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#CaféyProductividad: Mi punto de vista

El pasado sábado 21 estuve en el CaféyProductividad de Otoño 2017.

Este evento, que organizan Jeroen Sangers, Jordi Sánchez y Daniel Aguayo desde hace años, se celebró en esta ocasión en Madrid, en las fantásticas instalaciones de Liferay.

Pasé una productiva mañana de sábado disfrutando con la conversación que mantuvimos los 10 bloggers que nos reunimos para compartir nuestros puntos de vista sobre productividad y efectividad.

De forma animada, en este CaféyProductividad, cada uno de nosotros fuimos compartiendo y escuchando los distintos puntos de vista sobre tres temas. Puedes leer sobre lo que allí se dijo en la crónica que ha escrito Vanesa Tejada. Mi intención en este post no es contar lo que allí se dijo, sino compartir mi punto de vista sobre los temas que allí se trataron.

Estrategias que pueden ayudar a que las personas adquieran hábitos productivos tras una formación en productividad personal

Es importante ofrecer la posibilidad de realizar reuniones de acompañamiento para que las personas que quieren adquirir los hábitos sientan que no están solos, sino que cuentan con alguien que les puede ayudar a aclarar posibles dudas y con quien compartir sus experiencias y logros a lo largo de su camino de aprendizaje.

Por otro lado, también es importante facilitar material de referencia para que las personas puedan profundizar, a su ritmo, y ampliar la información adquirida en un curso.

Y, por supuesto, en relación con el aprendizaje concreto de la metodología GTD®, tengo que decir que si quieres tener la seguridad de que estas adquiriendo los hábitos y comportamientos correctos para usar GTD®, mi recomendación es que hagas formación oficial GTD®, la única formación que te asegura que es GTD® de verdad y no una interpretación más o menos acertada de la metodología.

Existen unos principios universales de la productividad/efectividad personal

Al margen de hacer una lista exhaustiva de todos ellos, mi respuesta es sí, sin ninguna duda, existen. Creo que todas las personas – TODAS – somos más efectivas, por ejemplo, cuando:

  • Trabajamos sin interrupciones, en espacios libres de distracciones
  • Prestamos atención a lo que estamos haciendo
  • Aprovechamos nuestra «energía mental»
  • Pensamos antes de hacer
  • Antes de hacer, definimos qué tenemos que hacer y cuándo estará hecho

En definitiva, aunque no haya ningún «manifiesto» al respecto – al lo menos que yo sepa – todas las personas experimentamos que mejora nuestra efectividad cuando actuamos de unas formas concretas. Los principios sobre los que se asientan esos comportamientos son precisamente los principios universales de la efectividad personal.

Objetivos: Cuál es el punto óptimo a la hora de definirlos

Sin entrar en los objetivos que nos vienen impuestos por agentes externos (estos llegan como llegan), para mí lo más importante a la hora de expresar un objetivo que yo me he marcado es que:

  • Me resulte motivador
  • Me dé información de lo que quiero conseguir
  • Tenga asociado acciones concretas para ejecutarlas en mi día a día

Cómo puedes ver, no necesito poner fechas que me angustien, ni machacar mi autoestima por no hacer lo que no he podido hacer.

Lo que sí hago es revisar mis objetivos periódicamente y observar la tendencia, es decir, si mis acciones me acercan o me alejan de ellos. También busco maneras que me ayuden a conseguir mis objetivos con una actitud positiva.

En resumen, los objetivos nos deben ayudar a tener la vida que queremos en lugar de convertirse en una fuente adicional de presión y frustración.

 

Para cerrar, os mando un fuerte abrazo tod@s los que allí estuvisteis y un especial agradecimiento a los organizadores del CaféyProductividad 2017 . Espero que volvamos a vernos.

