Categorías
Series

#VidaSinEstrés: Criterios para elegir qué hacer

Veamos los criterios para elegir qué hacer cuando nos vamos a poner a ejecutar trabajo definido.

Nos dice David Allen en «Organízate con eficacia»:

Siempre hay más cosas que hacer que las que puedes llevar a la práctica, y sólo puedes hacer una cada vez. La clave consiste en sentirse tan a gusto con lo que no estés haciendo como con lo que estés haciendo en ese momento.

Este es el tercer post sobre «Ejecutar» el quinto paso de GTD®.

En el primero tienes una visión general. En el segundo tienes información sobre los tres tipos de trabajo. En este escribo sobre el modelo de los cuatro criterios para elegir qué hacer en el momento de ejecutar el trabajo que está en las listas de siguientes acciones.

Hay cuatro criterios que te ayudarán a elegir mejor qué hacer y qué dejar sin hacer cuando te enfrentas al trabajo predefinido. Los tres primeros son criterios limitantes y el último establece los valores jerárquicos que asignas a tus acciones. Estos criterios son:

  1. El contexto.
  2. El tiempo del que dispones.
  3. Tu energía mental disponible.
  4. Tu prioridad.

El contexto

Cuando te pones a trabajar en tus listas de siguientes acciones de GTD® lo primero que deberías tener en cuenta es el contexto.

Aunque algunas acciones se pueden hacer en cualquier contexto —por ejemplo, escribir más de tres ideas viables que permitan solucionar el problema X— la gran mayoría de mis siguientes acciones están limitadas por el contexto. Es decir, para poder hacerlas necesito:

  • Estar en algún lugar. Por ejemplo, en @Casa, en @Oficina o @CentroComercial.
  • Disponer de alguna herramienta en concreto. Por ejemplo, el @Teléfono, el @Ordenador o la @Mochila.
  • Estar junto a una persona o grupo de personas. Por ejemplo @AgendaConJosé @AgendaConLaura @AgendaReuniónDeDepartamento.

Para aplicar este primer criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿Qué soy capaz de hacer en este momento?

El tiempo del que dispones

El segundo de los criterios que necesitas tener en cuenta, cuando estás eligiendo qué hacer, tiene que ver con la cantidad de tiempo de que dispones. Si tienes que entrar en una reunión dentro de 15 minutos, no es muy inteligente ponerte a hacer ninguna siguiente acción que te vaya a llevar más de 15 minutos.

Para aplicar este segundo criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿De cuánto tiempo dispongo hasta que tenga que hacer otra cosa?

Tu energía mental disponible

El tercer criterio limitante tiene que ver con la energía mental disponible. Estarás de acuerdo conmigo en que es una buena práctica hacer coincidir nuestra energía mental con el nivel de energía mental que requieren las siguientes acciones. Tú, seguramente, has experimentado que hacer cosas que requieren alta energía mental cuando estás cansado es un error. Yo, por ejemplo, cuando estoy cansada elijo hacer siguientes acciones como imprimir documentos, enviar un fax o hacer una llamada «de las fáciles» y dejo las acciones que requieren más energía para momentos en los que estoy con las pilas cargadas.

Además, la neurociencia ha demostrado que la idea de la «energía mental» es mucho más que una mera metáfora y que las pupilas son un indicador de nuestro consumo de energía mental.

Para aplicar este tercer criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿De cuánta energía mental dispongo en este momento?

Tu prioridad

Después de tener en cuenta, en orden, los tres criterios anteriores es el momento de plantearte cuál, de entre las siguientes acciones que han pasado los filtros anteriores, tiene un mayor retorno para ti. Este criterio tiene que ver con tu propósito y valores, visión, metas y objetivos, áreas de responsabilidad y proyectos.

Para aplicar este cuarto criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿Cuál de entre mis acciones pendientes es más prioritaria para mí?

Es decir, después de haber filtrado por contexto, tiempo disponible y por energía mental, y solo entonces, filtro por prioridad.

