Categorías
Series

#VidaSinEstrés: Criterios para elegir qué hacer

Veamos los criterios para elegir qué hacer cuando nos vamos a poner a ejecutar trabajo definido.

Nos dice David Allen en «Organízate con eficacia»:

Siempre hay más cosas que hacer que las que puedes llevar a la práctica, y sólo puedes hacer una cada vez. La clave consiste en sentirse tan a gusto con lo que no estés haciendo como con lo que estés haciendo en ese momento.

Este es el tercer post sobre «Ejecutar» el quinto paso de GTD®.

En el primero tienes una visión general. En el segundo tienes información sobre los tres tipos de trabajo. En este escribo sobre el modelo de los cuatro criterios para elegir qué hacer en el momento de ejecutar el trabajo que está en las listas de siguientes acciones.

Hay cuatro criterios que te ayudarán a elegir mejor qué hacer y qué dejar sin hacer cuando te enfrentas al trabajo predefinido. Los tres primeros son criterios limitantes y el último establece los valores jerárquicos que asignas a tus acciones. Estos criterios son:

  1. El contexto.
  2. El tiempo del que dispones.
  3. Tu energía mental disponible.
  4. Tu prioridad.

El contexto

Cuando te pones a trabajar en tus listas de siguientes acciones de GTD® lo primero que deberías tener en cuenta es el contexto.

Aunque algunas acciones se pueden hacer en cualquier contexto —por ejemplo, escribir más de tres ideas viables que permitan solucionar el problema X— la gran mayoría de mis siguientes acciones están limitadas por el contexto. Es decir, para poder hacerlas necesito:

  • Estar en algún lugar. Por ejemplo, en @Casa, en @Oficina o @CentroComercial.
  • Disponer de alguna herramienta en concreto. Por ejemplo, el @Teléfono, el @Ordenador o la @Mochila.
  • Estar junto a una persona o grupo de personas. Por ejemplo @AgendaConJosé @AgendaConLaura @AgendaReuniónDeDepartamento.

Para aplicar este primer criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿Qué soy capaz de hacer en este momento?

El tiempo del que dispones

El segundo de los criterios que necesitas tener en cuenta, cuando estás eligiendo qué hacer, tiene que ver con la cantidad de tiempo de que dispones. Si tienes que entrar en una reunión dentro de 15 minutos, no es muy inteligente ponerte a hacer ninguna siguiente acción que te vaya a llevar más de 15 minutos.

Para aplicar este segundo criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿De cuánto tiempo dispongo hasta que tenga que hacer otra cosa?

Tu energía mental disponible

El tercer criterio limitante tiene que ver con la energía mental disponible. Estarás de acuerdo conmigo en que es una buena práctica hacer coincidir nuestra energía mental con el nivel de energía mental que requieren las siguientes acciones. Tú, seguramente, has experimentado que hacer cosas que requieren alta energía mental cuando estás cansado es un error. Yo, por ejemplo, cuando estoy cansada elijo hacer siguientes acciones como imprimir documentos, enviar un fax o hacer una llamada «de las fáciles» y dejo las acciones que requieren más energía para momentos en los que estoy con las pilas cargadas.

Además, la neurociencia ha demostrado que la idea de la «energía mental» es mucho más que una mera metáfora y que las pupilas son un indicador de nuestro consumo de energía mental.

Para aplicar este tercer criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿De cuánta energía mental dispongo en este momento?

Tu prioridad

Después de tener en cuenta, en orden, los tres criterios anteriores es el momento de plantearte cuál, de entre las siguientes acciones que han pasado los filtros anteriores, tiene un mayor retorno para ti. Este criterio tiene que ver con tu propósito y valores, visión, metas y objetivos, áreas de responsabilidad y proyectos.

Para aplicar este cuarto criterio te recomiendo que te hagas esta pregunta:

¿Cuál de entre mis acciones pendientes es más prioritaria para mí?

Es decir, después de haber filtrado por contexto, tiempo disponible y por energía mental, y solo entonces, filtro por prioridad.

Contado así parece que lleva mucho más tiempo y es más complicado de lo que es en realidad. Es un proceso muy sencillo y apenas lleva unos pocos segundos.

