Sé+eficaz 43: Cómo decidir qué hacer ahora

¿Cómo decidir qué hacer ahora, y qué no hacer, cuando estás trabajando en tus tareas?

Muchas personas tienen dudas a la hora de responder a la pregunta ¿qué es lo mejor que puedo hacer ahora mismo?

Hace años, D.D. Eisenhower nos recomendó asignar prioridades para poder decidir bien qué hacer, pero ha llovido mucho desde entonces y su famosa matriz para la «gestión del tiempo» ha quedado obsoleta. A día de hoy sabemos que asignar prioridades es una pérdida de tiempo, ya que las circunstancias cambian demasiado rápido y tenemos tantas cosas que hacer que, si quisiéramos tener nuestra matriz de Eisenhower actualizada, tendríamos que pasar el día entero clasificando tareas en lugar de hacerlas.

David Allen nos propone que tengamos en cuenta tres factores para decidir qué hacer:

1. El contexto:

Es decir, el lugar, herramienta o persona necesarios para poder completar cualquier acción. Es evidente que no podremos hacer ninguna llamada en una zona sin cobertura y, por el contrario, nos podemos encontrar con que una visita se retrase 10 minutos y aprovecharlos para hacer alguna de las llamadas de nuestra lista #ContextoTelefono

2. El tipo de trabajo:

Teniendo en cuenta a cuál de las tres posibles formas de trabajar decidimos dedicar nuestra atención.

• • Trabajar según surge.
  • Trabajar en pensar, decidir y organizar qué hacer con los asuntos entrantes.
  • Trabajar en hacer algo que ya has definido con anterioridad que tienes que hacer.

En ocasiones tenemos que atender alguna urgencia que no puede esperar; otras veces tendremos que enfrentarnos con la multitud de correos electrónicos para aclarar que tenemos que hacer con cada uno de ellos y, en otras ocasiones, nos pondremos a hacer alguna de las siguientes acciones que hemos identificado con anterioridad.

3. Nivel de «perspectiva»:

Todos tenemos compromisos a múltiples niveles, y tendremos que decidir en cuál de ellos queremos trabajar. Por ejemplo, si dedicamos nuestra atención a avanzar con un proyecto, a mantener una conversación necesaria con nuestra pareja o a exponer una situación a nuestro jefe.

Decidir qué hacer en cada momento es cuestión de segundos y, en esos pocos segundos, habitualmente valoramos estas tres cuestiones.

• Qué puedo hacer ahora dependiendo del contexto en el que me encuentro.
• Que tipo de trabajo es el más adecuado.
• Qué compromiso, de mis múltiples horizontes, tiene más sentido hacer.

La matriz de Eisenhower era sencilla porque, probablemente, estaba pensada para vidas más sencillas. La vida actual de la mayoría de los trabajadores del conocimiento tiene un nivel de complejidad que hace que las soluciones excesivamente simples sean insuficientes. Por eso GTD® se ha convertido en el nuevo estándar en productividad personal.