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Optima infinito

#VidaSinEstrés: decidir es muy fácil con GTD®

| tiempo de lectura 1:53'

Usar GTD® nos facilita la tarea de pensar y decidir.

Tú eliges hacia dónde y tú decides hasta cuándo, porque tu camino es un asunto exclusivamente tuyo. Jorge Bucay

Aclarar consiste en ir tomando una a una las «cosas» de nuestras bandejas de entrada y hacerse preguntas sobre ellas.

El proceso de Aclarar comienza con una pregunta sobre el significado de las cosas: ¿qué es esto? (¿qué significa para mí?). En este post vamos a ver cómo seguir.

Una vez tenemos claridad sobre el significado que tiene para nosotros esa «cosa», la siguiente pregunta es: ¿es accionable? o, lo que es lo mismo y a mí me gusta más, ¿requiere acción?

Para esta pregunta sólo hay dos respuestas posibles: sí y no.

Cuando decidimos que algo No requiere acción se abren tres posibilidades:

  1. Es basura (no tiene utilidad)
  2. Es para archivar (puede ser útil para algo más adelante)
  3. Es para incubar (puede requerir acción más adelante)

Cuando decidimos que algo requiere acción, a continuación, debes plantearte otra importante cuestión: ¿cuál es la «Siguiente Acción»?

Una «Siguiente Acción» es la siguiente actividad física y observable para que esa «cosa» avance.

Veamos tres ejemplos, de «Siguientes Acciones», que aparecen en el libro «Organízate con eficacia»:

Llamar a Fred para obtener nombre y número del taller del que habló.
Preparar borrador de ideas para el orden del día de la reunión de presupuestos.
Hablar con Ángela sobre el sistema de archivo que hay que implantar.

Si te fijas en estos ejemplos, verás que se trata de acciones físicas y visibles, es decir, que involucran a nuestro cuerpo y que cualquier persona puede ver cómo las llevamos a cabo.

Una vez que has decidido que Sí requiere acción y cuál es la «Siguiente Acción», se abren otras tres posibilidades:

  1. Hacerla (sólo cuando la «Siguiente Acción» se pueda hacer en menos de 2’)
  2. Delegarla (si requiere más de 2’, pregúntate: «¿soy la persona adecuada para hacer esto?» Si la respuesta es no, delégala)
  3. Aplazarla (si requiere más de 2’ y eres la persona adecuada para hacerlo, aplázala por el momento)

Esta tercera opción es muy importante aplicarla bien. Recuerda que ahora estamos aclarando toda nuestra bandeja de entrada y queremos vaciarla. Aplazar algo simplemente significa que tan pronto hayas terminado de «Aclarar» te podrás poner con tus «Siguientes Acciones».

Esta semana te propongo que si tienes un sistema GTD® en marcha hagas una auditoria del mismo y revises todas tus «Siguientes Acciones» para asegurarte de que son físicas y visibles.

Y, si no usas GTD®, te animo a que empieces. Como puedes ver, ser una persona más productiva es muy fácil.

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