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Se+eficaz 38: Tus pensamientos son valiosos

Tus pensamientos son valiosos.

“Tal vez tus ideas no parezcan valiosas de manera inmediata y evidente, pero muchas de ellas contienen el germen de algo que podría llegar a ser extremadamente útil. Tal vez simplemente no puedas verlo aún. Darte la libertad de recoger toda clase de ideas para luego evaluarlas. Convierte la toma informal de notas en un hábito, ya sea al recibir inputs de otras personas – reuniones, conversaciones, mensajes de voz – o al ensayar una lluvia de ideas por tu cuenta. Establece una clara distinción entre la recopilación, el procesamiento y la organización y date permiso para recoger cualquier idea sin censura ni análisis. Los psicólogos lo llaman «cognición distribuida» Es una práctica que aportará una gran fuente de creatividad a tu trabajo y a tu vida.” David Allen

Para que las ideas valiosas que tenemos no desaparezcan con la misma facilidad con la que aparecieron, es necesario capturarlas.

Capturar es el primero de los cinco pasos del método GTD® para administrar el flujo de trabajo. Consiste en sacar de tu mente, y recolectar, todo lo que llama tu atención o consideres incompleto, sin aplicar ningún filtro o juicio de valor sobre ello.

Cuando recopilas, sacas «cosas» de tu mente y, con este sencillo hábito, favoreces llegar a tener una «mente como el agua». Esto significa que recopilar te ayuda a tener una mente más atenta, concentrada y libre de estrés. La «mente como el agua» es un símil que nos recuerda que es posible reaccionar siempre de forma proporcional a la naturaleza de las «cosas», al igual que el agua de un estanque reacciona de forma proporcional al tamaño de la piedra que tiras en él.

Capturar consiste simplemente en recolectar «cosas», sin pensar ni decidir si luego te vas a comprometer o no a hacer algo al respecto. Será en otro paso posterior, en una especie de «digestión», cuando decidirás qué quieres, tienes o necesitas hacer con ellas.

Si quieres adquirir el hábito de capturar me gustaría hacerte dos recomendaciones:

  • 1.- Haz que sea sencillo para ti. Lleva contigo una libreta y un lápiz, o una aplicación en tu teléfono móvil, o una grabadora, o todo ello… Lo importante es que te resulte fácil capturar en cualquier momento y situación.
  • 2.- Captura todo lo que llame tu atención, sin filtros. Para crear el hábito es necesario hacerlo siempre.
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#Sé+Eficaz 1: Sé más eficaz para abrir nuevas perspectivas

Sé más eficaz para abrir nuevas perspectivas

«Cuanto más sudas en tiempo de paz, menos sangras en tiempo de guerra.» Proverbio asiático

David Allen te sugiere que lo tengas todo organizado con el fin de poder adaptarte a los cambios y así aprovechar las posibles oportunidades que te surjan. Y para estar organizado te propone que:

  1. Tengas un dispositivo que te acompañe a todas partes para poder registrar todas tus ideas.
  2. Crees una lista de proyectos, decidas una próxima acción para cada uno de ellos y revises semanalmente esa lista.
  3. Que hagas limpieza, pongas orden en tu vida, cierres temas pendientes y negocies tus compromisos

Realmente introducir estos tres pequeños cambios en mi vida tuvo un gran impacto en mi efectividad personal.

Yo, al principio, para registrar mis ideas usaba una pequeña libreta. Después usé una moleskine y a día de hoy lo hago con el móvil y, en concreto, en la bandeja de entrada de facilethings. Lo importante es que tengas una herramienta de captura contigo en todo momento y en cualquier lugar. Nunca sabes donde puedes tener una idea (recuerda que recopilar o capturar consiste en “cosechar” todo lo que llama tu atención, o consideras incompleto, sin aplicar ningún filtro o juicio de valor).

