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#VidaSinEstrés: decidir es muy fácil con GTD®

Usar GTD® nos facilita la tarea de pensar y decidir.

Tú eliges hacia dónde y tú decides hasta cuándo, porque tu camino es un asunto exclusivamente tuyo. Jorge Bucay

Aclarar consiste en ir tomando una a una las «cosas» de nuestras bandejas de entrada y hacerse preguntas sobre ellas.

El proceso de Aclarar comienza con una pregunta sobre el significado de las cosas: ¿qué es esto? (¿qué significa para mí?). En este post vamos a ver cómo seguir.

Una vez tenemos claridad sobre el significado que tiene para nosotros esa «cosa», la siguiente pregunta es: ¿es accionable? o, lo que es lo mismo y a mí me gusta más, ¿requiere acción?

Para esta pregunta sólo hay dos respuestas posibles: sí y no.

Cuando decidimos que algo No requiere acción se abren tres posibilidades:

  1. Es basura (no tiene utilidad)
  2. Es para archivar (puede ser útil para algo más adelante)
  3. Es para incubar (puede requerir acción más adelante)

Cuando decidimos que algo requiere acción, a continuación, debes plantearte otra importante cuestión: ¿cuál es la «Siguiente Acción»?

Una «Siguiente Acción» es la siguiente actividad física y observable para que esa «cosa» avance.

Veamos tres ejemplos, de «Siguientes Acciones», que aparecen en el libro «Organízate con eficacia»:

Llamar a Fred para obtener nombre y número del taller del que habló.
Preparar borrador de ideas para el orden del día de la reunión de presupuestos.
Hablar con Ángela sobre el sistema de archivo que hay que implantar.

Si te fijas en estos ejemplos, verás que se trata de acciones físicas y visibles, es decir, que involucran a nuestro cuerpo y que cualquier persona puede ver cómo las llevamos a cabo.

Una vez que has decidido que Sí requiere acción y cuál es la «Siguiente Acción», se abren otras tres posibilidades:

  1. Hacerla (sólo cuando la «Siguiente Acción» se pueda hacer en menos de 2’)
  2. Delegarla (si requiere más de 2’, pregúntate: «¿soy la persona adecuada para hacer esto?» Si la respuesta es no, delégala)
  3. Aplazarla (si requiere más de 2’ y eres la persona adecuada para hacerlo, aplázala por el momento)

Esta tercera opción es muy importante aplicarla bien. Recuerda que ahora estamos aclarando toda nuestra bandeja de entrada y queremos vaciarla. Aplazar algo simplemente significa que tan pronto hayas terminado de «Aclarar» te podrás poner con tus «Siguientes Acciones».

Esta semana te propongo que si tienes un sistema GTD® en marcha hagas una auditoria del mismo y revises todas tus «Siguientes Acciones» para asegurarte de que son físicas y visibles.

Y, si no usas GTD®, te animo a que empieces. Como puedes ver, ser una persona más productiva es muy fácil.

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Liderar con GTD®

Este post es una traducción al español de otro que publicaron mis colegas ingleses. Escribieron sobre liderar con GTD, en su blog y que me pareció particularmente interesante. Si quieres leer el original puedes hacerlo en: Leading with GTD®

Cuando el líder de un equipo o de una organización adopta GTD®, siente un deseo (casi una necesidad) de ofrecérselo al resto de su grupo.
El deseo de «pasárselo» a otros puede ser altruista («esto me ha venido genial a mi, estaría bien si otros lo tuvieran también»). A menudo suele estar motivado por lo que pasa cuando alguien del equipo empieza a moverse más rápido que el resto. De repente lo que antes era un cuello de botella para el grupo (el líder) se ha convertido en una fuente de ideas, proyectos y otras muchas cosas que ahora fluyen por el equipo.

Cuando a un equipo se le ofrece GTD® como mecanismo de adaptación a esta nueva dinámica, aparece la oportunidad de que surjan sinergias muy interesantes. A lo largo de los años he ido recopilando las mejores prácticas que pueden adoptar los líderes para potenciar la metodología GTD® y así obtener el máximo rendimiento de su inversión. Cosas simples que forman parte de GTD®, pero pueden no ser obvias en un primer momento.