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Metodologías

Liderar con GTD®

Este post es una traducción al español de otro que publicaron mis colegas ingleses. Escribieron sobre liderar con GTD, en su blog y que me pareció particularmente interesante. Si quieres leer el original puedes hacerlo en: Leading with GTD®

Cuando el líder de un equipo o de una organización adopta GTD®, siente un deseo (casi una necesidad) de ofrecérselo al resto de su grupo.
El deseo de «pasárselo» a otros puede ser altruista («esto me ha venido genial a mi, estaría bien si otros lo tuvieran también»). A menudo suele estar motivado por lo que pasa cuando alguien del equipo empieza a moverse más rápido que el resto. De repente lo que antes era un cuello de botella para el grupo (el líder) se ha convertido en una fuente de ideas, proyectos y otras muchas cosas que ahora fluyen por el equipo.

Cuando a un equipo se le ofrece GTD® como mecanismo de adaptación a esta nueva dinámica, aparece la oportunidad de que surjan sinergias muy interesantes. A lo largo de los años he ido recopilando las mejores prácticas que pueden adoptar los líderes para potenciar la metodología GTD® y así obtener el máximo rendimiento de su inversión. Cosas simples que forman parte de GTD®, pero pueden no ser obvias en un primer momento.

Estaba comentando algunas de ellas con Spencer Hanson de Lufhansa Airplus- quien lleva cinco años liderando con GTD® (puedes ver nuestro caso práctico aquí) – y juntos creamos una lista con todo lo que hemos visto funcionar a largo plazo al liderar con GTD

Así que, para todos los que lideráis equipos grandes y pequeños, aquí tenéis algunas cosas relativamente simples que podéis ir haciendo. Diferentes maneras de comunicar vuestras intenciones sobre esta nueva manera de trabajar, y para maximizar la inversión de ofrecer GTD® a vuestros equipos:

  • Lleva papel a todas las reuniones y demuestra públicamente cómo capturas todas las actividades según van surgiendo. Como líder, tienes impacto en términos de cultura laboral, y la gente copia lo que ve.
  • Pide a tu asistente personal, si lo tienes, que reserve al menos una hora al día para Aclarar y otra hora a la semana para tu Revisión Semanal® – y deja que el resto del equipo te vea haciendo estas actividades. Para ayudar a tu asistente, puedes sugerirle que divida esos tiempos en bloques de 30 minutos . De esta manera poder moverlos y encajarlos junto al resto de tus compromisos sin necesidad de cancelarlos. Habrá días en los que no encuentres tiempo para Aclarar, pero serás consciente de ello e intentarás hacerlo en el primer hueco de tiempo disponible.
  • Mantén completa tus listas de @Agenda para cuando te reúnas individualmente con los miembros de tu equipo.
  • Como extensión de esta misma idea, usa una lista de Agenda llamada @ReuniónDeDepartamento para todos los temas que necesites comunicar públicamente, para que puedas ir añadiendo temas según vayan surgiendo al Aclarar.
  • Mantén una lista completa @A la Espera y úsala para mantener el seguimiento de todas las cosas que estás esperando. Es importante que esto NO lo uses como herramienta para presionar a tu equipo. Es una manera simple de dejarles claro a todos que tú sabes a que se han comprometido, y que harás lo oportuno para que lo cumplan. Sorprendentemente, esto deja de ser necesario en cuanto se dan cuenta de que no se te va a pasar nada por alto nunca.
  • Programa 15 minutos diarios con tu asistente y revisa todos los temas. Revisa  la lista de @Agenda y de @A La Espera que tengas con él/ella para mantener estas interacciones administrativas actualizadas y ágiles.
  • Responde en 24h a todos los emails que recibas. A veces puede ser un simple «Me volveré a poner en contacto contigo», pero indicará que vas en serio con llevar al día tus bandejas de entrada.
  • Integra ideas y terminología útil de GTD® en las conversaciones con el equipo. Por ejemplo, dedica los primeros 5 minutos de la reunión a decidir cuál va a ser «el resultado deseado» de la reunión, y los últimos 10 minutos de la misma a dejar claro quien tiene los «proyectos» y/o «siguientes acciones». Después de delegar algo, también puedes hacer saber a la gente que tienes una lista «A la Espera», o una de “Proyectos Delegados. El lenguaje puede ser útil para transmitir que hay una nueva manera de trabajar.
  • Da visibilidad a tu Revisión Semanal. No puedes forzar al resto para que hagan la suya, pero puedes animarles diciendo cosas como, «De 2 a 3pm el viernes, me gustaría daros a todos una hora para hacer vuestra Revisión Semanal». No necesitáis hacerla a esa hora si no queréis, pero por favor no molestéis a los que sí la hagan ni a mí. Es clave que sea visible que la estás haciendo durante ese tiempo (o al menos con una mínima regularidad, al menos cuando estás en la oficina). Una vez dicho esto, el objetivo principal es que la hagas tú, ya que te permitirá mantenerte al día y pondrá complicado escaquearse al resto.
  • Si el espacio lo permite, proporciona una sala/cafetería con Wifi y con mesas para que puedan hacer su Revisión Semanal. Un lugar alejados de las distracciones e interrupciones de gente que se acerca a pedir cosas (esto es especialmente importante en oficinas de espacios abiertos.)
  • En el periodo posterior a los cursos de GTD® para el equipo, mantén sesiones de repaso donde los más entusiastas puedan compartir sus propios sistemas e intercambiar ideas, consejos, trucos, y herramientas.
  • GTD® no va de ser ordenado, pero tu gente estará buscando pistas para saber qué hacer. Mantén la oficina – y las bandejas de entrada- limpias de papeles y despejadas, el ejemplo lo es todo en estos momentos.
  • Extra opcional para punto de bonus: desglosa tus objetivos en los objetivos de tu equipo. Al menos en teoría (y en la práctica, para muchos de los líderes a los que he ayudado a lo largo de los años), la suma de todos tus “Proyectos” y tus “Proyectos Delegados” (a tus directos) debería igualar lo que la organización te ha pedido hacer en un año cualquiera.

