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#VidaSinEstrés: Reflexionar para elegir con confianza

El cuarto paso de GTD® es reflexionar. Consiste en revisar regularmente tu sistema de recordatorios para mantener su fiabilidad y obtener una perspectiva global sobre todos tus asuntos.

Estoy hablando del hábito de la revisión semanal, ese hábito clave para no «caerte de la tabla» cuando usas GTD®.

Nos dice David Allen en «Organízate con eficacia» que la revisión semanal es el momento de:

  • Reunir y procesar todos tus asuntos.
  • Revisar tu sistema.
  • Actualizar tus listas.
  • Limpiar, aclarar,actualizar y completar.

¿Qué valor tiene la revisión semanal?

Cuando revisas tu sistema GTD® y es un sistema completo, obtienes una visión global que te permitirá ganar perspectiva y así poder elegir con confianza qué hacer en cada momento.

Hay personas a las que les cuesta ver el valor a la revisión semanal, probablemente por el hecho de que estas personas no tienen un sistema GTD® completo. Es la pescadilla que se muerde la cola; cuanto más completo es el sistema, más confías en él; y cuanto más confías en él, mayor es tu motivación para mantenerlo, más fiel eres a la revisión semanal y más beneficios obtienes.

Creéme cuando te digo que es muy recomendable adquirir el hábito de hacer la revisión semanal. Sé —por propia experiencia— que cuando dejas de hacerla desaparece la confianza en tu sistema, vuelven los olvidos, regresa la sensación de estrés y dejas de ejecutar con la confianza de estar tomando la elección adecuada sobre qué hacer—y qué dejar sin hacer—en cada momento.

¿Cuál es mi manera de hacer la revisión semanal?

Si quieres leer sobre la revisión semanal, paso a paso, te recomiendo que leas la serie que escribió mi compañero Jordi. En este post no entraré en detalles, pero te contaré mi actitud frente a la revisión semanal, por si te resulta de utilidad. Yo, durante mis revisiones, trato de revisar mi sistema desde tres enfoques:

  1. Por un lado, busco tener la mente abierta, salir del corto plazo, dar un paso atrás y mirar mi «mundo» en su conjunto desde una perspectiva más amplia.
  2. Trato de tener ojo crítico y minucioso. Busco mejorar el contenido de mi sistema, especialmente las siguientes acciones. Miro si están bien redactadas, si son concretas y si las puedo hacer sin necesidad de completar nada antes.
  3. Busco coherencia entre la persona que soy, la que quiero ser y lo que hay en mi sistema. Cuando me encuentro con una de esas siguientes acciones que empiezan a «oler», le dedico unos segundos para entender qué está pasando y poder tomar alguna decisión sobre ella.

Hoy te recomiendo que hagas tu revisión semanal cada semana porque, sin duda, reflexionar es siempre una buena inversión. ¿Te animas?

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#ConfíaEnTusDecisiones: En busca del sentido crítico

No es fácil tener sentido crítico

“La inteligencia no es solo la capacidad de razonar; es también la capacidad de encontrar material relevante en la memoria y enfocar la atención cuando se necesita.” Daniel Kahneman

Empezaré, en esta ocasión, presentando un argumento lógico: dos premisas y una conclusión. Y os invito a que decidáis con la mayor rapidez posible si la conclusión a la premisa es válida teniendo en cuenta la lógica:

Todas las rosas son flores.
Algunas flores se marchitan pronto.
Luego algunas rosas se marchitan pronto.

¿Qué piensas, das por válido este razonamiento?

Nos dice Kahneman que al igual que pasaba en el problema del bate y la pelota, la gran mayoría de estudiantes universitarios fallaron en este ejercicio. Es decir, la mayoría de las personas dieron por válido este silogismo, aunque es erróneo.

Si lo piensas verás que la argumentación es imperfecta. Es posible que no haya rosas entre las flores que se marchitan pronto.

