Usar GTD® nos facilita la tarea de pensar y decidir.
Tú eliges hacia dónde y tú decides hasta cuándo, porque tu camino es un asunto exclusivamente tuyo. Jorge Bucay
Aclarar consiste en ir tomando una a una las «cosas» de nuestras bandejas de entrada y hacerse preguntas sobre ellas.
El proceso de Aclarar comienza con una pregunta sobre el significado de las cosas: ¿qué es esto? (¿qué significa para mí?). En este post vamos a ver cómo seguir.
Una vez tenemos claridad sobre el significado que tiene para nosotros esa «cosa», la siguiente pregunta es: ¿es accionable? o, lo que es lo mismo y a mí me gusta más, ¿requiere acción?
Para esta pregunta sólo hay dos respuestas posibles: sí y no.
Cuando decidimos que algo No requiere acción se abren tres posibilidades:
- Es basura (no tiene utilidad)
- Es para archivar (puede ser útil para algo más adelante)
- Es para incubar (puede requerir acción más adelante)
Cuando decidimos que algo Sí requiere acción, a continuación, debes plantearte otra importante cuestión: ¿cuál es la «Siguiente Acción»?
Una «Siguiente Acción» es la siguiente actividad física y observable para que esa «cosa» avance.
Veamos tres ejemplos, de «Siguientes Acciones», que aparecen en el libro «Organízate con eficacia»:
• Llamar a Fred para obtener nombre y número del taller del que habló.
• Preparar borrador de ideas para el orden del día de la reunión de presupuestos.
• Hablar con Ángela sobre el sistema de archivo que hay que implantar.
Si te fijas en estos ejemplos, verás que se trata de acciones físicas y visibles, es decir, que involucran a nuestro cuerpo y que cualquier persona puede ver cómo las llevamos a cabo.
Una vez que has decidido que Sí requiere acción y cuál es la «Siguiente Acción», se abren otras tres posibilidades:
- Hacerla (sólo cuando la «Siguiente Acción» se pueda hacer en menos de 2’)
- Delegarla (si requiere más de 2’, pregúntate: «¿soy la persona adecuada para hacer esto?» Si la respuesta es no, delégala)
- Aplazarla (si requiere más de 2’ y eres la persona adecuada para hacerlo, aplázala por el momento)
Esta tercera opción es muy importante aplicarla bien. Recuerda que ahora estamos aclarando toda nuestra bandeja de entrada y queremos vaciarla. Aplazar algo simplemente significa que tan pronto hayas terminado de «Aclarar» te podrás poner con tus «Siguientes Acciones».
Esta semana te propongo que si tienes un sistema GTD® en marcha hagas una auditoria del mismo y revises todas tus «Siguientes Acciones» para asegurarte de que son físicas y visibles.
Y, si no usas GTD®, te animo a que empieces. Como puedes ver, ser una persona más productiva es muy fácil.