Espero que te haya sido de ayuda. Si has desarrollado otros tips que sirvan de ayuda a la implementación para grupos me encantaría escucharlos. Sólo envía un mail en inglés a edward.lamont@next-action.eu o a mí (paz@optimalab.network) en español, si lo prefieres con la palabra liderar

 

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Se+eficaz 25: Una clave para un rendimiento excepcional

Una clave para un rendimiento excepcional: Estar en la zona.

“Si estás consciente, no puedes tener la mente vacía: siempre estará enfocada en algo. Pero si dedicas tu atención a una sola cosa, sin ningún conflicto ni distracción interior, estarás «en tu zona». En cierto sentido, en momentos así nada de lo que hagas será más o menos relevante que cualquier otra cosa. Todo será igual de importante y omnicomprensivo. No habrá distinción entre trabajo y ocio, entre intensidad y relajación. Todo será lo mismo. Será siempre simplemente: ¿ahora qué, y luego qué? David Allen

David Allen trae, del mundo del deporte al mundo de la productividad personal, un concepto muy interesante. Ese concepto es el de «estar en la zona». Esa es la clave para un rendimiento excepcional.

«Estar en la zona» significa que te encuentras en un estado de concentración tal, que no sientes el esfuerzo. En un estado que te permite hacer cualquier cosa de una forma totalmente relajada, teniendo la mente vacía de ruido e interferencias. «Estar en la zona» es estar enfocados con nuestros cinco sentidos, en cada momento, en el asunto que tenemos entre manos.

A la mayoría de las personas les resulta fácil estar implicadas totalmente cuando lo que hacen lo consideran su prioridad máxima e incuestionable. De hecho, aunque no seas deportista, es posible que alguna vez hayas experimentado esta sensación, porque «estar en la zona» es algo que está al alcance de todo el mundo

«Estar en la zona» es una sensación muy gratificante y además es evidente que nos permite tener un rendimiento excepcional. Pero, si queremos tener este rendimiento excepcional, tendremos que desarrollar los hábitos que nos permitan tener la capacidad de prestar toda nuestra atención, sin distracciones, a todos y cada uno de los asuntos que tenemos delante de nosotros.

