegir en cada momento lo que haces, sabiendo también lo que estás dejando de hacer.

Por lo tanto, cuando disponemos de un sistema de productividad personal actualizado y fiable y además conocemos nuestros valores, estamos mejor preparados para ser más efectivos, ya que nos resultará más fácil hacer bien las cosas correctas.

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Liderar con GTD®

Este post es una traducción al español de otro que publicaron mis colegas ingleses. Escribieron sobre liderar con GTD, en su blog y que me pareció particularmente interesante. Si quieres leer el original puedes hacerlo en: Leading with GTD®

Cuando el líder de un equipo o de una organización adopta GTD®, siente un deseo (casi una necesidad) de ofrecérselo al resto de su grupo.
El deseo de «pasárselo» a otros puede ser altruista («esto me ha venido genial a mi, estaría bien si otros lo tuvieran también»). A menudo suele estar motivado por lo que pasa cuando alguien del equipo empieza a moverse más rápido que el resto. De repente lo que antes era un cuello de botella para el grupo (el líder) se ha convertido en una fuente de ideas, proyectos y otras muchas cosas que ahora fluyen por el equipo.

Cuando a un equipo se le ofrece GTD® como mecanismo de adaptación a esta nueva dinámica, aparece la oportunidad de que surjan sinergias muy interesantes. A lo largo de los años he ido recopilando las mejores prácticas que pueden adoptar los líderes para potenciar la metodología GTD® y así obtener el máximo rendimiento de su inversión. Cosas simples que forman parte de GTD®, pero pueden no ser obvias en un primer momento.

Estaba comentando algunas de ellas con Spencer Hanson de Lufhansa Airplus- quien lleva cinco años liderando con GTD® (puedes ver nuestro caso práctico aquí) – y juntos creamos una lista con todo lo que hemos visto funcionar a largo plazo al liderar con GTD

Así que, para todos los que lideráis equipos grandes y pequeños, aquí tenéis algunas cosas relativamente simples que podéis ir haciendo. Diferentes maneras de comunicar vuestras intenciones sobre esta nueva manera de trabajar, y para maximizar la inversión de ofrecer GTD® a vuestros equipos:

  • Lleva papel a todas las reuniones y demuestra públicamente cómo capturas todas las actividades según van surgiendo. Como líder, tienes impacto en términos de cultura laboral, y la gente copia lo que ve.
  • Pide a tu asistente personal, si lo tienes, que reserve al menos una hora al día para Aclarar y otra hora a la semana para tu Revisión Semanal® – y deja que el resto del equipo te vea haciendo estas actividades. Para ayudar a tu asistente, puedes sugerirle que divida esos tiempos en bloques de 30 minutos . De esta manera poder moverlos y encajarlos junto al resto de tus compromisos sin necesidad de cancelarlos. Habrá días en los que no encuentres tiempo para Aclarar, pero serás consciente de ello e intentarás hacerlo en el primer hueco de tiempo disponible.
  • Mantén completa tus listas de @Agenda para cuando te reúnas individualmente con los miembros de tu equipo.
  • Como extensión de esta misma idea, usa una lista de Agenda llamada @ReuniónDeDepartamento para todos los temas que necesites comunicar públicamente, para que puedas ir añadiendo temas según vayan surgiendo al Aclarar.
  • Mantén una lista completa @A la Espera y úsala para mantener el seguimiento de todas las cosas que estás esperando. Es importante que esto NO lo uses como herramienta para presionar a tu equipo. Es una manera simple de dejarles claro a todos que tú sabes a que se han comprometido, y que harás lo oportuno para que lo cumplan. Sorprendentemente, esto deja de ser necesario en cuanto se dan cuenta de que no se te va a pasar nada por alto nunca.
  • Programa 15 minutos diarios con tu asistente y revisa todos los temas. Revisa  la lista de @Agenda y de @A La Espera que tengas con él/ella para mantener estas interacciones administrativas actualizadas y ágiles.
  • Responde en 24h a todos los emails que recibas. A veces puede ser un simple «Me volveré a poner en contacto contigo», pero indicará que vas en serio con llevar al día tus bandejas de entrada.
  • Integra ideas y terminología útil de GTD® en las conversaciones con el equipo. Por ejemplo, dedica los primeros 5 minutos de la reunión a decidir cuál va a ser «el resultado deseado» de la reunión, y los últimos 10 minutos de la misma a dejar claro quien tiene los «proyectos» y/o «siguientes acciones». Después de delegar algo, también puedes hacer saber a la gente que tienes una lista «A la Espera», o una de “Proyectos Delegados. El lenguaje puede ser útil para transmitir que hay una nueva manera de trabajar.
  • Da visibilidad a tu Revisión Semanal. No puedes forzar al resto para que hagan la suya, pero puedes animarles diciendo cosas como, «De 2 a 3pm el viernes, me gustaría daros a todos una hora para hacer vuestra Revisión Semanal». No necesitáis hacerla a esa hora si no queréis, pero por favor no molestéis a los que sí la hagan ni a mí. Es clave que sea visible que la estás haciendo durante ese tiempo (o al menos con una mínima regularidad, al menos cuando estás en la oficina). Una vez dicho esto, el objetivo principal es que la hagas tú, ya que te permitirá mantenerte al día y pondrá complicado escaquearse al resto.
  • Si el espacio lo permite, proporciona una sala/cafetería con Wifi y con mesas para que puedan hacer su Revisión Semanal. Un lugar alejados de las distracciones e interrupciones de gente que se acerca a pedir cosas (esto es especialmente importante en oficinas de espacios abiertos.)
  • En el periodo posterior a los cursos de GTD® para el equipo, mantén sesiones de repaso donde los más entusiastas puedan compartir sus propios sistemas e intercambiar ideas, consejos, trucos, y herramientas.
  • GTD® no va de ser ordenado, pero tu gente estará buscando pistas para saber qué hacer. Mantén la oficina – y las bandejas de entrada- limpias de papeles y despejadas, el ejemplo lo es todo en estos momentos.
  • Extra opcional para punto de bonus: desglosa tus objetivos en los objetivos de tu equipo. Al menos en teoría (y en la práctica, para muchos de los líderes a los que he ayudado a lo largo de los años), la suma de todos tus “Proyectos” y tus “Proyectos Delegados” (a tus directos) debería igualar lo que la organización te ha pedido hacer en un año cualquiera.

