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VI Jornadas OPTIMA LAB: Trabajo efectivo en red

VI Jornadas OPTIMA LAB: Trabajo efectivo en red.

“La red es mucho más que un medio de comunicación; es un medio de interacción personal, organización, relación de larga distancia, y una forma, una cierta atmósfera en la que vida personal y digital están integradas. Ya no vivimos en un mundo físico o virtual, sino en un mundo híbrido que participa de ambas esferas.” Manuel Castells

En OPTIMA LAB seguimos avanzando, aprendiendo, trabajando y, como en años anteriores por estas fechas, celebrando nuestras Jornadas de Innovación en el Palacio de los Infantes del Euroforum.

Esta vez, celebrábamos las sextas jornadas y, como en ocasiones anteriores, alguien – no recuerdo quien – dijo una frase. Una frase que se repite, y se ha repetido, en todas y cada una de nuestras jornadas. Una frase que parece estar grabada a fuego en nuestras mentes. Esa frase es «está todo por hacer». Cierto, pero, por primera vez, empiezo a pensar, tras estas jornadas, que aunque hay mucho por hacer, también hay muchas cosas hechas.

Han pasado muchas cosas desde septiembre del 2014, cuando nos presentamos como una Comunidad de Práctica (CoP) que innova en productividad personal y organizativa.

Las personas que formamos OPTIMA LAB hemos trabajando desde entonces para, «sin caer en la utopía, llevar las cosas desde la imaginación a la evidencia». Algunas de las cosas que han pasado a día de hoy son:

  • OPTIMA LAB se define como una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.
  • Tenemos procedimientos efectivos de trabajo en red y una forma de gestión efectiva de reuniones que nos permiten seguir consiguiendo resultados.
  • Somos los distribuidores oficiales para España de GTD®, el nuevo estándar en productividad personal, y de OPTIMA3®, la metodología de efectividad personal de vanguardia.
  • Seguimos empeñados en ofrecer valor real a la sociedad y nos sentimos satisfechos manteniendo relaciones de confianza y colaboración, a largo plazo, con los clientes.

Sobre lo vivido en estas últimas jornadas, os contaré que he echado mucho de menos a Jesús Serrano, quien ha decidido tomar oxígeno y recuperar el equilibrio. También, que fue todo un placer desvirtualizar a Alberto Almoguera, blogger de productividad, y que me siento afortunada por haber pasado estos días con mis compañeros y amigos de OPTIMA LAB: Jerónimo, Antonio José, David, Cruz y José Miguel.

Sobre lo que hemos estado haciendo estos días, destacaría lo aprendido, de la mano de Jerónimo, sobre el taller de oficial de GTD®. Lo interesante y enriquecedor del trabajo que nos presentó Antonio José Masiá sobre nuestros niveles de felicidad en el trabajo, por medio de la metodología del iOpener Institute, y que quedé encantada y con ganas de que María Montaña Redondo nos contara aún más cosas sobre el dress-code.

Además, en esta ocasión, tuvimos un fantástico cierre de la mano de Oscar Moussa, que ha hecho un gran trabajo con este video-resumen de estas jornadas. Espero que os guste.

Puedes leer más crónicas en:

VI Jornadas OPTIMA LAB: knowmads en acción
VI Jornadas OPTIMA LAB: Las personas son la caña
VI Jornadas OPTIMA LAB: Haciendo bien las cosas correctas
VI Jornadas OPTIMA LAB: Esencia de Efectividad
Y próximamente en Experiencia Productiva

 

 

 

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Sé+eficaz 31: Cómo afecta a tu organización el correo electrónico

¿Cómo afecta a tu organización el correo electrónico?

Todo el mundo sabe que para ser una organización de alto rendimiento es necesario que la comunicación circule de forma ágil entre los miembros de dicha organización. A día de hoy, en la mayoría de las organizaciones, esto quiere decir que para que una organización tenga un rendimiento óptimo, es de vital importancia que todas las personas gestionen de forma eficaz su correo electrónico.

El hecho de que personas de la organización mantengan correos «encallados» en su inbox más tiempo de lo razonable, hace que se creen cuellos de botella, que a su vez hacen que empeore, en mayor o menor medida, el rendimiento de la organización y que aumente el estrés de las personas afectadas por dicha información.

Todos nos encontramos con el inconveniente de que la información «relevante» llega mezclada con la información «basura» . Los asuntos «urgentes», que se deben responder lo antes posible están junto a otros insignificantes. Esto hace que tengamos que revisar todos nuestros correos para poder saber qué hacer con ellos, aunque el volumen, en ocasiones, sea brutal.

Desarrollar los hábitos necesarios para gestionar de forma sistemática el flujo de trabajo aumentará nuestra productividad personal y, como dice Jerónimo Sánchez, « el correo electrónico puede ser una herramienta altamente efectiva si sabes gestionarla correctamente, y ni el número ni la naturaleza de los correos debería ser un problema de productividad si desarrollamos los hábitos adecuados».