Contado así parece que lleva mucho más tiempo y es más complicado de lo que es en realidad. Es un proceso muy sencillo y apenas lleva unos pocos segundos.

Resumiendo, te recomiendo que siempre antes de ponerte a trabajar en trabajo definido te hagas, por este orden, estas preguntas:

  1. ¿Qué soy capaz de hacer en este momento?
  2. ¿De cuánto tiempo dispongo hasta que tenga que hacer otra cosa?
  3. ¿De cuánta energía mental dispongo en este momento?
  4. ¿Cuál de entre mis acciones pendientes es más prioritaria para mí?
Categorías
Series

#ConfíaEnTusDecisiones: El impacto de las palabras

La diferencia entre las palabras adecuadas y la casi correcta, es la misma que entre el rayo y la luciérnaga. Mark Twain

¿Cómo de importantes piensas que son las palabras que usamos? ¿Qué impacto crees que tienen en nosotros las palabras? ¿Sabes qué efectos tienen en tu cuerpo y en tu mente?

Lee por favor las dos palabras que aparecen a continuación:

Plátanos    Vómito

Nos cuenta Kahneman que, como consecuencia de ver estas dos palabras, en cuestión de segundos:

  • Pasan por nuestra mente imágenes y recuerdos desagradables
  • El rostro se contrae ligeramente en una expresión de disgusto
  • Nos apartamos de forma imperceptible de estas palabras
  • Nuestras pulsaciones aumentan
  • Se eriza un poco el vello de nuestros brazos
  • Las glándulas sudoríparas se activan
  • Establecemos automáticamente una relación causal entre las palabras plátanos y vómito
  • Creamos una vaga representación en la que los plátanos producen náuseas durante un breve periodo de tiempo
  • Estamos especialmente preparados para reconocer y responder a objetos y conceptos asociados a «vómito», como malestar o náuseas, y palabras asociadas a «plátanos», como amarillo y fruta, y quizá manzanas y fresas
  • El «sistema 1» ha advertido el hecho de que la yuxtaposición de estas dos palabras es poco común. Y, de forma automática y sin esfuerzo, esto ha causado cierta sorpresa en nosotros

La mayoría de estos hechos han sucedido de forma silenciosa, ocultos para nuestro yo consciente.

Sabemos que las palabras:

  • Evocan recuerdos
  • Provocan emociones que a su vez provocan expresiones faciales y otras reacciones, como ponerse tenso y hacer gestos de rechazo
  • Hacen que las ideas que evocamos susciten otras ideas
  • Hacen que nuestro cuerpo reaccione con una réplica atenuada de una reacción a algo real
  • Generan reacciones emocionales involuntarias que asaltan nuestro cuerpo

Tomar conciencia del impacto que tienen «una sencilla palabra» en nosotros es importante porque nos ayuda a saber gestionar mejor las emociones que vivimos a causa de ellas.

Por otra parte, el lenguaje que usamos dice mucho de nosotros y de nuestra forma de ser. Las palabras nos permiten comunicarnos con los demás y, en la mayoría de los casos, sin ser plenamente conscientes de ello estamos provocando reacciones emocionales en las personas que las escuchan. Tomar conciencia de esto me hace preguntarme ¿Qué tipo de reacción emocional quiero que vivan las personas con las que me comunico?

Categorías
Series

#VidaSinEstrés: ¿Sabes cuándo has terminado tu trabajo?

La mayoría de las personas hacemos un tipo de trabajo en el que hay que decidir cuándo está terminado.

“En este nuevo milenio ha surgido una paradoja: las personas tienen una calidad de vida mejor, pero al mismo tiempo están aumentando sus niveles de estrés al aceptar encargarse de más cosas de las que les permiten sus recursos.” David Allen

La mayoría de nosotros hacemos un tipo de trabajo al que Peter Drucker llamo «trabajo del conocimiento».

Una de las características de este trabajo es que no tiene unos límites claramente definidos.