Espero que te haya sido de ayuda. Si has desarrollado otros tips que sirvan de ayuda a la implementación para grupos me encantaría escucharlos. Sólo envía un mail en inglés a edward.lamont@next-action.eu o a mí (paz@optimalab.network) en español, si lo prefieres con la palabra liderar

 

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II Jornadas OPTIMA LAB: Viviendo la Productividad

II Jornadas OPTIMA LAB: Viviendo la Productividad.

Los miembros de OPTIMA LAB, Antonio José Masiá, Cruz Guijarro, José Miguel Bolívar, David Sánchez, Silvestre Segarra, Jesús Serrano, Jerónimo Sánchez y yo celebramos nuestras segundas jornadas de innovación en productividad el pasado mes de diciembre.

Se trató de una experiencia altamente productiva y quisiera compartir lo que considero las claves que hicieron de estas jornadas todo un éxito.

  1. El entorno: Para mí, salir del frenético ambiente navideño de Madrid y sumergirme en el ritmo sosegado y amable de la ciudad de Tudela. Esto me facilitó un estado anímico positivo y productivo.
  2. Las personas: Los miembros de OPTIMA LAB, todos ellos desde su particularidad, son personas que además de tener en su ADN los hábitos productivos, creen sinceramente en la inteligencia colectiva. Personas que practican la comunicación directa y demuestran un profundo respeto hacia el resto de los miembros del grupo. El resultado visible de trabajar con estas personas, además de la experiencia personal, ha sido la creación de un entorno humano, acogedor y seguro. Un entorno que ha permitido que expresáramos nuestra parte más creativa.

  3. La organización: Jesús Serrano hizo un excelente trabajo. Él preparo el evento al detalle. Esto permitió que no nos tuviéramos que preocupar por nada y así poder estar centrados en el trabajo.
  4. La falta de planificación tradicional: Llegábamos a Tudela «sin agenda» aunque con mucho que hacer. Teníamos el trabajo perfectamente procesado y organizado en lo que en GTD se llama una lista de próximas acciones. Estaban organizadas según contexto y fuimos decidiendo qué hacer dependiendo de nuestro nivel de energía y del tiempo disponible. El resultado, créeme, ha sido impresionante.
  5. La búsqueda de equilibrio en roles: Siguiendo la metodología Belbin creamos grupos de trabajo, de dos o tres personas, buscando que estuvieran presentes y de forma equilibrada, los nueve roles, para conseguir así maximizar el rendimiento.
  6. Aprovechamiento de los estados productivos: Seguramente habrás oído decir que para ser productivo hay que gestionar el tiempo, pero eso es un error, ya que la verdadera productividad es completamente independiente del tiempo. La productividad, del trabajador del conocimiento, tiene que ver con la gestión de la atención. Tuvimos un estado de concentración adecuado, lo que algunos llaman estado de flujo. Cuando entras en este estado es muy importante que se haga lo posible por mantenerlo en el tiempo y se proteja de cualquier tipo de interrupción. Sin duda, otra de las claves que hizo de nuestro encuentro un fin de semana productivo es que no gestionamos el tiempo sino que gestionamos nuestra atención.
  7. Nos divertimos: Nos reímos mucho. La actitud positiva y el sentido del humor ha sido otra de las claves productivas. Nos lo pasamos muy bien tanto en los ratos de trabajo como en las comidas, cenas, descansos o cafés. Realmente mezclar el trabajo con la diversión es una práctica muy recomendable.

Seguimos trabajando, enredando y enredados, y seguiré compartiendo nuestra experiencia por si os resulta de utilidad.