Para poder estar completamente presentes, con toda nuestra atención, en aquello que tenemos entre manos, es necesario sentir que todos nuestros asuntos están bajo control. Es decir, es imprescindible haber desarrollado hábitos que nos permitan tener un sistema de productividad personal de confianza. Un sistema es de confianza cuando está actualizado y organizado, y contiene todo necesario para poder decidir, con seguridad, qué hacer en cada momento.

«Estar en la zona» es posible y está al alcance de cualquier persona, pero requiere haber creado las condiciones necesarias para que ocurra. ¿Quieres poder dedicar toda tu atención a lo que estás haciendo, sea lo que sea, sin distracciones y de forma relajada? ¿Quieres mejorar tu productividad personal? Ahora sabes cómo.

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#Sé+Eficaz 10: ¿Para qué usas tu cerebro?

¿Para qué usas tu cerebro?

“El universo aborrece el vacío: una corriente eléctrica no fluirá por una vía bloqueada. Cuando hay demasiadas distracciones y acuerdos desatendidos en el espacio mental, el flujo es limitado. Si quieres atraer y promover un pensamiento nuevo y productivo, debes limpiar primero las tuberías, y verás como surge casi por sí solo” David Allen

Es difícil ser creativos cuando estamos estresados y tenemos mil temas pendientes en la cabeza.
Aunque intuimos que tenemos demasiadas cosas en nuestra memoria, la mayoría de las personas se sorprenden, tras hacer un barrido mental, del elevadísimo número de «cosas» que tenían en la cabeza. Y la gran mayoría se sienten relajadas y liberadas después de haber hecho el ejercicio de identificar y reunir todas las cosas de su vida o de su trabajo sobre las que tienen que tomar una decisión o hacer algo al respecto.

Todos sabemos que el tamaño de nuestra memoria es limitado, que nos sentimos estresados como consecuencia de la cantidad de temas que llevamos en la cabeza y que nos sentimos inseguros cuando pedimos a nuestra mente que haga el esfuerzo de ocuparse de recordarnos nuestros asuntos pendientes. Por todo esto, la propuesta que nos hace GTD® para evitar el estrés es la de despejar la mente, dejar de usar nuestro cerebro como un gestor de tareas y pasar a usarlo para aquello en lo que es realmente bueno, que es pensar, decidir, crear, razonar, innovar…

Supongo que hay motivos. Probablemente algunos conscientes y otros inconscientes, por los que a algunas personas se resisten a cambiar y siguen usando su mente como gestor de tareas. Se me ocurren algunas:

  • Nos permite seguir manteniendo la confusión sobre cómo de “súper inteligentes”, “súper capaces” y “súper creativos” somos. Podríamos ser mucho más de lo que somos, pero no lo podemos demostrar por culpa de todas esas «cosas» que nos preocupan y que tenemos almacenadas en nuestra mente y de las que nos tendríamos que ocupar, pero nunca lo hacemos.
  • Evitamos el riesgo de defraudar a los demás o a nosotros mismos. Podríamos descubrir, si ponemos sobre el papel nuestros compromisos reales, que objetivamente no somos esa persona con tantas responsabilidades. Puede que nuestros compromisos no sean tantos ni tan importantes como parece.
  • Podemos transmitir esa imagen de «conejo blanco en el país de las maravillas». Estamos siempre ocupado y siempre con prisa. Esto nos permite tener una excusa muy fácil con la que  evitar comprometernos con aquellas cosas que no nos apetecen.