Frente al trabajo manual, en el que estaba muy claro lo qué había que hacer y cuándo estaba hecho, nosotros nos encontramos frente a un trabajo con «límites difusos». ¿Qué quiero decir con esto? Para un operario de una fábrica de sardinas es evidente qué tiene que hacer, y también cuándo están enlatadas las sardinas, pero piensa por un momento en un periodista, un directivo o un profesor.

  • ¿Cuándo ha terminado un periodista de recabar información para escribir un artículo? ¿Cuándo puede decir que ya está escrito sin posibilidad de mejorarlo?
  • ¿Hasta qué límite puede un directivo seguir trabajando en una presentación para motivar a su equipo?
  • ¿Cuánto puede un profesor profundizar en su materia y cuánto puede hacer para mejorar en su manera de hacer llegar la información para que otros la aprendan?

Es esta ausencia de márgenes, entre otras cosas, lo que hace que sintamos que nuestro trabajo nunca se termina. Y es también el motivo por lo que en ocasiones vienen a tu mente ideas sobre cosas que piensas que convendría hacer, pero que intuyes, con cierta culpabilidad, que no vas a poder hacer.

Pienso que frente a esta realidad que nos ha tocado vivir, hay un cambio importante que llevar a cabo en relación con nuestras creencias. Ese cambio consiste en aceptar que definir los límites de nuestro trabajo también forma parte de nuestro trabajo.

Y, además, para contrarrestar esta sensación de estrés, e incluso de cierta culpabilidad, es importante aprender a definir esos límites que no vienen «de serie». Esto se consigue practicando el hábito de decidir y, en particular, de decidir:

  • Qué es en concreto lo que hay que hacer
  • Si somos nosotros la persona más adecuada para hacerlo
  • Qué tiene que pasar para que lo podamos dar por terminado.

Si aún no lo haces, te propongo que comiences a ir adquiriendo el hábito de pensar y decidir para definir tu trabajo antes de ponerte a hacerlo. Esta inversión de tiempo será recompensada con creces, haciendo que desaparezca la frustración que sentimos por llevar a cabo un tipo de trabajo en el que no tenemos a priori claridad sobre lo que hay que hacer ni cuándo vamos a poder darlo por terminado.

 

Categorías
Metodologías

Pon a trabajar al planificador que todos llevamos dentro

“Tú ya conoces al planificador más brillante y creativo del mundo: tu cerebro. Tú mismo eres realmente una máquina de planificar: planificas cuando te vistes, comes, vas de compras o simplemente hablas. Aunque el proceso pueda parecer en cierto modo aleatorio, se tienen que producir una serie de etapas bastante complejas antes de que tu cerebro pueda hacer que ocurra algo físicamente.
Tu mente pasa por cinco etapas para realizar prácticamente cualquier tarea:
1. Definir el propósito y los principios.
2. Visualizar el resultado.
3. Lluvia de ideas.
4. Organizar.
5. Identificar las siguientes acciones.”

La mayoría de los proyectos a los que nos enfrentamos son evidentes para nosotros. Evidentes tanto en lo referente al resultado que queremos conseguir, como en las acciones que deberemos llevar a cabo para alcanzarlo. Pero en ocasiones nos encontramos con dudas sobre cómo sacar adelante alguno de nuestros proyectos, o directamente no sabemos por dónde empezar.

Para abordar con éxito esos proyectos, los no evidentes, te propongo usar la «planificación natural de proyectos» que ofrece GTD.