En mi experiencia, tener el hábito de sacar las cosas de la cabeza y apuntarlas en algún sitio es muy liberador. Te aporta la tranquilidad de saber que no se te va a olvidar nada y te permite “enfriar tus pensamientos”. Es importante que lo apuntes todo, lo personal y lo profesional, las cosas muy importantes y las poco importantes, las cosas que tienes claras y las que no tienes claro que hacer con ellas. Después, a lo largo del día, podrás volver sobre todas y cada una de esas ideas, para pensar qué son y qué hacer con ellas.

En el segundo punto hablaba de una lista de proyectos, que es a lo que muchas personas llaman erróneamente una lista de tareas, ya que la gran mayoría de nuestras tareas son en realidad proyectos (recuerda que proyecto es cualquier resultado que requiere más de un paso para ser alcanzado).

Entender los proyectos como la suma de pequeñas acciones nos permite avanzar a buen ritmo e ir decidiendo, paso a paso, la siguiente acción de cada proyecto, sin planificar y sin tener que terminar todas las cosas de una sentada.

Te propongo que siempre que estés frente a un proyecto, de tu lista de proyectos, te hagas estas dos preguntas:

  1. ¿Qué resultado, visible, tendré cuando lo haya terminado?
  2. ¿Cuál es la acción primera que me permitirá llegar a conseguir ese resultado?

Limítate a identificar solo la primera. Después de haber completado la primera hay tendrás tiempo de pararte a pensar de nuevo para decidir la siguiente y así hasta haber completado nuestro proyecto. Se trata de poner en práctica la idea de Lao-Tsé de que «un camino de mil pasos comienza en un solo paso».

En lo referente al tercer punto, hacer limpieza, os diré que la gran mayoría de las personas con las que he trabajado me han reconocido que se alegraban de haberse enfrentado a ese montón de papeles y carpetas pendientes que tenían y que se sentían mucho mejor después de ocuparse de esos temas arrinconados y “enmohecidos». Poner orden en tu vida es tomar decisiones y actuar sobre tus «incompletos». Hacer esto, además de influir en nuestra eficacia y en nuestra eficiencia, nos permite tener mayor control sobre nuestros asuntos y hacer de nuestro entorno un lugar mucho más agradable (recuerda que incompleto es cualquier cosa personal o profesional, grande o pequeña, más o menos urgente o de mayor o menor importancia, que creas que debería ser diferente de como es, o que te sientas en la obligación interna de cambiar).

Vivimos tiempos revueltos, el cambio es constante y la carga de trabajo cada vez mayor. Ser personas efectivas, además de permitirnos aprovechar las oportunidades, nos permitirá mantener un buen equilibrio entre lo personal y lo profesional. Incorporar hábitos productivos a tu día a día empieza a ser un tema de supervivencia.

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Conceptos GTD: Recopilar o Capturar

Conceptos GTD: Recopilar o Capturar

Es el primero de los cinco pasos del método para administrar el flujo de trabajo en GTD. Consiste en recopilar todo aquello que llama nuestra atención y depositarlo en contenedores de confianza que vacías con regularidad.

Se trata del hábito de sacar todo de la cabeza y depositarlo en bandejas de entrada.

Consiste en «cosechar» todo lo que llama tu atención, o consideras incompleto, sin aplicar ningún filtro o juicio de valor.

Además de las cosas que tú captures o recopiles, habrá otras que se recopilen solas o, mejor dicho, con la ayuda de tu entorno, como por ejemplo, los e-mails de nuestro buzón de correo electrónico o las llamadas perdidas del móvil.

Recopilar se diferencia de lo que la mayoría de las personas hacen en que al recopilar no se toman decisiones ni se ponen recordatorios de las tareas que hay que hacer, simplemente se sacan “cosas” de la cabeza.

Si te ha interesado, puedes leer más en:

GTD para dummies: la recopilación

GTD: 4 claves para capturar con eficacia

Si conoces más artículos sobre este mismo concepto me encantaría que lo dejaras en comentarios y así, entre todos, crear un archivo más completo y con multitud de matices. Gracias 🙂