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Crónicas

#CaféyProductividad: Mi punto de vista

El pasado sábado 21 estuve en el CaféyProductividad de Otoño 2017.

Este evento, que organizan Jeroen Sangers, Jordi Sánchez y Daniel Aguayo desde hace años, se celebró en esta ocasión en Madrid, en las fantásticas instalaciones de Liferay.

Pasé una productiva mañana de sábado disfrutando con la conversación que mantuvimos los 10 bloggers que nos reunimos para compartir nuestros puntos de vista sobre productividad y efectividad.

De forma animada, en este CaféyProductividad, cada uno de nosotros fuimos compartiendo y escuchando los distintos puntos de vista sobre tres temas. Puedes leer sobre lo que allí se dijo en la crónica que ha escrito Vanesa Tejada. Mi intención en este post no es contar lo que allí se dijo, sino compartir mi punto de vista sobre los temas que allí se trataron.

Estrategias que pueden ayudar a que las personas adquieran hábitos productivos tras una formación en productividad personal

Es importante ofrecer la posibilidad de realizar reuniones de acompañamiento para que las personas que quieren adquirir los hábitos sientan que no están solos, sino que cuentan con alguien que les puede ayudar a aclarar posibles dudas y con quien compartir sus experiencias y logros a lo largo de su camino de aprendizaje.

Por otro lado, también es importante facilitar material de referencia para que las personas puedan profundizar, a su ritmo, y ampliar la información adquirida en un curso.

Y, por supuesto, en relación con el aprendizaje concreto de la metodología GTD®, tengo que decir que si quieres tener la seguridad de que estas adquiriendo los hábitos y comportamientos correctos para usar GTD®, mi recomendación es que hagas formación oficial GTD®, la única formación que te asegura que es GTD® de verdad y no una interpretación más o menos acertada de la metodología.

Existen unos principios universales de la productividad/efectividad personal

Al margen de hacer una lista exhaustiva de todos ellos, mi respuesta es sí, sin ninguna duda, existen. Creo que todas las personas – TODAS – somos más efectivas, por ejemplo, cuando:

  • Trabajamos sin interrupciones, en espacios libres de distracciones
  • Prestamos atención a lo que estamos haciendo
  • Aprovechamos nuestra «energía mental»
  • Pensamos antes de hacer
  • Antes de hacer, definimos qué tenemos que hacer y cuándo estará hecho

En definitiva, aunque no haya ningún «manifiesto» al respecto – al lo menos que yo sepa – todas las personas experimentamos que mejora nuestra efectividad cuando actuamos de unas formas concretas. Los principios sobre los que se asientan esos comportamientos son precisamente los principios universales de la efectividad personal.

Objetivos: Cuál es el punto óptimo a la hora de definirlos

Sin entrar en los objetivos que nos vienen impuestos por agentes externos (estos llegan como llegan), para mí lo más importante a la hora de expresar un objetivo que yo me he marcado es que:

  • Me resulte motivador
  • Me dé información de lo que quiero conseguir
  • Tenga asociado acciones concretas para ejecutarlas en mi día a día

Cómo puedes ver, no necesito poner fechas que me angustien, ni machacar mi autoestima por no hacer lo que no he podido hacer.

Lo que sí hago es revisar mis objetivos periódicamente y observar la tendencia, es decir, si mis acciones me acercan o me alejan de ellos. También busco maneras que me ayuden a conseguir mis objetivos con una actitud positiva.

En resumen, los objetivos nos deben ayudar a tener la vida que queremos en lugar de convertirse en una fuente adicional de presión y frustración.

 

Para cerrar, os mando un fuerte abrazo tod@s los que allí estuvisteis y un especial agradecimiento a los organizadores del CaféyProductividad 2017 . Espero que volvamos a vernos.

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Metodologías

Liderar con GTD®

Este post es una traducción al español de otro que publicaron mis colegas ingleses. Escribieron sobre liderar con GTD, en su blog y que me pareció particularmente interesante. Si quieres leer el original puedes hacerlo en: Leading with GTD®

Cuando el líder de un equipo o de una organización adopta GTD®, siente un deseo (casi una necesidad) de ofrecérselo al resto de su grupo.
El deseo de «pasárselo» a otros puede ser altruista («esto me ha venido genial a mi, estaría bien si otros lo tuvieran también»). A menudo suele estar motivado por lo que pasa cuando alguien del equipo empieza a moverse más rápido que el resto. De repente lo que antes era un cuello de botella para el grupo (el líder) se ha convertido en una fuente de ideas, proyectos y otras muchas cosas que ahora fluyen por el equipo.