Estaba comentando algunas de ellas con Spencer Hanson de Lufhansa Airplus- quien lleva cinco años liderando con GTD® (puedes ver nuestro caso práctico aquí) – y juntos creamos una lista con todo lo que hemos visto funcionar a largo plazo al liderar con GTD

Así que, para todos los que lideráis equipos grandes y pequeños, aquí tenéis algunas cosas relativamente simples que podéis ir haciendo. Diferentes maneras de comunicar vuestras intenciones sobre esta nueva manera de trabajar, y para maximizar la inversión de ofrecer GTD® a vuestros equipos:

  • Lleva papel a todas las reuniones y demuestra públicamente cómo capturas todas las actividades según van surgiendo. Como líder, tienes impacto en términos de cultura laboral, y la gente copia lo que ve.
  • Pide a tu asistente personal, si lo tienes, que reserve al menos una hora al día para Aclarar y otra hora a la semana para tu Revisión Semanal® – y deja que el resto del equipo te vea haciendo estas actividades. Para ayudar a tu asistente, puedes sugerirle que divida esos tiempos en bloques de 30 minutos . De esta manera poder moverlos y encajarlos junto al resto de tus compromisos sin necesidad de cancelarlos. Habrá días en los que no encuentres tiempo para Aclarar, pero serás consciente de ello e intentarás hacerlo en el primer hueco de tiempo disponible.
  • Mantén completa tus listas de @Agenda para cuando te reúnas individualmente con los miembros de tu equipo.
  • Como extensión de esta misma idea, usa una lista de Agenda llamada @ReuniónDeDepartamento para todos los temas que necesites comunicar públicamente, para que puedas ir añadiendo temas según vayan surgiendo al Aclarar.
  • Mantén una lista completa @A la Espera y úsala para mantener el seguimiento de todas las cosas que estás esperando. Es importante que esto NO lo uses como herramienta para presionar a tu equipo. Es una manera simple de dejarles claro a todos que tú sabes a que se han comprometido, y que harás lo oportuno para que lo cumplan. Sorprendentemente, esto deja de ser necesario en cuanto se dan cuenta de que no se te va a pasar nada por alto nunca.
  • Programa 15 minutos diarios con tu asistente y revisa todos los temas. Revisa  la lista de @Agenda y de @A La Espera que tengas con él/ella para mantener estas interacciones administrativas actualizadas y ágiles.
  • Responde en 24h a todos los emails que recibas. A veces puede ser un simple «Me volveré a poner en contacto contigo», pero indicará que vas en serio con llevar al día tus bandejas de entrada.
  • Integra ideas y terminología útil de GTD® en las conversaciones con el equipo. Por ejemplo, dedica los primeros 5 minutos de la reunión a decidir cuál va a ser «el resultado deseado» de la reunión, y los últimos 10 minutos de la misma a dejar claro quien tiene los «proyectos» y/o «siguientes acciones». Después de delegar algo, también puedes hacer saber a la gente que tienes una lista «A la Espera», o una de “Proyectos Delegados. El lenguaje puede ser útil para transmitir que hay una nueva manera de trabajar.
  • Da visibilidad a tu Revisión Semanal. No puedes forzar al resto para que hagan la suya, pero puedes animarles diciendo cosas como, «De 2 a 3pm el viernes, me gustaría daros a todos una hora para hacer vuestra Revisión Semanal». No necesitáis hacerla a esa hora si no queréis, pero por favor no molestéis a los que sí la hagan ni a mí. Es clave que sea visible que la estás haciendo durante ese tiempo (o al menos con una mínima regularidad, al menos cuando estás en la oficina). Una vez dicho esto, el objetivo principal es que la hagas tú, ya que te permitirá mantenerte al día y pondrá complicado escaquearse al resto.
  • Si el espacio lo permite, proporciona una sala/cafetería con Wifi y con mesas para que puedan hacer su Revisión Semanal. Un lugar alejados de las distracciones e interrupciones de gente que se acerca a pedir cosas (esto es especialmente importante en oficinas de espacios abiertos.)
  • En el periodo posterior a los cursos de GTD® para el equipo, mantén sesiones de repaso donde los más entusiastas puedan compartir sus propios sistemas e intercambiar ideas, consejos, trucos, y herramientas.
  • GTD® no va de ser ordenado, pero tu gente estará buscando pistas para saber qué hacer. Mantén la oficina – y las bandejas de entrada- limpias de papeles y despejadas, el ejemplo lo es todo en estos momentos.
  • Extra opcional para punto de bonus: desglosa tus objetivos en los objetivos de tu equipo. Al menos en teoría (y en la práctica, para muchos de los líderes a los que he ayudado a lo largo de los años), la suma de todos tus “Proyectos” y tus “Proyectos Delegados” (a tus directos) debería igualar lo que la organización te ha pedido hacer en un año cualquiera.