Hacer bien nuestro trabajo nos exige usar herramientas de comunicación. Las herramientas de comunicación nunca deben ser la causa que nos impida hacer nuestro trabajo.

Aumentamos la efectividad de nuestra organización cuando evitamos contaminar con correos basura. Cuando buscamos la forma de comunicación más eficaz para cada situación y gestionamos de forma ágil y responsable todas las comunicaciones que recibimos. Piensa en  cómo afecta a tu organización el correo electrónico.

Una organización en la que las personas gestionan de forma eficaz la comunicación es una organización más efectiva. ¿Te has parado a pensar cuántas complicaciones innecesarias se evitarían las personas de tu organización si todas procesarán de forma ágil el mail? ¿Podrían ser personas más responsables y proactivas con las comunicaciones que reciben?

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#Sé+Eficaz 11: Reducir incoherencias aumenta tu productividad

Reducir incoherencias aumenta tu productividad.

Hay millones de personas esperando la inmortalidad que no saben qué hacer con sí mismas una tarde lluviosa de domingo. Susan Ertz

En el capítulo 11, David Allen nos dice que:

«Todos nosotros, a nivel tanto personal como empresarial, tendemos a negarnos inconscientemente la posibilidad de conseguir cosas nuevas y mejores, porque tenemos miedo de no estar a la altura. La mayoría de nosotros pensamos que queremos «más» de muchas cosas: más dinero, más clientes, más responsabilidad, más diversión, más tiempo. ¿Pero lo queremos realmente? He aprendido que lo que quiero conscientemente es solo una parte de lo que dirige mis “energías creativas” y que “limpiar” y racionalizar todos los sistemas de la vida y del trabajo aumentan la capacidad para asumir una mayor implicación en el mundo.»

Reducir las incoherencias aumenta nuestra productividad personal. Sabemos que es muy recomendable hacer «orden mental» y, seguramente, la mayoría de nosotros hemos experimentado los beneficios, en términos de eficiencia, que produce conciliar lo que hacemos con lo que sentimos y con lo que pensamos.

Pero las prisas, y nuestro día a día, nos ponen difícil prestar atención a las «incomodidades» que nos avisan de que las cosas no van bien. Los avisos de nuestro inconsciente, en forma de pensamientos recurrentes o de «síntomas físicos» difíciles de expresar con palabras, son algunas de las muestras de estas tensiones internas entre «lo que realmente queremos», a nivel inconsciente, y «lo que creemos que queremos», a nivel consciente. Además, esas incoherencias, que a nivel personal vivimos sin apenas darnos cuenta, se muestran con total claridad a las personas de nuestro entorno. Nuestras incoherencias son evidentes cuando nuestras palabras dicen una cosa y nuestra comunicación no verbal dice otra distinta.

Si realmente quieres combatir las incoherencias, una buena estrategia es:

  • Capturar todos esos «avisos» del inconsciente, empezando, por ejemplo, por prestar atención a esas pequeñas señales físicas.
  • Pararte a pensar, a fin de entender la correlación entre los acontecimientos y las «señales».
  • Preguntarte qué tendrías que hacer para que «esas cosas» dejaran de «incomodarte». Hacer un ejercicio de autoanálisis ayuda a entender los motivos de las incoherencias y lo que están diciendo de ti.
  • Actuar. Introducir cambios, practicando el método de ensayo/error. Una vez que se ha entendido de qué se trata, entonces se puede actuar sobre ello y romper así con las tensiones internas.

Reprocharnos lo que hacemos, o lo que deberíamos dejar de hacer, es improductivo y además nos resta energía. Por el contrario, detectar, capturar y entender lo que está «actuando» en nuestra mente, y empezar a introducir acciones encaminadas a producir los cambios necesarios para que las incoherencias desaparezcan, aumentará nuestra productividad personal.

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III y IV Jornadas OPTIMA LAB: Tomando decisiones sensatas

III y IV Jornadas OPTIMA LAB:

OPTIMA LAB
es una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas

Ha pasado apenas un año desde aquellas primeras Jornadas de Innovación OPTIMA LAB en El Escorial, en septiembre de 2014, y ya hemos celebrado las IV.

Durante este tiempo los nodos de OPTIMA LAB hemos compaginado el trabajo en remoto con las jornadas presenciales. Personalmente me gusta mucho este «mix” entre trabajo remoto y trabajo presencial. Trabajar en remoto me ayuda a tener equilibrio entre lo personal y lo profesional y permite avanzar a buen ritmo los proyectos. Por otro lado, el trabajo durante las jornadas con mis compañeros de red me aporta ir tejiendo esos lazos humanos de confianza y amistad que hacen del trabajo algo muy saludable, además de permitirnos trabajar aquellos temas que entendemos se tratan de forma más eficiente cuando estamos todos juntos.

Tanto en las III jornadas de OPTIMA LAB que tuvieron lugar en Elche (Alicante) del 5 al 7 de junio como en las IV jornadas celebradas en Las Matas (Madrid) los pasados días 5, 6, y 7 de septiembre, estuvimos aprendiendo y trabajando, junto al consultor artesano Juanjo Brizuela, sobre branding. Además, en estas últimas, contamos también con la consultora artesana Naiara Pérez de Villarreal para que nos ayudara en temas de identidad digital en red.