Cuando a un equipo se le ofrece GTD® como mecanismo de adaptación a esta nueva dinámica, aparece la oportunidad de que surjan sinergias muy interesantes. A lo largo de los años he ido recopilando las mejores prácticas que pueden adoptar los líderes para potenciar la metodología GTD® y así obtener el máximo rendimiento de su inversión. Cosas simples que forman parte de GTD®, pero pueden no ser obvias en un primer momento.

Estaba comentando algunas de ellas con Spencer Hanson de Lufhansa Airplus- quien lleva cinco años liderando con GTD® (puedes ver nuestro caso práctico aquí) – y juntos creamos una lista con todo lo que hemos visto funcionar a largo plazo al liderar con GTD

Así que, para todos los que lideráis equipos grandes y pequeños, aquí tenéis algunas cosas relativamente simples que podéis ir haciendo. Diferentes maneras de comunicar vuestras intenciones sobre esta nueva manera de trabajar, y para maximizar la inversión de ofrecer GTD® a vuestros equipos:

  • Lleva papel a todas las reuniones y demuestra públicamente cómo capturas todas las actividades según van surgiendo. Como líder, tienes impacto en términos de cultura laboral, y la gente copia lo que ve.
  • Pide a tu asistente personal, si lo tienes, que reserve al menos una hora al día para Aclarar y otra hora a la semana para tu Revisión Semanal® – y deja que el resto del equipo te vea haciendo estas actividades. Para ayudar a tu asistente, puedes sugerirle que divida esos tiempos en bloques de 30 minutos . De esta manera poder moverlos y encajarlos junto al resto de tus compromisos sin necesidad de cancelarlos. Habrá días en los que no encuentres tiempo para Aclarar, pero serás consciente de ello e intentarás hacerlo en el primer hueco de tiempo disponible.
  • Mantén completa tus listas de @Agenda para cuando te reúnas individualmente con los miembros de tu equipo.
  • Como extensión de esta misma idea, usa una lista de Agenda llamada @ReuniónDeDepartamento para todos los temas que necesites comunicar públicamente, para que puedas ir añadiendo temas según vayan surgiendo al Aclarar.
  • Mantén una lista completa @A la Espera y úsala para mantener el seguimiento de todas las cosas que estás esperando. Es importante que esto NO lo uses como herramienta para presionar a tu equipo. Es una manera simple de dejarles claro a todos que tú sabes a que se han comprometido, y que harás lo oportuno para que lo cumplan. Sorprendentemente, esto deja de ser necesario en cuanto se dan cuenta de que no se te va a pasar nada por alto nunca.
  • Programa 15 minutos diarios con tu asistente y revisa todos los temas. Revisa  la lista de @Agenda y de @A La Espera que tengas con él/ella para mantener estas interacciones administrativas actualizadas y ágiles.
  • Responde en 24h a todos los emails que recibas. A veces puede ser un simple «Me volveré a poner en contacto contigo», pero indicará que vas en serio con llevar al día tus bandejas de entrada.
  • Integra ideas y terminología útil de GTD® en las conversaciones con el equipo. Por ejemplo, dedica los primeros 5 minutos de la reunión a decidir cuál va a ser «el resultado deseado» de la reunión, y los últimos 10 minutos de la misma a dejar claro quien tiene los «proyectos» y/o «siguientes acciones». Después de delegar algo, también puedes hacer saber a la gente que tienes una lista «A la Espera», o una de “Proyectos Delegados. El lenguaje puede ser útil para transmitir que hay una nueva manera de trabajar.
  • Da visibilidad a tu Revisión Semanal. No puedes forzar al resto para que hagan la suya, pero puedes animarles diciendo cosas como, «De 2 a 3pm el viernes, me gustaría daros a todos una hora para hacer vuestra Revisión Semanal». No necesitáis hacerla a esa hora si no queréis, pero por favor no molestéis a los que sí la hagan ni a mí. Es clave que sea visible que la estás haciendo durante ese tiempo (o al menos con una mínima regularidad, al menos cuando estás en la oficina). Una vez dicho esto, el objetivo principal es que la hagas tú, ya que te permitirá mantenerte al día y pondrá complicado escaquearse al resto.
  • Si el espacio lo permite, proporciona una sala/cafetería con Wifi y con mesas para que puedan hacer su Revisión Semanal. Un lugar alejados de las distracciones e interrupciones de gente que se acerca a pedir cosas (esto es especialmente importante en oficinas de espacios abiertos.)
  • En el periodo posterior a los cursos de GTD® para el equipo, mantén sesiones de repaso donde los más entusiastas puedan compartir sus propios sistemas e intercambiar ideas, consejos, trucos, y herramientas.
  • GTD® no va de ser ordenado, pero tu gente estará buscando pistas para saber qué hacer. Mantén la oficina – y las bandejas de entrada- limpias de papeles y despejadas, el ejemplo lo es todo en estos momentos.
  • Extra opcional para punto de bonus: desglosa tus objetivos en los objetivos de tu equipo. Al menos en teoría (y en la práctica, para muchos de los líderes a los que he ayudado a lo largo de los años), la suma de todos tus “Proyectos” y tus “Proyectos Delegados” (a tus directos) debería igualar lo que la organización te ha pedido hacer en un año cualquiera.