Espero que te haya sido de ayuda. Si has desarrollado otros tips que sirvan de ayuda a la implementación para grupos me encantaría escucharlos. Sólo envía un mail en inglés a edward.lamont@next-action.eu o a mí (paz@optimalab.network) en español, si lo prefieres con la palabra liderar

 

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Se+eficaz 35: El reto de hacer lo que hay que hacer

¿Aceptas el reto de hacer lo que hay que hacer?

«No hay nada tan inútil como hacer con gran eficiencia algo que no debería haberse hecho en absoluto» Peter Drucker

Es inútil hacer cosas que no tendrían que haberse hecho y tremendamente frustrante dejar sin hacer aquellas cosas que sabemos que teníamos que hacer.

Parece que en nuestro interior hay fuerzas internas que nos ponen difícil hacer una implementación adecuada de lo que intelectualmente entendemos que hay que hacer, al igual que parece que otras fuerzas interiores nos empujan a hacer cosas sin pararnos antes a pensar.

A pesar de ello, es posible lograr que todos los recursos físicos y materiales «se cuadren» y avancen «en formación» en la dirección correcta. Conseguir esto es un reto, pero se consigue con perseverancia y el enfoque adecuado.

Para resolver este asunto, David Allen nos propone instalar un sistema de autogestión que permita que cada parte de nosotros haga lo que mejor sabe hacer. Entre otras cosas, se trata de dejar que nuestra parte más inteligente, sensible y atenta integre y exprese nuestra visión y nuestros valores más ambiciosos y, por otro lado, delegar nuestras próximas acciones a nuestra parte más activa, que siempre necesita algo que hacer y resolver.

En el nuevo paradigma del trabajo del conocimiento, no podemos permitirnos el lujo de perder el tiempo haciendo cosas sin sentido y, cada vez más, es necesario «hacer las cosas correctas de la forma correcta», es decir, de la forma más eficiente posible. Por eso, para alcanzar resultados con sentido y sin estrés, es de vital importancia pensar antes de hacer y hacer bien aquello que hemos pensado hacer.

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Conceptos GTD: Procesar o aclarar

Procesar o aclarar es el segundo de los cinco pasos de GTD para obtener el control

Consiste en vaciar las bandejas de entrada y transformar todas las «cosas» que tenemos en ellas.
Cuando «procesamos o aclaramos» estamos haciendo un trabajo intelectual. Tenemos que enfrentarnos al significado de las  «cosas» haciéndonos preguntas que nos permitan saber que son y qué significado tienen para nosotros.

«Procesar o aclarar» es decidir y transformar todas y cada una de las cosas de las bandejas de entradas.

Hay seis posibles resultados para cada una de las cosas que hemos cogido de la bandeja de entrada como resultado del ejercicio de pensar y decidir sobre ellas. Estos posibles resultados son: Eliminar, archivar, incubar, delegar, aplazar o hacer.

Aclarar es muy fácil. Tenemos que ir cogiendo los elementos de uno en uno e ir haciendo de forma sistemática estas dos preguntas para cada elemento:

  • «¿Qué es esto?» O lo que es lo mismo y a mí me gusta más, ¿qué significa esto para mí?
  • «¿Es accionable?» O lo que es lo mismo y a mí me gusta más, ¿requiere acción?

Si te ha interesado, puedes leer más en:

Procesar en GTD: Un Ejemplo Práctico

GTD: Procesar es Hacerte Preguntas

La lentitud te da precisión y la precisión te da rapidez

Separando el pensar del hacer

Derribando barreras al procesar tu trabajo con GTD

GTD: Procesar las bandejas de entrada

GTD y como procesar tu bandeja de entrada

Si conoces más artículos sobre este mismo concepto me encantaría que lo dejaras en comentarios y así, entre todos, crear un archivo más completo y con multitud de matices. Gracias 🙂