El hecho de que la mayoría fallemos en este ejercicio nos está diciendo que es muy probable que las personas que aceptan una conclusión como verdadera están dispuestas a creer argumentos que parezcan respaldarlo, aunque sean falsos.

Me parece que el resultado de este experimento deja el sentido crítico de las personas en bastante mal lugar. El hecho de que, si creemos que una conclusión es verdadera, muy probablemente estaremos dispuestos a creer argumentos que parezcan respaldarlo, aunque sean falsos, hace que las personas seamos facilmente manipulables y vulnerables.

El problema está en que el sentido crítico que debería llegar de la mano de nuestro «Sistema 2» de pensamiento nunca llega cuando aceptamos la conclusión que nos ofrece de forma rápida y sin ningún esfuerzo el «Sistema 1».

Desconfiar de nuestro «Sistema 1» significa desconfiar de nuestras intuiciones y eso es complicado. Además, la falta de motivación o interés por muchos temas hace que pasemos muchas cosas por alto.

Pero, aunque sea difícil de reconocer cuándo estamos cometiendo errores con nuestras decisiones, saber que los cometemos de forma habitual me parece un buen comienzo para tratar de estar alerta cuando estamos frente a situaciones que pueden tener consecuencias negativas para nosotros.

Mi recomendación en esta ocasión, teniendo en cuenta la facilidad con la que yo misma he aceptado el argumento de las flores, es que no nos precipitemos. Que tratemos de analizar la información con calma e intentemos ser críticos con las afirmaciones tanto de otras personas como las que nos ofrece nuestro cerebro sin haber pensado antes en ellas.

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#efectividad2017: Tu actitud es más serena y tu presencia más «plena»

Natalia nos cuenta cómo tener una actitud más serena y una presencia más «plena»

Esta es la sexta de las entrevistas que en OPTIMA LAB estamos realizando desde enero de 2017 con motivo del «año de la efectividad».

Hoy entrevistamos a Natalia Gonzalez, Senior HR Business Partner en Janssen-Cilag Pharmaceuticals.

Cuando conocí a Natalia me llamo la atención su gran simpatía y la firme determinación que sabía mantener incluso en los momentos más difíciles y su actitud frente a la vida.

Para mi Natalia es un claro ejemplo de profesional implicada en su desarrollo personal y profesional, y que buscó en GTD® una herramienta que le permitiera dar lo mejor de ella misma en todas las facetas de su vida. En esta entrevista nos cuenta su experiencia. Espero que disfrutes con su lectura.

Natalia, ¿cómo llegaste al mundo de la efectividad personal?

A través de contactos en el ámbito profesional.

¿Cómo fueron tus ‘primeros días’ al iniciarte en el mundo de la efectividad personal?

Los primeros días/semanas fueron caóticos, con la sensación de tener que hacer más trabajo que el que ya tenía. Incluso diría que fueron confusos.

¿Cuáles fueron los principales obstáculos con los que te encontraste? ¿Cómo los superaste?

Los principales obstáculos fueron entender bien los conceptos de GTD® (qué es capturar, procesar, etc.) y reeducar hábitos. Fue más fácil empezar a capturar (nuevo hábito) que modificar mi forma de trabajar con el mail.

Para mi fue clave tener una magnifica coach que me ayudara a dar seguimiento durante todo el proceso de incorporación de la metodología. Creo que es fundamental en los inicios contar con alguien que asegure que estás apuntalando bien los primeros pasos. Si no, puedes desanimarte fácilmente.

También creo que es importante la motivación que se le ponga al cambio, y confianza plena en que el método GTD® es lo que necesitas. Y paciencia…

¿Cuáles son los logros que te ha causado una mayor satisfacción conseguir?

Vivir la sensación de control, de saber que hago lo que quiero hacer en este momento. Apreciar como tu mente está tranquila, «sin ruido». Otro momento importante para mi fue después de una gran «caída del vagón», al darme cuenta de lo rápido y efectivo que fue volver a tomar las riendas con el método.