Resumiendo, te recomiendo que siempre antes de ponerte a trabajar en trabajo definido te hagas, por este orden, estas preguntas:

  1. ¿Qué soy capaz de hacer en este momento?
  2. ¿De cuánto tiempo dispongo hasta que tenga que hacer otra cosa?
  3. ¿De cuánta energía mental dispongo en este momento?
  4. ¿Cuál de entre mis acciones pendientes es más prioritaria para mí?
Categorías
Off-topic

Efectividad: #Yo me quedo en casa

Ante esta dura situación en el que nos encontramos no tenía claro sobre qué quería escribir. Finalmente decidí hablar sobre efectividad. Hoy quiero decirte que ser efectivo es «hacer bien las cosas correctas» y, estos días, hacer lo correcto es quedarse en casa. ¡Hazlo bien!

¡Cuídate mucho y cuídanos!

 

 

Categorías
Series

#VidaSinEstrés: ¿Quién manda en tus decisiones?

Tomar decisiones es necesario para que los asuntos avancen.

Te propongo que hagas un ejercicio que comparte David Allen en «Organízate con eficacia» y que hace que muchas personas experimenten una mejoría en relación con su sensación de control. El ejercicio tiene tres partes:

  •  Primera parte:

Piensa en una de esas «cosas» que de alguna forma está consumiendo parte de tu atención, algo en concreto de lo que creas que debes ocuparte o una situación que te sientes obligado a arreglar, y ponla por escrito. Cualquier cosa que dependa de ti estará bien.
Por ejemplo:

– Unas vacaciones sobre las que hay que tomar algunas decisiones.
– Un cambio que quieres introducir en tu departamento.
– Una posible oportunidad para tu desarrollo profesional.

  • Segunda parte:

Ahora piensa qué necesitarías que sucediera para poder marcar esa «cosa» como «hecha/terminada/completada» y describe en una sola oración cuál es ese resultado deseado.
Por ejemplo:

– He disfrutado de mis vacaciones.
– La información está accesible para todas las personas de mi departamento.
– He participado de forma activa en el nuevo proyecto «estrategia».

  • Tercera parte:

Escribe una acción física y visible «inmediata», es decir, que puedas hacer sin necesidad de hacer nada antes, y que permite que esa situación avance.
Por ejemplo:

– Buscar en Internet dos alternativas de sitios de vacaciones que me gusten y anotarlas para proponérselas a mi familia.
– Enviar un mail al de Tecnología para solicitarle que me asesore en relación con montar un soporte para información en mi departamento.
– Comentar con mi jefa que tengo interés en participar en el proyecto «estrategia».

Hacer este ejercicio suele llevar menos de dos minutos y nos ayuda a decidir nuestras acciones antes de ejecutarlas en lugar de actuar sin pensar, es decir, de reaccionar.

De hecho, este es un hábito fundamental que debes desarrollar si quieres usar GTD®: pensar y decidir antes de hacer en lugar de la mala práctica de reaccionar de forma inconsciente según nos vamos encontrando con los temas.

La mayoría de los temas requieren que pensemos en ellos, probablemente no mucho, pero pensar de forma constructiva nos dará la tranquilidad de saber que es nuestra mente racional la que está liderando nuestras decisiones y la que está al mando a la hora de hacer que nuestros asuntos avancen.

Por eso, si quieres ser tú quién manda realmente en tus decisiones, el reto es tomar conciencia de que reaccionar es automático, pero pensar no lo es.

Categorías
Series

#VidaSinEstrés: Compromisos y buenas intenciones

¿Cómo gestionas tus compromisos?

Una perogrullada básica que he aprendido después de décadas de consultoría y de formar a miles de personas, es que la mayor parte del estrés que padecen proviene de la gestión inadecuada de los compromisos que crean o aceptan. Incluso los que no están conscientemente «estresados». También ellos invariablemente experimentarán más relajación. Experimentan mejor concentración y una energía productiva mejorada cuando aprenden a controlar con más eficacia los «asuntos pendientes» de sus vidas.” David Allen

Nos dice David Allen que manejar correctamente todos nuestros compromisos exige que llevemos a cabo algunas actividades o conductas básicas.

