¿Cómo y Cuándo se revisan nuestros Proyectos?

Somos más efectivos cuando revisamos nuestros proyectas ¿Cómo y cuándo se revisan?

«Si piensas de verdad una vez a la semana, podrás confiar en tus elecciones el resto del tiempo» David Allen

David Allen nos recomienda revisar nuestros proyectos:

1. En nuestra «revisión semanal», para actualizar el estado de todos ellos.
2. Cada vez que tengamos la sensación de que algún proyecto clave se está quedando atrás.
3. Siempre que sintamos que hemos perdido la sensación de control de nuestras prioridades a corto plazo

El momento más habitual en el que revisamos nuestros proyectos es la «revisión semanal». Y, hacer la revisión semanal es un factor clave para mantener una visión de conjunto de nuestro sistema GTD®.

En mi experiencia, aunque en ocasiones sea complicado sacar una o dos horas para hacer una revisión semanal, dedicar el tiempo necesario para reflexionar sobre todos los temas que tenemos que sacar adelante nos aporta información muy relevante, que compensa con creces la inversión de tiempo.

David Allen nos dice en su libro – Haz que funcione – que la «revisión semanal» engloba un conjunto de procedimientos específicos para «ponerse en guardia de verdad». Aunque cualquier momento es bueno, nos recomienda hacer las revisiones al final de la semana de trabajo. También nos dice que la función de la revisión semanal es la de mantenernos despiertos, actualizados y creativos.

La revisión para mantenerte despierto:

Consiste en atrapar todos los aspectos que se pueden haber acumulado en nuestro entorno y en nuestra mente y que aún no hemos introducido en tu sistema.

En la práctica, esto consiste en capturar y aclarar todos los incompletos que tengamos en nuestra cabeza y, por supuesto, en cualquiera de nuestras múltiples bandejas de entrada, como, por ejemplo: correo electrónico, bolso, maletín, mochila, bolsillos, mesas de trabajo, post-it…

La revisión para mantenerte actualizado:

Consiste en poner al día los listados de acciones y proyectos que no hemos podido actualizar durante la semana.

Examinaremos nuestras siguientes acciones para detectar si alguna de ellas ha pasado a ser un proyecto.

Tachamos aquellas acciones que se han completado y que, por diferentes motivos, no hemos tachado todavía.

Revisaremos la lista de asuntos delegados.

Miraremos si está actualizada tu lista de proyectos o es necesario añadir, o eliminar, alguno de ellos.

Además, revisaremos también nuestra agenda, especialmente si hay personas autorizadas para añadirnos cosas en ella.

La revisión para mantenerte creativo:

Este es el momento de observar nuestro mundo desde una perspectiva más “elevada”.
Para conseguir ser creativos no es necesario seguir ninguna disciplina concreta. Simplemente observar nuestros asuntos pendientes desde un enfoque positivo hará que encontremos ideas y soluciones que el día a día no nos ha dejado ver.

Aunque en ocasiones nos cuesta parar y encontrar el momento de hacer una buena «revisión semanal», mi recomendación es que te mantengas fiel a este hábito. Otra recomendación es que trates de hacer tu «revisión semanal» en un entorno agradable, libre de ruidos e interrupciones.

A mí, la revisión semanal me aporta un “extra” de tranquilidad para el resto de mi semana. Y para ti, ¿cuáles son los principales beneficios de la revisión semanal?