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#VidaSinEstrés: ¿Qué es el Archivo de Seguimiento?

Veamos qué es un archivo de seguimiento y cómo lo uso

En un post anterior veíamos que «Incubar» es lo que se haces con los elementos que no requieren acción inmediata, pero que hemos decidido conserva, porque queremos volver a valorar la opción de hacer algo al respecto en el futuro.

En este post veremos, con más detalle, dónde organizamos los recordatorios de esos elementos que hemos decidido «incubar». Y, además, queremos volver a encontrarnos con ellos en un «momento» concreto.

Cuando queremos organizar uno de esos elementos de incubadora, asociados a una fecha, usaremos el «archivo de seguimiento».

Por ejemplo, el otro día leía que una de mis artistas favoritas dará un concierto en mi ciudad en septiembre. Inmediatamente capturé la noticia y, posteriormente, cuando aclaraba decidí posponer la decisión de asistir al concierto al momento en el que salgan las entradas a la venta, que será el 15 de abril. Pues bien, este tipo de recordatorios los organizamos en el «archivo de seguimiento».

¿Qué es eso del «archivo de seguimiento»?

«Archivo de seguimiento» es la herramienta de organización física o digital que nos proporciona un recordatorio, vinculado a una fecha, para que podamos valorar la decisión que habíamos pospuesto en una fecha futura determinada —o a partir de una fecha—.

Cuando se habla de archivo de seguimiento, se suele hacer referencia a los famosos «43 folders» de los que habla David Allen. Esta es una herramienta para organizar cosas físicas, pero, os quiero confesar —no se lo digáis a nadie— que nunca he usado semejante invento, ni tengo intención de incubar la decisión de usarlo.

¿Cómo me las arreglo yo, sin los «43 folders»?

Muy sencillo. Uso mi calendario y con alguna herramienta digital que me permita archivar documentación y poder encontrarla, con facilidad, en el momento que la necesite.

El calendario es un fantástico «archivo de seguimiento».

Es tan sencillo como ponerse un recordatorio en una fecha concreta para encontrarlo en el momento adecuado, cuando revise mi calendario.

Volviendo al ejemplo, si el día 15 de abril —cuando me encuentre en mi calendario el recordatorio— decido ir al concierto, puedo hacer dos cosas:

  1. Comprar en ese momento la entrada y descargarlas en Pass2U (u otra herramienta similar)
  2. Ponerme una «siguiente acción» que diga algo así como: «Entrar en la página www.ventadentradas.com para comprar mi entrada para el día 6 de septiembre y descargarla en Pass2u»

Aprovecho para recordarte la importancia de no mezclar cosas con diferente significado en una misma lista. En concreto, nunca deberías escribir en tus listas de «siguientes acciones» recordatorios de acciones que no puedes hacer hasta que no llegue una fecha. Esto se debe a que hasta entonces no serán «siguientes acciones».

Resumiendo, los recordatorios de los elementos para los que tenemos que esperar a que llegue una fecha determinada para decidir si requieren o no requieren acción, van al «archivo de seguimiento».

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#VidaSinEstrés: ¿Qué es Incubar?

Me llama la atención la confusión que en ocasiones me encuentro sobre el concepto «Incubar» de GTD®, porque me parece algo bastante sencillo.

Empezaré por decir que «Incubar» en GTD es una de las tres posibles decisiones que puedes tomar sobre las cosas que no requieren acción inmediata.

Te recuerdo que las tres posibles decisiones son: «Eliminar», «Archivar» e «Incubar»

En un post anterior veíamos que las cosas que no requieren acción y no nos sirven debemos eliminarlas y en este post me centraré en tratar de dejar muy claro qué es eso de «Incubar».

Realmente es muy sencillo «Incubar» es lo que se hace con los elementos que no requieren acción inmediata, pero que hemos decidido conservar, porque queremos volver a valorar la opción de hacer algo al respecto en el futuro. Eso es todo. Así de fácil.

Decido «Incubar» las cosas sobre las que quiero posponer decidir sobre ellas.

Veamos un par de ejemplos que nos pone Allen en su libro «Organízate con Eficacia»:

  • «Lees algo en un boletín que te da una idea para un proyecto que podrías querer hacer algún día, pero no ahora»
  • «Recibes una noticia sobre la próxima temporada de la orquesta sinfónica de tu localidad y ves que al concierto que realmente te interesa asistir todavía le faltan cuatro meses, un plazo demasiado lejano para hacer algo al respecto todavía (no sabes cuál va a ser tu calendario de viajes con tanta antelación). Pero si para entonces estás en la ciudad, te gustaría asistir.»

Estos casos son perfectos ejemplos de «Incubar», ya que en ambos casos estoy decidiendo posponer la decisión sobre si quiero hacer algo al respecto.

Una vez que tenemos claro que decidimos posponer la decisión sobre si requiere o no acción inmediata, nos queda por ver dónde se organizan las cosas que hemos decidido «Incubar»

El recordatorio del primer ejemplo lo tendríamos en la lista «Algún día / Tal vez» y el del segundo en el «Archivo de seguimiento», dado que tenemos que tomar la decisión antes de una fecha concreta.

No entro en más detalles sobre cómo organizamos lo que decidimos “Incubar» porque escribiré más adelante un post dedicado a ello.

Por ahora lo importante para seguir avanzando con paso firme es que tengas claro que decidir «Incubar» es decidir no decidir ahora, sino decidir más adelante. Y tomar la decisión de posponer decidir es una gran práctica, porque nos ayuda a mantener nuestras listas de «siguientes acciones» con un volumen razonable.