Espero que te haya sido de ayuda. Si has desarrollado otros tips que sirvan de ayuda a la implementación para grupos me encantaría escucharlos. Sólo envía un mail en inglés a edward.lamont@next-action.eu o a mí (paz@optimalab.network) en español, si lo prefieres con la palabra liderar

 

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Reflexiones

Para tener las cosas claras usa GTD®

Para tener las cosas claras usa GTD. Tener las cosas claras sobre qué hacer y qué no hacer es un excelente fin en sí mismo y uno de los resultados de practicar GTD.

Por una parte, con «los cinco pasos» de GTD, mejoramos nuestra productividad personal de forma significativa, como resultado de tener la información sobre todas las cosas que tenemos, o queremos, hacer, así como el enfoque mental adecuado para hacerlas.

Por otra parte, la perspectiva es la parte de la metodología de GTD que nos ayuda a tener más claridad sobre nuestras elecciones y nos permite tener una actitud más proactiva en nuestro día a día.

Pero, aunque la parte de perspectiva parece ser la principal encargada de aportarnos claridad sobre nuestras elecciones, lo cierto es que para muchas personas tener «sensación de control» – un sistema de confianza que les aporta información fiable – les resulta suficiente, y nunca sienten interés por la parte de perspectiva. Esto es lógico ya que, en cierto modo, cuando practicamos «los cinco pasos» de GTD mejora nuestra «perspectiva», aunque no le prestemos atención, a nivel consciente, a los niveles de perspectiva más elevados.

Esto se debe a que tener nuestro mundo bien organizado nos proporciona una «mejor óptica», que favorecerá tener una mejor visión general de nuestro mundo.

Practicar «los cinco pasos» nos facilitan tener un estado mental apropiado para ver con claridad más allá de nuestro día a día.

Todos los usuarios de GTD hemos experimentado como cuando usamos la mente para pensar en lugar de usarla para intentar que no se nos olviden las cosas:

  • Estamos mejor preparados para adaptarnos a los posibles cambios
  • Somos capaces de aprovechar mejor las oportunidades que nos puedan surgir
  • Escuchamos con mucha más claridad lo que nos dicen o, lo que no nos dicen, las personas con las que nos relacionamos.

En definitiva, tener sensación de control también nos ayuda a saber elegir mejor y a ser más proactivos.

Pero dejar de lado la parte de perspectiva es perderse una parte importante de la metodología. Tener ciertas rutinas que nos permitan revisar los factores que influyen sobre nuestras decisiones, nos dará aún mayor seguridad sobre qué estamos tomando las mejores elecciones y evitará que nos sintamos inseguros sobre lo que dejamos sin hacer.

Cuando David Allen nos habla de tener “la mente como el agua”, nos está hablando de tener una mente preparada, enfocada, centrada y libre de interrupciones. Una mente que nos permita hacer aquello que necesitemos hacer en cada momento. Sin embargo, ¿es posible estar completamente centrados en lo que estamos haciendo cuando dudamos sobre lo que deberíamos estar haciendo? ¿Es posible tener claridad sobre la idoneidad de lo que hacemos cuando nunca dedicamos tiempo a pensar sobre nuestro propósito? ¿Podemos decidir bien sin conocer nuestros valores? ¿Somos capaces de ser proactivos  sin saber lo que deseamos que sea nuestra vida en el largo, medio y corto plazo?

El camino hasta haber interiorizado los hábitos que nos propone GTD exige perseverancia durante algún tiempo. Aunque, montar tu sistema GTD completo te aportará múltiples beneficios desde el primer momento. Mi recomendación es que una vez que te sientas cómodo practicando el modelo de «los cinco pasos» empieces con la parte de perspectiva. Hacerlo aumentará tu claridad a la hora de decidir qué hacer en cada momento, te aportará equilibrio entre lo personal y lo profesional, y mejorará tu visión estratégica.

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Series

#Sé+Eficaz 9: ¿La productividad personal te hace más sabi@?

¿La productividad personal te hace más sabi@?