GTD nos dice cómo poner a trabajar al planificador que todos llevamos dentro. El Modelo de Planificación Natural es una forma sencilla de hacer evidentes los proyectos si sigues estos 5 pasos:

  1. Define el propósito y los principios: Responde con claridad la intención con la que llevas a cabo el proyecto: Responde el «por qué» y/o «para qué» lo haces, así como los límites de tu plan. Enumera también los principios básicos que estarán presentes en dicho proyecto.
  2. Visualiza el resultado: Imagina ese resultado una vez conseguido con detalle. Hacer esto te dará información muy útil a la hora de decidir acciones.
  3. Haz una lluvia de ideas: Genera ideas, cuantas más mejor. No apliques ningún filtro a tu imaginación. Si quieres, puedes ir agrupándolas mediante mapas mentales.
  4. Organiza: Estructura tus ideas. Ahora sí, desecha aquellas que no tienen sentido. «Aterriza», organiza y desarrolla el proyecto. Pero, evita la «sobre-planificación», es decir, evita hacer planes que no sabes si se cumplirán y que, con mucha probabilidad, tendrás que desechar. En este paso creamos un boceto del proyecto. Organiza los pilares fundamentales del mismo, pero olvídate de hacer un listado exhaustivo de «todo». Recuerda que estamos en un entorno VUCA y que tendrás tiempo en tus revisiones semanales de reflexionar sobre las acciones más adecuadas según se vayan desarrollando los acontecimientos.
  5. Identifica las acciones siguientes: Piensa en acciones concretas. Identifica acciones físicas y visibles que pongan en marcha tu proyecto, que lo hagan avanzar y que puedas llevar a cabo sin tener que realizar ninguna antes.

Esta metodología de planificación natural de proyectos la puedes usar solo o en equipo y tanto para proyectos de mediana como de mucha dificultad. Es sencilla y eficaz. Te recomiendo que, si aún no la has usado, te animes a hacerlo. Estoy segura de que te encantará y te resultará muy sencillo ser un gran planificador.

 

Categorías
Metodologías

Liderar con GTD®

Este post es una traducción al español de otro que publicaron mis colegas ingleses. Escribieron sobre liderar con GTD, en su blog y que me pareció particularmente interesante. Si quieres leer el original puedes hacerlo en: Leading with GTD®

Cuando el líder de un equipo o de una organización adopta GTD®, siente un deseo (casi una necesidad) de ofrecérselo al resto de su grupo.
El deseo de «pasárselo» a otros puede ser altruista («esto me ha venido genial a mi, estaría bien si otros lo tuvieran también»). A menudo suele estar motivado por lo que pasa cuando alguien del equipo empieza a moverse más rápido que el resto. De repente lo que antes era un cuello de botella para el grupo (el líder) se ha convertido en una fuente de ideas, proyectos y otras muchas cosas que ahora fluyen por el equipo.

Cuando a un equipo se le ofrece GTD® como mecanismo de adaptación a esta nueva dinámica, aparece la oportunidad de que surjan sinergias muy interesantes. A lo largo de los años he ido recopilando las mejores prácticas que pueden adoptar los líderes para potenciar la metodología GTD® y así obtener el máximo rendimiento de su inversión. Cosas simples que forman parte de GTD®, pero pueden no ser obvias en un primer momento.

Estaba comentando algunas de ellas con Spencer Hanson de Lufhansa Airplus- quien lleva cinco años liderando con GTD® (puedes ver nuestro caso práctico aquí) – y juntos creamos una lista con todo lo que hemos visto funcionar a largo plazo al liderar con GTD

Así que, para todos los que lideráis equipos grandes y pequeños, aquí tenéis algunas cosas relativamente simples que podéis ir haciendo. Diferentes maneras de comunicar vuestras intenciones sobre esta nueva manera de trabajar, y para maximizar la inversión de ofrecer GTD® a vuestros equipos:

  • Lleva papel a todas las reuniones y demuestra públicamente cómo capturas todas las actividades según van surgiendo. Como líder, tienes impacto en términos de cultura laboral, y la gente copia lo que ve.
  • Pide a tu asistente personal, si lo tienes, que reserve al menos una hora al día para Aclarar y otra hora a la semana para tu Revisión Semanal® – y deja que el resto del equipo te vea haciendo estas actividades. Para ayudar a tu asistente, puedes sugerirle que divida esos tiempos en bloques de 30 minutos . De esta manera poder moverlos y encajarlos junto al resto de tus compromisos sin necesidad de cancelarlos. Habrá días en los que no encuentres tiempo para Aclarar, pero serás consciente de ello e intentarás hacerlo en el primer hueco de tiempo disponible.
  • Mantén completa tus listas de @Agenda para cuando te reúnas individualmente con los miembros de tu equipo.
  • Como extensión de esta misma idea, usa una lista de Agenda llamada @ReuniónDeDepartamento para todos los temas que necesites comunicar públicamente, para que puedas ir añadiendo temas según vayan surgiendo al Aclarar.
  • Mantén una lista completa @A la Espera y úsala para mantener el seguimiento de todas las cosas que estás esperando. Es importante que esto NO lo uses como herramienta para presionar a tu equipo. Es una manera simple de dejarles claro a todos que tú sabes a que se han comprometido, y que harás lo oportuno para que lo cumplan. Sorprendentemente, esto deja de ser necesario en cuanto se dan cuenta de que no se te va a pasar nada por alto nunca.
  • Programa 15 minutos diarios con tu asistente y revisa todos los temas. Revisa  la lista de @Agenda y de @A La Espera que tengas con él/ella para mantener estas interacciones administrativas actualizadas y ágiles.
  • Responde en 24h a todos los emails que recibas. A veces puede ser un simple «Me volveré a poner en contacto contigo», pero indicará que vas en serio con llevar al día tus bandejas de entrada.
  • Integra ideas y terminología útil de GTD® en las conversaciones con el equipo. Por ejemplo, dedica los primeros 5 minutos de la reunión a decidir cuál va a ser «el resultado deseado» de la reunión, y los últimos 10 minutos de la misma a dejar claro quien tiene los «proyectos» y/o «siguientes acciones». Después de delegar algo, también puedes hacer saber a la gente que tienes una lista «A la Espera», o una de “Proyectos Delegados. El lenguaje puede ser útil para transmitir que hay una nueva manera de trabajar.
  • Da visibilidad a tu Revisión Semanal. No puedes forzar al resto para que hagan la suya, pero puedes animarles diciendo cosas como, «De 2 a 3pm el viernes, me gustaría daros a todos una hora para hacer vuestra Revisión Semanal». No necesitáis hacerla a esa hora si no queréis, pero por favor no molestéis a los que sí la hagan ni a mí. Es clave que sea visible que la estás haciendo durante ese tiempo (o al menos con una mínima regularidad, al menos cuando estás en la oficina). Una vez dicho esto, el objetivo principal es que la hagas tú, ya que te permitirá mantenerte al día y pondrá complicado escaquearse al resto.
  • Si el espacio lo permite, proporciona una sala/cafetería con Wifi y con mesas para que puedan hacer su Revisión Semanal. Un lugar alejados de las distracciones e interrupciones de gente que se acerca a pedir cosas (esto es especialmente importante en oficinas de espacios abiertos.)
  • En el periodo posterior a los cursos de GTD® para el equipo, mantén sesiones de repaso donde los más entusiastas puedan compartir sus propios sistemas e intercambiar ideas, consejos, trucos, y herramientas.
  • GTD® no va de ser ordenado, pero tu gente estará buscando pistas para saber qué hacer. Mantén la oficina – y las bandejas de entrada- limpias de papeles y despejadas, el ejemplo lo es todo en estos momentos.
  • Extra opcional para punto de bonus: desglosa tus objetivos en los objetivos de tu equipo. Al menos en teoría (y en la práctica, para muchos de los líderes a los que he ayudado a lo largo de los años), la suma de todos tus “Proyectos” y tus “Proyectos Delegados” (a tus directos) debería igualar lo que la organización te ha pedido hacer en un año cualquiera.

Espero que te haya sido de ayuda. Si has desarrollado otros tips que sirvan de ayuda a la implementación para grupos me encantaría escucharlos. Sólo envía un mail en inglés a edward.lamont@next-action.eu o a mí (paz@optimalab.network) en español, si lo prefieres con la palabra liderar