  1. Sacarlos de la cabeza y capturalos en un lugar de confianza al que volveremos para pensar sobre ellos.
  2. Regularmente aclararlos con precisión y decidir si estamos o no comprometidos. En caso de estar comprometidos también hay que decidir qué, en concreto, haremos para conseguir avanzar con los temas.
  3. Después de decidir sobre las acciones que debemos tomar las tendremos que organizar. Colocaremos la información y los recordatorios de nuestras decisiones en un sistema que revisaremos habitualmente.

Desde mi punto de vista, todos nos encontramos con dificultades para gestionar compromisos. Pienso que la más frecuente es precisamente decidir si tenemos, o no, un compromiso firme al respecto.

Pienso que todas las personas, con mayor o menor medida, nos autoengañamos un poquito y cargamos nuestros sistemas de productividad personal con siguientes acciones que nunca llevaremos a cabo, porque realmente no tenemos un compromiso firme de hacer algo al respecto.
Simplemente evitamos decidir «no hacer» porque sabemos que nuestras ajetreadas vidas nos ayudarán a tomar esa decisión por nosotros.

Hacer un ejercicio serio y maduro para decidir adquirir, o no, el compromiso de hacer algo con nuestras capturas, es imprescindible si queremos que nuestras listas de «siguientes acciones» sigan siendo fiables y no se conviertan en listas de «ciencia ficción».

Además, si usas GTD®, sabes que cuentas con la posibilidad de organizar los elementos, sobre los que no tienes claro tu compromiso y deseas posponer esa decisión, en una lista «algún día tal vez».

Dicen que el infierno está lleno de buenas intenciones. Sí usas GTD®, serán tus listas «algún día tal vez» las que estarán llenas de buenas intenciones, mientras que tus listas de «siguientes acciones» contendrán únicamente firmes compromisos.

Categorías
Series

#VidaSinEstrés: Gestión óptima de la mente

” Vacía tu mente, se amorfo, moldeable, como el agua. Si pones agua en una taza, se convierte en la taza, si pones agua en una botella se convierte en la botella, si la pones en una tetera se convierte en la tetera. El agua puede fluir o puede aplastar. Sé cómo el agua. Amigo mío, el agua que corre nunca se estanca, así es que hay que seguir fluyendo”. — Bruce Lee

David Allen, en su libro «Organízate con eficacia», antes de entrar a explicarnos cómo funciona GTD®, nos cuenta los beneficios que podemos llegar a alcanzar si usamos esta metodología de productividad personal. Allen nos habla de un estado mental sin tensión improductiva y nos promete la posibilidad de experimentar lo que los expertos en artes marciales llaman una «mente como el agua», un estado mental al que los atletas de alto rendimiento denominan «la zona».

Nuestra mente, al igual que el agua, tiene la capacidad de reaccionar de forma perfecta. El agua sigue siendo agua en una catarata y en un lago. Puede aplastar, pero no ser aplastada. Puede estar quieta, pero no es impaciente. Se la puede obligar a cambiar su curso, pero no se frustra. El agua reacciona y luego… Vuelve a la calma.

La expresión «la mente cómo el agua» hace referencia al estado mental relajado que alcanzamos cuando nuestra atención es plena y nuestra mente reacciona de forma idónea, al igual que lo hace el agua.

Por el contrario, si estamos agobiados, estresados y nuestra mente está «cargada» de asuntos mal gestionados, es muy probable que reaccione de forma inapropiada. Esta reacción inapropiada puede ser por defecto o por exceso, es decir, prestando a las cosas más atención o menos atención de la que realmente merecen.

Tener una mente relajada, estar «enfocados» y responder perfectamente en función de las circunstancias y las necesidades es posible. Creo que todos los usuarios de GTD® hemos reconocido esos momentos en los que tenemos todo nuestro trabajo bajo control, estamos concentrados en lo que estamos haciendo y somos capaces de ir «tachando» temas con la confianza y la tranquilidad de saber que estamos haciendo lo más adecuado en ese momento.

La herramienta más importante con la que trabajamos hoy la mayoría de las personas es nuestra mente y me parece fundamental aprender a utilizarla bien, gestionándola de manera óptima. Por eso te digo: Be water my friend!