Seguro que hay muchos más motivos. Razones para seguir llenando nuestra mente de asuntos pendientes, de compromisos y de temas sobre los que posponemos tomar una decisión. Lo cierto es que la gente que se atreve a cambiar, y dejar de usar su cabeza como un mal gestor de tareas, vive una experiencia realmente liberadora.

Dejar de obligar a nuestro cerebro a que trabaje como un sistema de recordatorios y gestión personal nos permitirá empezar a experimentar cómo mejora su rendimiento. También, nos permitirá disfrutar de un cerebro preparado y dispuesto para demostrarte de lo que es capaz.

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#Sé+Eficaz 9: ¿La productividad personal te hace más sabi@?

¿La productividad personal te hace más sabi@?

Las cosas no dejan de incordiarte hasta que no has clarificado tus intenciones al respecto (resultado), decidido lo que quieres hacer para realizarlas (próxima acción), y situado recordatorios del resultado y de la acción en lugares que estás convencido que verás con la frecuencia suficiente y en los momentos adecuados.
Esos son los comportamientos que asegurarán que hagas las cosas: definir que significa que esté «hecho», definir qué aspecto adoptará dicho «hacer», e integrar los resultados de esa reflexión en una estructura que promueva su implementación. David Allen

El capítulo 9 del libro, sé más eficaz, me recordó un cuento, el cuento dice así:

Un hombre se le acercó a un sabio anciano y le dijo:

-Me han dicho que tú eres sabio….
Por favor, dime qué cosas puede hacer un sabio que no está al alcance de las demás personas.
-El anciano le contestó: cuando como, simplemente como; duermo cuando estoy durmiendo, y cuando hablo contigo, sólo hablo contigo.
-Pero eso también lo puedo hacer yo y no por eso soy sabio, le contestó el hombre, sorprendido.
-Yo no lo creo así, le replicó el anciano. Pues cuando duermes recuerdas los problemas que tuviste durante el día o imaginas los que podrás tener al levantarte. Cuando comes estás planificando lo que vas a hacer más tarde. Y mientras hablas conmigo piensas en qué vas a preguntarme o cómo vas a responderme, antes de que yo termine de hablar.

Estar, en cuerpo y mente, en lo que estás haciendo en cada momento, puede estar al alcance de «sabios» y de «no sabios». «Estar a lo que estás», sin distracciones, es clave para ser una persona más eficaz. El problema es que nuestro cerebro es un maleducado con buenas intenciones. Digo que es un maleducado porque entra sin llamar, en momentos inapropiados, rompiendo nuestra concentración. Y digo que es bien intencionado porque esos mensajes de nuestro cerebro son para recordarnos asuntos pendientes.

Pues bien, aunque parezca una contradicción, si queremos que nuestro cerebro nos permita estar completamente enfocados en lo que estamos haciendo y evitar autointerrupciones, tenemos que prestar atención a lo que llama nuestra atención, cuando nos llama la atención.

Prestar atención a lo que llama tu atención consiste en:

  1. Sacar de tu memoria todos los frentes abiertos, apuntándolos en un lugar fiable, y «capturar», en cualquier momento, cualquier idea, grande o pequeña, personal o profesional, que irrumpa en tu cerebro sin que tú la hayas llamado.
  2. Decidir qué hacer con todas esas cosas que has sacado de tu cabeza y qué tiene que pasar – que dependa de ti, claro – para dar por resuelto ese frente abierto.
  3. Organizar los recordatorios de tus acciones y los materiales de apoyo de forma apropiada, para tenerlos a mano cuando puedas llevar a cabo las acciones con las que te has comprometido.
  4. Mantener todo tu sistema actualizado y revisado.
  5. Cumplir con tus compromisos y hacer aquello que has decidido hacer.

En mi experiencia, hacer estas cinco cosas de forma sistemática te permitirá estar con tu mente y tus cinco sentidos puestos en aquello que estás haciendo y, de esta forma, ser más eficaz, y, tal vez, más sabio.

*imagen: Neuronas del cerebro. / Pixabay