¿Cómo ha contribuido la mejora de tu efectividad personal en tu entorno y/o en tu organización?

Cuando tienes más dominio de lo que haces, tu actitud es más serena y tu presencia más «plena» con la gente, y ese es el feedback que he recibido. También percibo que he ganado en eficacia, no por hacer mas cosas, si no porque ahora priorizo lo que importa y eso también es un impacto en la calidad de tu trabajo.

¿Qué tipo de reacciones has observado en las personas que te rodean a raíz de tu nueva manera de trabajar?¿Qué te decían al observar esa actitud más serena?

De todo, desde interés hasta incredulidad.

¿Qué hábito en particular destacarías como especialmente útil o valioso para ti?

Diría dos, capturar y la revisión diaria (que es la que más me cuesta).

¿Cómo convencerías a un amigo de que se anime a mejorar su efectividad personal?

Creo que GTD® hay que conocerlo «a poquitos», a no ser que estés convencido de que necesitas un cambio y te lances al 100% por confianza en el método (como hice yo 😏).

Más allá de contar mi experiencia, yo suelo explicar pequeños tips del método que creo que son prácticos, anticipando que el éxito del método se basa en ser «puristas». Cuando la gente ve ganancias con cambios tan pequeños se va convenciendo y queriendo más.

¿Alguna anécdota, que quieras compartir, respecto a tu proceso de mejora, o como consecuencia de haber conseguido ser una persona más efectiva?

Yo siempre pongo el mismo ejemplo; antes de «ser GTD®» me era muy difícil rendir al 100% en el trabajo (con horarios de 10/11 horas) y estar presente en casa con mis hijas (por supuesto no me planteaba nada más).

Hoy soy capaz de conciliar mi vida familiar y profesional, sintiendo que soy efectiva en ambas facetas, tengo tiempo para mi pareja y amigos y, además, practico un nuevo hobby!

 

Muchas gracias, Natalia.

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Metodologías

La acción con visión marca la diferencia

“La visión sin acción es un sueño. Acción sin visión es simplemente pasar el tiempo. Acción con visión es hacer una diferencia positiva.” ― Jack Welch

En el modelo de 6 niveles de perspectiva de GTD® «la visión» es el quinto y penúltimo de los «horizontes de enfoque».

Como decía en un post anterior, la pregunta que nos propone David Allen en este nivel para dar respuesta a cómo queremos que sea nuestra vida es «¿qué aspecto tendrá, cómo sonará, cómo sentiré el éxito a largo plazo?».

Además de la pregunta que nos dice David Allen, te propongo de forma personal, una manera de construir la visión y una serie de preguntas que pueden ayudarte a concretarla.

Empieza por imaginar que ya tienes lo que deseas y presta atención a cómo te sientes. A continuación, como si estuvieras escribiendo una novela, toma nota de la información que te puede aportar responder a estas preguntas mientras sigues imaginando que tienes eso que deseas:

  • ¿Hay más personas contigo en tu visión, quiénes son, cómo son?
  • ¿Cuándo y dónde tienes lo que deseas?
  • ¿Qué tipo de cosas haces?
  • ¿Qué observas, que puedes ver a tu alrededor?
  • ¿Qué te dicen las personas de tu entorno y qué les dices tú? ¿Qué te dices a ti mismo?
  • ¿Cómo te comportas, qué tipo de cosas haces y qué cosas has dejado de hacer?
  • ¿Qué competencias han sido claves para conseguir tu visión?
  • ¿Qué tipo de habilidades estas desarrollando?
  • ¿Qué tipo de persona eres?
  • ¿De qué manera concreta estás viviendo tu propósito?
  • ¿Qué cambia en tu mundo cuando estás viviendo tu visión?