Las cosas no dejan de incordiarte hasta que no has clarificado tus intenciones al respecto (resultado), decidido lo que quieres hacer para realizarlas (próxima acción), y situado recordatorios del resultado y de la acción en lugares que estás convencido que verás con la frecuencia suficiente y en los momentos adecuados.
Esos son los comportamientos que asegurarán que hagas las cosas: definir que significa que esté «hecho», definir qué aspecto adoptará dicho «hacer», e integrar los resultados de esa reflexión en una estructura que promueva su implementación. David Allen

El capítulo 9 del libro, sé más eficaz, me recordó un cuento, el cuento dice así:

Un hombre se le acercó a un sabio anciano y le dijo:

-Me han dicho que tú eres sabio….
Por favor, dime qué cosas puede hacer un sabio que no está al alcance de las demás personas.
-El anciano le contestó: cuando como, simplemente como; duermo cuando estoy durmiendo, y cuando hablo contigo, sólo hablo contigo.
-Pero eso también lo puedo hacer yo y no por eso soy sabio, le contestó el hombre, sorprendido.
-Yo no lo creo así, le replicó el anciano. Pues cuando duermes recuerdas los problemas que tuviste durante el día o imaginas los que podrás tener al levantarte. Cuando comes estás planificando lo que vas a hacer más tarde. Y mientras hablas conmigo piensas en qué vas a preguntarme o cómo vas a responderme, antes de que yo termine de hablar.

Estar, en cuerpo y mente, en lo que estás haciendo en cada momento, puede estar al alcance de «sabios» y de «no sabios». «Estar a lo que estás», sin distracciones, es clave para ser una persona más eficaz. El problema es que nuestro cerebro es un maleducado con buenas intenciones. Digo que es un maleducado porque entra sin llamar, en momentos inapropiados, rompiendo nuestra concentración. Y digo que es bien intencionado porque esos mensajes de nuestro cerebro son para recordarnos asuntos pendientes.

Pues bien, aunque parezca una contradicción, si queremos que nuestro cerebro nos permita estar completamente enfocados en lo que estamos haciendo y evitar autointerrupciones, tenemos que prestar atención a lo que llama nuestra atención, cuando nos llama la atención.

Prestar atención a lo que llama tu atención consiste en:

  1. Sacar de tu memoria todos los frentes abiertos, apuntándolos en un lugar fiable, y «capturar», en cualquier momento, cualquier idea, grande o pequeña, personal o profesional, que irrumpa en tu cerebro sin que tú la hayas llamado.
  2. Decidir qué hacer con todas esas cosas que has sacado de tu cabeza y qué tiene que pasar – que dependa de ti, claro – para dar por resuelto ese frente abierto.
  3. Organizar los recordatorios de tus acciones y los materiales de apoyo de forma apropiada, para tenerlos a mano cuando puedas llevar a cabo las acciones con las que te has comprometido.
  4. Mantener todo tu sistema actualizado y revisado.
  5. Cumplir con tus compromisos y hacer aquello que has decidido hacer.

En mi experiencia, hacer estas cinco cosas de forma sistemática te permitirá estar con tu mente y tus cinco sentidos puestos en aquello que estás haciendo y, de esta forma, ser más eficaz, y, tal vez, más sabio.

*imagen: Neuronas del cerebro. / Pixabay

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Conceptos GTD: Gestiona tu Atención

Conceptos GTD: Gestiona tu Atención.

Prestar atención a lo que llama tu atención es uno de los hábitos que te permitirá gestionar las interrupciones de forma efectiva.

Consiste en capturar o recopilar esas cosas que irrumpen en tu mente e introducirlas en bandejas de entrada para ocuparte de ellas en el momento adecuado.

Es importante tener en cuenta que capturar o recopilar se limita a sacar de tu cabeza lo que ha llamado tu atención, sin pararte a pensar ni decidir sobre ello ni tampoco poner recordatorios al respecto.

Cuando algo irrumpa en tu cabeza, captúralo y continúa con lo que estuvieras haciendo. Más tarde, en el momento adecuado, ya prestaras a «esa cosa» que llamaba tu atención todo el tiempo que se merezca.

La gestión de la atención es un concepto fundamental de cara a nuestra efectividad. No podemos gestionar el tiempo, pero sí podemos hacer una gestión optima de nuestra atención. Nosotros no podemos decidir qué llama nuestra atención, pero sí cómo gestionarlo.

Si te ha interesado, puedes leer más en:

¿A qué le estás prestando tu atención?

Si conoces más artículos sobre este mismo concepto me encantaría que lo dejaras en comentarios y así, entre todos, crear un archivo más completo y con multitud de matices. Gracias 🙂