Con el más puro estilo «aprender haciendo», hemos abordado estos temas desde un enfoque de transparencia. Hemos tratado de ser coherentes entre lo que hacemos y lo que decimos que hacemos. Hemos tratado de ponernos en la piel de nuestros clientes y también hemos hecho el ejercicio de mirarnos a nosotros mismos y observar nuestra diversidad.

Durante estas jornadas me he reído, he aprendido y siento que hemos trabajado mucho y muy bien. Hemos construido cimientos y hemos integrado visiones y puntos de vista. Ha habido mucho debate. He podido confirmar, una vez más, que es posible encontrar soluciones de suma positiva cuando defiendes tu postura con comunicación directa y escuchas con interés genuino la visión de los otros.

Actualmente, los nodos de la red OPTIMA LAB somos: Antonio José Masiá, Cruz Guijarro, David Sánchez, Enrique Gonzalo, Jesús Serrano, José Miguel Bolívar, Jerónimo Sánchez y yo misma. Aprovecho para mandar un saludo a Silvestre Segarra que, aunque nos acompañó en los primeros pasos de OPTIMA LAB, ha decidido centrarse en otros temas.

Yo diría que, en resumen, estos días, hemos hecho tres cosas:

  • Nos hemos parado sistemáticamente a pensar antes de hacer.
  • Hemos intentado tomar siempre decisiones sensatas.
  • Hemos completado muchas siguientes acciones

Y estas tres cosas, sin duda, nos han ayudado a seguir creciendo y madurando como red productiva.

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II Jornadas OPTIMA LAB: Viviendo la Productividad

II Jornadas OPTIMA LAB: Viviendo la Productividad.

Los miembros de OPTIMA LAB, Antonio José Masiá, Cruz Guijarro, José Miguel Bolívar, David Sánchez, Silvestre Segarra, Jesús Serrano, Jerónimo Sánchez y yo celebramos nuestras segundas jornadas de innovación en productividad el pasado mes de diciembre.

Se trató de una experiencia altamente productiva y quisiera compartir lo que considero las claves que hicieron de estas jornadas todo un éxito.

  1. El entorno: Para mí, salir del frenético ambiente navideño de Madrid y sumergirme en el ritmo sosegado y amable de la ciudad de Tudela. Esto me facilitó un estado anímico positivo y productivo.
  2. Las personas: Los miembros de OPTIMA LAB, todos ellos desde su particularidad, son personas que además de tener en su ADN los hábitos productivos, creen sinceramente en la inteligencia colectiva. Personas que practican la comunicación directa y demuestran un profundo respeto hacia el resto de los miembros del grupo. El resultado visible de trabajar con estas personas, además de la experiencia personal, ha sido la creación de un entorno humano, acogedor y seguro. Un entorno que ha permitido que expresáramos nuestra parte más creativa.

  3. La organización: Jesús Serrano hizo un excelente trabajo. Él preparo el evento al detalle. Esto permitió que no nos tuviéramos que preocupar por nada y así poder estar centrados en el trabajo.
  4. La falta de planificación tradicional: Llegábamos a Tudela «sin agenda» aunque con mucho que hacer. Teníamos el trabajo perfectamente procesado y organizado en lo que en GTD se llama una lista de próximas acciones. Estaban organizadas según contexto y fuimos decidiendo qué hacer dependiendo de nuestro nivel de energía y del tiempo disponible. El resultado, créeme, ha sido impresionante.
  5. La búsqueda de equilibrio en roles: Siguiendo la metodología Belbin creamos grupos de trabajo, de dos o tres personas, buscando que estuvieran presentes y de forma equilibrada, los nueve roles, para conseguir así maximizar el rendimiento.
  6. Aprovechamiento de los estados productivos: Seguramente habrás oído decir que para ser productivo hay que gestionar el tiempo, pero eso es un error, ya que la verdadera productividad es completamente independiente del tiempo. La productividad, del trabajador del conocimiento, tiene que ver con la gestión de la atención. Tuvimos un estado de concentración adecuado, lo que algunos llaman estado de flujo. Cuando entras en este estado es muy importante que se haga lo posible por mantenerlo en el tiempo y se proteja de cualquier tipo de interrupción. Sin duda, otra de las claves que hizo de nuestro encuentro un fin de semana productivo es que no gestionamos el tiempo sino que gestionamos nuestra atención.
  7. Nos divertimos: Nos reímos mucho. La actitud positiva y el sentido del humor ha sido otra de las claves productivas. Nos lo pasamos muy bien tanto en los ratos de trabajo como en las comidas, cenas, descansos o cafés. Realmente mezclar el trabajo con la diversión es una práctica muy recomendable.

Seguimos trabajando, enredando y enredados, y seguiré compartiendo nuestra experiencia por si os resulta de utilidad.