Si respondemos a estas preguntas con el suficiente detalle tendremos una imagen bastante clara de cómo queremos que sea nuestro futuro y eso nos ayudará a detectar oportunidades, a tomar decisiones y a identificar las acciones que, desde hoy, nos pueden acercar a nuestra visión.

Te recomiendo que revises tu visión de forma regular si quieres mantenerla activa y presente. Y aunque es muy probable que tengas que actualizarla cuando las circunstancias cambien, o sea necesario reconsiderar alguna situación, “la creación de una visión de lo que queremos lograr permite que nuestras acciones estén dirigidas a lo que verdaderamente es significativo en nuestras vidas”, como dice Stephen Covey.

En mi experiencia, tener presente mi visión me ayuda a ser una persona más proactiva, aumenta mi motivación, facilita que encuentre alternativas, sirve para cambiar comportamientos que no me favorecen y me hace sentir mayor control sobre hacia dónde me dirijo.

Y tú, ¿tienes ya tu visión?

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Se+eficaz 52: ¿Quiénes usan GTD®?

¿Quiénes usan GTD?

“Busca el éxito, no la perfección. Nunca renuncies a tu derecho a equivocarte, porque entonces perderás tu capacidad de aprender cosas nuevas y de salir adelante en tu vida. Recuerda que el miedo siempre acecha detrás del perfeccionismo. Afrontar tus miedos y concederte el derecho a ser humano puede convertirte paradójicamente en una persona mucho más feliz y mucho más productiva.” Dr. David M. Burns

El último capítulo del libro «Sé más eficaz» lleva por título “Los mayores éxitos surgen del mayor número de fracasos” y, aunque no tengo nada en contra de los fracasos, ya que entiendo que son parte del proceso de aprendizaje, no comparto esa afirmación. En mi experiencia, mis mayores «desastres» han surgido del mayor número de fracasos.

Según dicen, los aviones llegan a su destino, aunque estén fuera de su trayectoria ideal la gran mayoría del tiempo, porque corrigen constantemente su rumbo. Yo no sé si esto es cierto, pero, en cualquier caso, no creo que el motivo de su éxito sea que constantemente corrigen su error, sino la claridad sobre el lugar al que quieren llegar unido a que van tomando decisiones acertadas en cada momento en función de su posición y su objetivo. Es decir, practican la «planificación adaptativa».

Coincido completamente con David Allen en que un gran enemigo de cualquier aprendizaje es la búsqueda inmediata de la perfección. Frente a nuestros errores, podemos tomar la decisión de aprender de ellos, y modificar nuestro comportamiento para así conseguir aquello que nos proponemos o, por el contrario, aprovechar nuestros errores para flagelarnos, sentirnos mal y tener una excusa fácil para abandonar.

Lo importante, desde mi punto de vista, para alcanzar el éxito en cualquier actividad que requiera un cambio de hábitos, es afrontar dicho aprendizaje con deportividad y ser «inasequible al desaliento». Es decir, ser una persona «cabezota», o resiliente, que suena mejor 😉

En mi caso, el éxito en el aprendizaje de GTD fue debido a tener una motivación clara que me empujara a usar esta metodología, junto a la determinación de volver a mi sistema todas las veces necesarias aunque, en algunas épocas o circunstancias, dejara de usarlo. Curiosamente, estos dos factores son los mismos que he visto en todas las personas que conozco que usan GTD.

Cuando me preguntan qué tipo de personas consiguen adoptar GTD, mi respuesta siempre es la misma: solo practican y aprenden GTD aquellas personas que tienen motivación, es decir, motivos que les llevan a hacer el esfuerzo de cambiar sus hábitos y, además, el firme compromiso de seguir intentándolo, las veces que sea necesario, hasta cambiarlos.

Por otro lado, si eres de esas personas que ya se han embarcado en el viaje de aprender GTD, y tienes los motivos y el compromiso necesario, te recomiendo que pongas tu atención en el objetivo, más que en tus errores, y que en cada momento tomes las mejores decisiones que te ayuden a alcanzar tu destino.